家賃回収に請求書は必要？請求書の書き方・テンプレートをご紹介
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不動産の賃貸業や管理業の収益源である家賃に関する作業は、あまりスポットが当たりませんが、重要な業務です。
効率良く進めていない場合、回収できない家賃ができたり、通常の流れにない請求を起こすことにもなります。
そこで今回は、賃貸物件の家賃の回収方法はどのようなものか、家賃業務の仕組みや請求書のテンプレートについて解説します。
自社の家賃業務を見直したいとお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。
賃貸物件の家賃回収の仕組みは？
まず、賃貸物件の家賃の回収の仕組みについておさらいをしましょう。
家賃回収業務
賃借人から回収した家賃から、管理会社の管理料を差し引いて、物件オーナーへ振り込みをおこないます。
以前は、賃借人から直接現金を回収するような形でもおこなわれていましたが、近年では口座振り込みや振替、クレジットカード決済による回収が増えました。
家賃は、民法上の規定では当月分の月末後払いが原則なのですが、民法よりも、契約書に記載された支払い方法が優先されます。
慣習的に、次月分の前払い分を前月末までに集金する形で決めている場合が多いです。
入退去時の日割家賃精算についても、契約書の記載内容で決まります。
家賃回収は自動引き落としの口座振替サービスが便利！導入手順や手数料をまとめて解説入金確認業務
家賃がその月間違いなく入金されているかどうかを、賃借人ひとりづつについて確認照合する作業を消込といいますが、毎月の大切な作業となっています。
ここで入金のエラーに誰も気づけない場合、入金のサイクルがひと月飛んだままの状態で5年以上継続し、時効で回収できないこともあり得るのです。
消込は、どのようなシステムでおこなっているかで業務効率やヒューマンエラー削減の推進度が大きく左右されますので、不動産テック導入のメリットを検討する際のポイントです。
入金の流れは、近年は保証会社が口座管理し、引き落とし不可で即時に代位弁済（立替）のうえ、入金遅延を管理会社に通知するというシステムも増えました。
督促業務
家賃が支払われず、滞納が続く場合は督促の必要が出てきます。
電話や督促状による支払いの催告を順序良く進め、支払いを促します。
保証会社が立て替えた賃料は、保証会社の債権となりますが、滞納が長期に及び、賃貸借における信頼が損なわれたと判断される場合は契約の解除や立退きなどを進めることになります。
家賃の滞納から契約解除や立退きに進むケースは、全体の1%に満たない数ですが、実際に起こった場合、不動産管理会社の手間の負担は大きなものとなります。
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家賃回収に請求書は必要？
一般的には支払いと言えば請求がつきものですが、家賃に関してはどのようになっているのでしょう？
家賃の請求書の扱いは？
賃貸物件の家賃に関して、請求書を発行する例は多くはありません。
賃貸借契約書の中に記載されている賃料の額、支払いのサイト、支払い方法、振込先などが、請求書に代わるものとされるためです。
契約書の中に、請求書を発行する旨が記載されていない限り、発酵の義務がないというのが原則です。
法人や個人事業主の場合
しかし、法人や個人事業主が賃借人の場合には、事務所の家賃が経費として扱われる関係で、請求書の発行を依頼されるケースもあるかと思います。
たとえば個人事業の確定申告で、現在地代家賃の支払い証明として、請求書や領収書を添付する必要はありませんが、何らかの事情で必要となる場合もあるでしょう。
税務署から問い合わせがあった場合は、請求書や領収書だけでなく、通帳の引き落としの記録や、ATMの振込みの控えも、家賃支払いの証跡にできます。
求めに応じる以外は、家賃の請求書発行の義務はないというのが結論です。
滞納の請求に督促状は必要
しかし滞納家賃の請求の場合は、事情が変わります。
前述のように、滞納が長引いて立退きなどの裁判にいたる場合は、その訴えまでのプロセスとして、「事前にちゃんと支払いを促したかどうか」が求められるからです。
期限を決めて支払いの催告をおこない、それが賃借人に間違いなく届いていることを証するために、配達証明付きの内容証明郵便を利用します。
滞納者に対しての督促は、督促状の送付だけでなく、電話での連絡も併せておこなうことが大事です。
そうすることで、文書だけでは伝わらない現実味が伝わるほか、賃借人の側の状況も把握ができます。
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家賃請求書のテンプレートは？
家賃請求書のフォーマットの注意点はどのようなものか、テンプレートもご紹介しながらご説明します。
通常の請求書
家賃の請求書を作成する場合は、対象となる物件、いつからいつまでの期間の賃料か、支払期日はいつかなどを明記するようにしましょう。
管理費は、明細の中で家賃とは別に記載しましょう。
滞納の場合～督促状～
督促分の家賃請求は、前述のように催告の証跡となりますので、発行時点での不足額、督促状の発行日、支払期日などは記載の要素としてとくに重要です。
滞納が長期にわたり、不足額の請求について、月単位での支払いが難しくなる場合があります。
この場合、延滞金額のうち何に充当されているのか、延滞利息なども含めて分割支払いを定義し、その旨覚え書きを締結して、それに沿って請求をおこなう必要があります。
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いざというときの請求書や督促状などの出力も、顧客や物件データから大部分の要素を自動で構成でき、オリジナルの要素に変更して簡単に発行、保存ができます。
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入居者から家賃を回収し、回収可否に関わらず必ず賃貸人側に家賃を送金します。
家賃の支払いがない入居者に対する督促も行うので、家賃に関して入居者とやり取りする手間は一切かかりません。
まとめ
賃貸物件の家賃の回収方法はどのようなものか、家賃業務の仕組みや請求書のテンプレートについて解説しました。
家賃の回収に関係する業務のあり方は、近年の保証会社の業務と不動産テックの進化によって、変わりつつあります。
いえらぶCLOUD・いえらぶ安心保証の導入を通じて、合理的で安心のできる家賃業務の再構築を検討されてはいかがでしょうか。
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