【不動産の顧客管理・物件管理】エクセルで効率化する方法とCRMについて解説
目次
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Excel(エクセル)で顧客情報を管理されている不動産会社はまだまだ多いのではないでしょうか。
Excel(エクセル)は機能的で汎用性が高く、多くの業務に活用されています。
一方で、各業務の専門性に特化していないことから、時として運用が難しいですよね。そこで本記事では、Excel(エクセル)で効率的に顧客情報を管理する方法をお伝えします。
また、Excel(エクセル)で限界を感じている方に向けて、不動産に特化したCRMツールもご紹介します。
本記事をご参考に、貴社に合った顧客情報の管理方法を見つけてください。
Excel(エクセル)で顧客管理・物件管理するメリット・デメリットとは
以下で、顧客管理業務にExcel(エクセル)を使用するメリットとデメリットをまとめています。ここで、Excel(エクセル)に対する理解を深めましょう。
Excel(エクセル)のメリット
高いコストパフォーマンス
Excel(エクセル)は他業務にも利用することができる為、コスパが高いです。
シンプルな操作感
シンプルな操作で作業できるため、使うために勉強する必要がないです。
汎用性が高い
各不動産会社でフォーマットは千差万別です。しかしExcel(エクセル)なら、ツールのフォーマットと連携できるでしょう。
Excel(エクセル)のデメリット
ファイルが重なっていく
Excel(エクセル)は増えれば増えるほどそのファイルの容量は重くなります。容量が重くなると、開くのに時間がかかるようになります。
共有が難しい
Excel(エクセル)は複数人による操作には向いていません。更新の順番待ちや、最新のファイルを見つけるのが難しくなり大変非効率です。
管理が難しい
1つのパソコンに顧客情報を保存するのはリスクが高いです。セキュリティの面で顧客情報をExcel(エクセル)で管理するのは難しいです。
コストや使いやすさからExcel(エクセル)は大変便利ですが、セキュリティや作業効率の面からExcel(エクセル)を顧客管理に用いるのは難しいです。
特に個人情報が漏洩してしまうようなことがあれば、企業の信頼も失いかねないです。
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不動産会社必見！Excel(エクセル)で顧客管理・物件管理を効率化する方法
Excel(エクセル)を使って、顧客管理業務を効率化するために必要なことを以下で紹介しています。
ぜひ、参考にして業務効率化を実現してください！
顧客管理表・物件管理表を作る
表形式でデータを管理すると、簡単に必要な情報を見つけることができますね。簡単にできるという事は、業務の属人化を防ぐという点でメリットであるといえますね。
Excel(エクセル)で顧客管理表を作るうえで、押さえておきたいポイントが3つあります。
・記述する際のルールを設ける
・ファイルを簡単に見つけられる環境を整える
・データベース化をする
以下で、詳しく紹介します。効率的に顧客管理業務をするために、ぜひご参考にしてください。
ポイント1：記述する際のルールを設ける
業務の属人化を防ぐために、多くの人がExcel(エクセル)ファイルにアクセスすることが想定されます。
多くの人が利用することで、顧客情報の表記揺れにより、必要な情報を探すのに必要以上の時間を要してしまう可能性があります。
そこで、Excel(エクセル)ファイルのセルに「データの入力規則」設定することで、プルダウンメニューを設置することができます。
プルダウンメニューは、入力項目に規則性をもたらします。こうすることで、情報の表記揺れを防ぐことができます。
ポイント2：ファイルを簡単に見つけられる環境を整える
顧客情報は増え続けていきます。それに伴って、Excel(エクセル)のファイル数も増えていく事でしょう。必要な情報に素早くアクセスするためには、Excel(エクセル)ファイルの整理整頓が必要になります。
ファイル名に規則性をつければ、誰でも簡単に必要な情報にたどり着けるようになるでしょう。たとえば、会員番号や時系列ごとにファイルをまとめることが挙げられます。
ポイント3：データベース化をする
データベース化する範囲を選択した後、Excel(エクセル)内、「ホーム」タブから「スタイル」グループを選択、「テーブルとして書式設定」を選択すれば、データベース化は完了です。
項目に、「並び替えとフィルター」設定をするとデータを昇降順に並び変えることができるようになる為、大変便利です。これは、「ホーム」タブ内、「編集」グループから設定可能です。
Excel(エクセル)も、設定や工夫次第で使いやすさを無限大に向上させることができます。本記事を参考に、ポイントを押さえるところから始め、貴社に沿った設定で作業効率をあげていただければ幸いです。
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CRM(顧客管理システム)とは？
CRMは顧客情報を管理するだけじゃない！
CRMは「Customer Relationship Management」の略。日本語訳すると「顧客管理」です。
CRMは単にExcel(エクセル)のように顧客情報を管理するだけではありません。管理している顧客情報を活用する機能が備わっており、売上向上に大きく貢献することが期待できます。
具体的にどういった機能が備わっているのかは本記事で後述していますので、最後までお付き合いください。
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なぜCRMが必要なのか
効率的な情報共有が売上最大化の近道
クラウド型システムの大きな特徴として「いつでも誰でも最新の情報にアクセスすることができる点」があります。
これにより、業務の属人化を防ぎ、効率的な「追客」「接客」を実現します。
