重要事項説明とは、不動産の売買や賃借などの契約をする前に、契約に関する重要な事項を消費者に対して説明することです。不動産業界では、略して重説と言われることが多いです。重要事項説明は、宅地建物取引業法という法律によって定められており、宅地建物取引士という国家資格を持った者が行わなければなりません。重要事項説明の目的は、消費者を保護し、契約の内容を正しく理解してもらうことです。

個人が取引するものとして不動産は高額です。情報が正しくない・隠されているまま消費者が購入すると、巨大な損失を被る可能性があります。

重要事項説明は、国土交通省の「重説に関するガイドライン」に沿って行われます。IT重説に関しては国土交通省の実施マニュアルがわかりやすく、正確な情報がつかめるのでおすすめです。

重要事項説明の主な内容は「対象となる宅地に直接関係する事項」と「取引条件に関する事項」に分けられます。

内容は下記の通りです。

＜取引物件に関する事項＞

・登記記録に記録された内容
・法令に基づく制限の内容
・飲用水などのインフラの整備
・建物の設備の整備状況
・耐震診断の内容
・石綿使用調査の内容

＜取引条件に関する事項＞

・賃料以外に必要な金銭
・契約の解除に関する内容
・契約期間と更新の内容
・用途その他利用の制限の内容
・敷金等の精算に関する内容
・損害賠償の予定や違約金の内容
・支払金や預かり金の保全措置
・金銭の貸借のあっせん
・管理の委託先

IT重説が導入された背景

これまでの重要事項説明では入居希望者が重要事項説明を受けるために、遠く離れた宅建業者を訪問する必要がありました。そのため、入居者にとっては移動にかかる時間や交通費が負担になっていました。

2017年の法改正により、賃貸契約においてパソコンやスマホなどでのITを活用した重要事項説明、「IT重説」が認められるようになりました。これにより、現在は双方でコミュニケーションが取れる状態であればネットを介して重説を行うことができるようになっています。

▼業界の最新動向に対応したシステムを探している、という方へ
いえらぶの「賃貸管理システム導入事例集」を確認する

IT重説は売買取引でも利用可能

2017年の改正は賃貸契約を対象としたものでしたが、2021年4月以降は売買契約においてもIT重説が認められることになりました。現在では不動産取引全般でIT重説が運用可能となっています。

電子書面での共有が可能に

重要事項説明書などの必要書類は、IT重説が社会的に取り入れられるようになってからも、紙の書面の受け渡しが必須でした。しかし法改正によって2022年5月からは電子書面による共有が可能になりました。

ただし、紙面による交付とは異なり、電子書面では改ざんを疑われることがないような措置を施す必要があります。

そのため、電子契約ツールを用いて、改ざんが不可能な電子署名を施しましょう。電子署名は紙文書の印鑑や自署にあたります。IT重説で電子交付する際、電子署名で正式な書類と証明したうえで、交付するようにしてください。

不動産契約に関わる書類はどれも重要です。業者・顧客ともに紙面で出力できる解像度のデータを用意しましょう。電子書面の共有は、電子メールへ添付、特定のWebページからダウンロード、USBメモリやSDカードによる交付などがあります。

IT重説対応物件について

IT重説対応物件とは、IT重説ができる物件のことを指します。「IT重説を行うためにクリアしなければならない物件の条件」はありません。しかし、「物件を問い合わせた仲介会社がIT重説に対応していない」場合はIT重説を受けることができないため、対面での重説が必要になります。

遠方から物件を探している人にとっては、IT重説に対応している仲介会社の方が便利です。そのため、仲介会社としてはIT重説に対応できる状況を整えておく必要があります。

IT重説の導入で期待できる3つの効果

遠方の顧客・多忙な顧客へも重説が可能になる

IT重説導入メリットの一つ目は、遠方の方や多忙な方でも重説の対応を柔軟にできることです。

重説には、通信回線やテレビ通話ができる端末に加えて、重要事項説明書などの書類が必要です。重要事項説明書は、前述のように電子書面で共有することも可能です。

これらの準備さえ整えば、場所や時間にとらわれることなく重説を実施することができ、顧客との日程調整も容易に行えます。また、遠方の方に来店してもらう必要がなくなり、顧客側の負担軽減も見込めます。

業務の効率化につながる

IT重説導入は、必ずしも顧客と対面する必要がなくなるため、不動産会社の業務効率化につながります。

重要事項等説明書を事前に送ることで、顧客はIT重説の前に内容を確認できます。これにより、説明や質問のやりとりがスピーディーになり、重説にかかる時間を短縮でき、仕事の効率が上がります。

さらに、顧客の時間や移動費の負担を減らすことで顧客の満足度が高まり、契約に至る確率が高くなります。契約率が高くなることで仕事の流れがスムーズになり、物件の紹介や重説にかかる工数・人件費も削減できるでしょう。

また、VR技術を用いたVR内見も同時に導入すれば、内見から契約までの期間も短縮できます。

トラブル発生のリスクが低下する

IT重説は端末を通して行うため、録画や録音が可能です。録画や録音はトラブル発生時の対応に活用できます。退去時のもめごとなどのリスクを減らせます。

しかし、情報の取り扱いには注意が必要です。IT重説の録画や録音は重要な証拠となる一方、録画や録音の内容に個人情報が含まれる可能性があります。国土交通省の「賃貸取引に係るＩＴを活用した重要事項説明実施マニュアル概要」をもとに適切な対応が必要です。

まず、個人情報保護の法律に則った個人情報の管理が求められます。また、録音や録画をする際は双方の合意があることが前提です。

録画や録音の際は利用目的を明確にし、不適切と思われる情報があれば状況によって録画を停止・再開します。顧客から求められれば録画や録音の複製を提供できるようにしておきましょう。

