不動産業における契約管理システムとは？ 導入で得られる効果と選定のポイントを紹介！
目次
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デジタル改革関連法により、2022年5月より不動産業界でも契約書類の電子交付が解禁されました。これによりオンラインやITシステムの活用は急速に普及すると予測されます。
とはいえ、従来の紙による管理を続ける不動産会社は多いです。不動産会社の中には、具体的な機能やメリットが分からないからITシステム導入に踏み込めないという方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、これからの不動産業界に欠かせないとされる契約管理システムの機能や導入のメリットなどを解説します。
契約管理システムとは「契約業務を一元管理するシステム」
不動産業務における契約管理システムとは、物件の契約に関わる業務を一元管理するシステムのことです。
不動産業界のオンライン化やITシステム導入が進む今、多種多様な契約管理システムが登場しています。
システムによって対象となる管理内容は少しずつ異なりますが、どのシステムにもほぼ共通して備わっているのが、以下の機能です。
・電子契約書の作成やデジタル保管
・各種物件情報のデータ化
・更新期日の通知
・物件の点検・修繕などのタイミング管理 など
従来の不動産業界では、こうした業務はすべて社員や関連会社のマンパワーに委ねられてきました。書類の作成やデータの入力、家賃や更新期日の確認など業務は多岐にわたるため、過重労働や入力ミスの原因ともなりかねません。
契約管理システムがあれば、業務にかかる時間や手間を大きく軽減したり、情報の連携によるミスを未然に防いだりなど、業務効率アップが期待できます。
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不動産業における契約管理システムでできること
不動産業で契約管理システムを導入するとなにができるのか、一般的に実現可能とされる業務を詳しく紹介します。
契約書の電子化
紙、Wordなどで行ってきた契約書の作成や管理をすべてオンラインで行えるのは、契約管理システムの大きな魅力のひとつです。
不動産関連の書類作成は、専門用語や個人情報が含まれるなど煩雑です。手作業での業務はミスの許されない契約書や重要事項説明書などで、ケアレスミスを起こしてしまうおそれがあります。
契約管理システムでは、こうした重要書類のフォーマット作成や登録が可能です。データ入力が自動化され、社員にかかる負担やミスを軽減できます。
契約書の検索
契約書などの書類を電子化すれば、システム上で一元管理できます。そのため、契約者や契約開始日、更新日といった項目から検索し、必要な書類をすばやく見つけ出せます。
また通常、契約管理システムは高度な情報セキュリティを備えています。セキュリティ管理にかかる負担がなく、情報漏洩のリスクも限りなく低くすることが可能です。
契約更新の管理
契約管理システムに賃貸契約者の情報を登録すれば、契約更新についてメールなどで通知されます。通知のタイミングや内容の設定の自由度も高く、一斉や個別など、状況に応じた対応が可能です。
また、契約更新の管理を社内全体で共有できるため、トラブルやクレームが起こった場合にも早期に対応しやすいでしょう。
物件情報の管理
契約管理に加えて、物件情報など賃貸管理の業務全般を管理できるシステムもあります。従来の手法であれば、不動産会社の担当者あるいは管理会社が行う物件情報の管理も、契約管理システムに委ねられます。
一度物件の情報を登録しておけば、履歴や概算など、物件の修繕や設備の補修にまつわる情報をシステムにアクセスするだけで確認可能です。
また、オーナーや入居者の情報も登録・管理できます。家賃の入金記録や督促通知、領収書や収支報告書の作成など、お金の管理に関わる業務を正確かつスピーディーに完了するでしょう。業務効率が上がるのはもちろん、顧客満足度の向上にもつながるはずです。
業務に関わる入出金には、銀行と直接通信回線を結ぶファームバンキング機能を利用できます。ファームバンキングは法人に特化したネットバンキングであるため、複数の振込や入金を安全に扱えます。
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不動産業で契約管理システムを導入するメリット
不動産業で今後の利用拡大が見込まれる契約管理システムは、導入によって次のようなメリットが考えられます。
リスクマネジメントができる
契約書などの重要書類を紛失してしまうと、契約内容を確認できず、契約の継続や更新がむずかしくなることもあります。また、紛失によって第三者への情報漏洩を引き起こすと、顧客からの信頼を損ない、訴訟などの大きなトラブルに発展するリスクもあります。
契約管理システムなら、紙による雑多な管理がなくなり、人的な紛失ミスを防ぐ効果が期待されます。そのため、不動産の日常業務におけるリスクマネジメントにもつながります。
業務効率化につながる
これまでの不動産業では、物件ごとの担当者が契約内容を管理してきました。担当者に一任された情報管理では社内での情報共有が機能せず、担当者不在時には業務が停止してしまうこともあります。
しかし、契約管理システムでは、登録された契約内容の確認や管理が全社で行えます。契約確認にかかる工数を減らし、情報管理の負担を軽減するなど、業務効率化に役立ちます。
契約管理システムは独立したシステムではなく、賃貸管理システムの一機能として含まれていることが多いです。契約管理にとどまらず、賃貸管理システムの導入で得られるメリットについては、こちらの記事を参照ください。
契約管理システムの選び方
契約管理システムを選ぶ際は、数あるシステムから自社に合う機能やサービスを備えているか、十分に検討する必要があります。
最後に、契約管理システムの選び方を紹介します。
必要な機能が搭載されているか
これまで紹介してきた一般的な機能のほかにも、会社の環境や保有する物件の規模、ターゲットの違いなどから、機能を充実させてさらなる利便性を追求したい場合もあるでしょう。必要な機能が搭載されているか、会社を取り巻く環境や現状を踏まえて検討しましょう。
例えば、すでに独自にデジタル化を図っており、WordやExcelの文書が多数あれば、こうした形式の違うファイルを同等に取扱い、同形式に変換できる機能は便利でしょう。データ保存に際してもさまざまな形式を選択できれば、顧客のニーズにも難なく対応できます。
ただし、機能の充実よりも汎用性の高さに重きを置くことを忘れてはいけません。社員の誰もが使いやすさを感じられなければ、せっかく導入したシステムも浸透までに時間がかかってしまいます。
セキュリティやサポート体制は整っているか
不動産管理システムの最大の特徴であり、メリットでもある情報の一元管理は、一歩間違えると情報の盗難や流出、エラーによるトラブルなどにもつながるおそれがあります。
そこでシステムを選ぶときには、セキュリティ対策が万全かどうかを確認しましょう。外部からの不正アクセス防止のほか、社内でのアクセス権限や認証システムの管理、ログの保存による不正操作の発見などの機能が考えられます。
また、なんらかの不具合や操作上の問題が生じた際、迅速に対応するサポート体制があればさらに安心です。
不動産業務に沿ったシステムであるか
契約管理システムはあらゆる業界で活用が進んでいます。高評価で知られるシステムであっても、不動産業に合った機能があるとは限りません。
例えば契約の書面作成や保管、賃貸管理、家賃の入金など、不動産業の業務を処理できる機能を備えたシステムを選ぶようにしましょう。契約業務だけに特化せず、幅広い業務に対応するシステムであるほど業務効率化につながります。
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まとめ
オンライン化が急速に進む不動産業界において、契約管理システムへの注目度は今後もますます高まることが予測されます。業務効率化や顧客満足度の向上など導入のメリットはさまざまですから、早めに導入を検討するとよいでしょう。
契約管理システムのなかでも、不動産業務支援に特化したいえらぶCLOUDは不動産業の業務効率化のサポートに定評があります。ぜひ一度ご検討ください。
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