またCRMは最適なアプローチタイミングを逃しません。CRMの情報が来店・内見の機会を戦略的に最も効率よく手繰り寄せます。
顧客との関係構築には「顧客の動的な情報」が欠かせない
CRMはExcel(エクセル)のように以下4つを代表する「静的な顧客情報」を管理するだけではありません。
・電話番号
・メールアドレス
・住所
・問い合わせ物件
CRMは以下のような移り変わる情報も管理することができます。
・やり取りの記録
・移り変わる希望物件
また、これら情報を活用して「追客」や「接客」に活用することができる事がCRMを導入すべき最大の理由といえるでしょう。
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CRMでできること
CRMには、不動産会社の売上を戦略的・効率的に上げる機能が搭載されています。
以下では、それら機能を詳しく紹介しています。ぜひご参考にして、CRM導入をご検討ください。
顧客情報の保存検索機能
Excel(エクセル)でもできます。「顧客の基本情報」を管理することができます。
基本情報として以下4つをはじめとする情報を保存し、検索する事ができる機能です。
・顧客名
・連絡先
・その他、基本的な顧客情報(年齢、職業、性別など)
・希望条件(賃料、エリア、沿線駅、間取り、オートロック、風呂トイレ別等のこだわり条件)
営業支援機能
これがCRMの真髄的機能です。本機能が不動産会社の営業マンの効率的な営業業務をサポートします。
・提案物件検索機能
・メール作成機能
・対応履歴の登録機能
・顧客との予定管理機能
・登録した応対記録からの日報作成
これらをExcel(エクセル)で実現することは難しいですよね。
一機能としてこれらを一つのツールで完結させることで、業務を最大限に効率化することができます。
マーケティング支援機能
追客業務の効率化に貢献するマーケティング支援機能には以下2つの機能が搭載されています。
・メルマガ配信機能
・分析機能
メルマガ配信機能では、顧客の希望条件に合った物件情報を自動で貼り付けた「マッチングメール」を送信することができます。
他にも、メールの内容を複数回に分けて送信する「ステップアップメール」やメールだけでなく顧客のLINEアカウント宛にもメッセージを送信するサービスもあります。
分析機能では、「どのポータルサイトからの成約率が高いのか」や「反響から来店率の高い営業パターン」「契約率の年間推移」をCRMに登録された情報から分析することができます。
以下表は、マーケティング支援機能をまとめた表です。ぜひご参考にしてください。
| メルマガ配信機能 | ・マッチングメール送信 ・ステップアップメール送信 ・LINEメッセージ送信 |
|---|---|
| 分析機能 | ・各媒体の成約率一覧 ・効率的な営業パターン ・契約率の年間推移 |
マーケティング支援機能は、追客だけでなく、分析を通して経営判断において重要なデータを出力することまでできる優良な機能です。
不動産のマーケティングにご興味お持ちでしたら、以下記事では「不動産マーケティング」について詳しく紹介しています。ぜひご参考にしてください。不動産のマーケティングとは？状況の変化や最新の手法を紹介
物件管理ツールと連携
不動産専門のCRMツールでは、全く別管理されている物件情報を連携させることができます。
物件管理ツールと連携させることで、「どの物件にどれくらいの需要があるのか」を可視化できます。
ホームページと連携すれば、会員登録をしていただいて提案物件を見ていただければ、ホームページへの訪問記録を顧客情報として登録することもできます。
各社ツールによって、連携できる機能に違いはありますが、各機能の連携によって相対的に業務の効率化が加速しそうですね！
以下記事では、顧客管理における問題とその解決策としてCRMがどのように活用できるのか紹介しています。ぜひご参考にしてください。2022年最新不動産の顧客管理の課題とは？解決法やCRMの必要性を解説
不動産会社におすすめのCRM3選
ここで、不動産会社におすすめのCRMツールを3つご紹介します！
ぜひご参考にして、貴社に合ったCRMツールを見つけてください。
いえらぶCLOUD(CRM)
| 運営会社 | 株式会社いえらぶGROUP |
|---|---|
| 特徴 | ・一気通貫(各機能と連携が可能) ・内容やタイミング、顧客状況に合わせたメール配信機能 ・顧客アンケートや分析機能から業務改善を支援 |
| 詳細 | https://ielove-cloud.jp/service/crm/ |
スモッカCRM
| 運営会社 | 株式会社じげん |
|---|---|
| 特徴 | ・300万件以上の賃貸情報を活用 ・データを活用した素早いマッチング ・業務効率化のための機能が多数実装 |
ノマドクラウド
| 運営会社 | イタンジ株式会社 |
|---|---|
| 特徴 | ・不動産仲介業に特化 ・追客業務の自動化、効率化 ・SMS送信やLINE連携機能を実装 |
まとめ
本記事で、Excel(エクセル)で効率的な顧客管理業務を実現する方法を紹介しました。
顧客管理表をExcel(エクセル)で作成し、以下3つのポイントを押さえることが、Excel(エクセル)で最も顧客管理業務の効率化に繋がります。
・記述する際のルールを設ける
・ファイルを簡単に見つけられる環境を整える
・データベース化をする
これらを実践したとしてもExcel(エクセル)で顧客管理業務をするには限界があります。
顧客の需要は以前と比べて、デジタルにシフトしていることも踏まえてCRMの導入が、業務を効率化し、貴社の不動産事業のグロースに貢献します。
本記事では不動産業に特化したCRMツールを3つ紹介しました。他にも多数のCRMツールがあります。
本記事が契機となり、CRMツールの導入をご検討いただけましたら幸いです。
最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。
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