賃貸契約をオンラインで行うことの特徴や方法について、以下の記事で解説しています。賃貸契約のオンライン化を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。

ITシステムを導入して賃貸契約をオンラインで完結するには？

IT重説の導入のデメリット

中断することがある

IT重説はインターネット回線を利用するため、通信トラブルが発生する可能性があります。画面がフリーズしたり、音声が途切れると、顧客の信頼や満足度が低下する恐れもあるでしょう。

カメラオフは不可

IT重説は双方向で音声と映像のやりとりができることが条件となっているため、原則としてお互いにカメラはオンの状態にしておかなければなりません。これは、顧客の反応や理解度を確認したり、身元確認を行ったりするために必要です。しかし、カメラオンに抵抗を感じる顧客がいる可能性があります。また、カメラオンにすることでプライバシーの問題も生じる可能性があります。

認識のズレが生じる可能性がある

IT重説は自宅や職場などで行えるため、顧客にとっては手軽で便利な方法です。しかし、他の用事をしながら聞いていたり、上記の通信トラブルなどから、大切な部分を聞き逃したりする可能性が高まってしまうという懸念点があります。

また、話し手にとっても、対面の時と比べて顧客の理解度を把握しづらく、顧客が内容を十分に理解していなかったりすることがあります。このような場合、契約後にトラブルやクレームが発生するリスクがあるでしょう。対面時以上に、コミュニケーションを重視することが重要です。

IT重説を行う前の事前準備とは

IT重説を行うために下記の準備をしておきましょう。

IT重説の同意を得る

IT重説を行うには顧客（借主・買主）の許可が必要になります。一方、貸主・売主の許可は必須ではありませんが、個人情報保護の観点を踏まえて、許可をとっておくのがいいでしょう。

双方向でやりとりできるIT環境

対面での説明と同様に、質疑応答ができる双方向性のあるIT環境が必要です。そのためには、ビデオチャットなどのアプリやサービスを利用し、画面やカメラ、マイクなどの機器も揃える必要があります。IT環境は、事前に確認しておくことが望ましいです。

重要事項説明書等の事前送付

IT重説を行う前に、重要事項説明書やその他の資料を顧客に送付する必要があります。これは、郵送やFAXなどの方法で行うことができますが、現在は電子書面でも可能です。

IT重説を実施する際の5つのステップ

ステップ1. 顧客からIT重説への同意を得る重要事項説明書が届いているか確認

顧客によっては対面での説明や契約を希望する方もいるので、まずは顧客からIT重説の同意を得ることが重要です。

IT重説に対する意向確認や同意取得について、同意を得たという証拠が残るのであれば具体的な方法について問われないため、メールやLINEなど身近なコミュニケーションツールを利用すると便利でしょう。しかし、後々のトラブルを避けるためにも、書面に残すのがおすすめです。

そして、重要事項説明書が顧客の手元に届いているかも事前に確認しておきましょう。当日になっても、顧客の手元に届いていなかった場合、IT重説を行うことができないため要注意です。

ステップ2.顧客の通信環境を確認する

IT重説を実施するためには、オンラインによるやり取りで不具合を生じないか、自社と顧客の双方でネット環境を確認しておくことが大切です。

まずは、テレビ電話やテレビ会議に対応するアプリのダウンロード、カメラやスピーカー機能の状態について、事前に顧客に確認しておきましょう。スマートフォンの映像は小さく見づらいことも考えられます。顧客にはPCやタブレットを用意してもらいましょう。

また、常時安定したインターネット接続環境の準備も重要です。接続環境が悪いと、映像や音声が途切れてしまうなど、重要な説明を聞き取ってもらえないおそれがあります。

IT重説には不動産取引に関わる個人情報も含まれます。セキュリティ面への配慮はもちろんのこと、フリーWi-Fiスポットは避けるなど、顧客にも注意を促してください。

ステップ3.接続テストを行う

お互いのネット環境を確認できたら、日時を決めて事前にテスト通信を行います。

画面を通じて、書面をはっきりと読み取れるか、音声はクリアかなど、オンライン上のやり取りに支障がないかチェックします。

顧客がスマートフォンを使用する場合、携帯電話の契約内容によっては、通信量が一定を超えると速度制限がかかることがあります。テレビ電話は想定以上の通信量になる場合もあるので、事前にデータ容量を確認しておくと安心です。

ステップ4.IT重説に必要な電子書面を共有する

IT重説の実施日が決まったら、顧客と重要事項説明書などの必要書面を共有します。

重要事項説明書などの書類は、IT重説を実施するまでに顧客の手元に届いている必要があります。顧客が電子書面を手にしているか、データにエラーが発生していないかなど、遅くとも前日までに確認しましょう。

ステップ5.IT重説を実施する

オンライン手続きに適した環境が整い、必要書類の共有などの準備が終われば、IT重説を実施します。対面かオンラインか違いはありますが、IT重説で行うことは従来の重説と変わりません。

まず、宅地建物取引士証を提示し、映像で問題なく確認できるかどうかを顧客に確認してもらいます。IT重説は、宅地建物取引士の免許を持つ者しか行うことができないため、説明を開始する前に、顧客が画面上で宅地建物取引士証を視認できたことを必ず確認してください。

一方で、説明を受ける顧客が契約者であることを確認することも重要です。面識がほとんどなければ、運転免許証など顔写真付きの本人確認書類を提示してもらいます。

映像や音声に乱れが生じた場合は、宅地建物取引業法に則り中断しましょう。

▼業界の最新動向に対応したシステムを探している、という方へ
いえらぶの「賃貸管理システム導入事例集」を確認する

IT重説を導入する際のポイント

IT重説によるトラブルを回避し、安定した運用を図るにはどのような点に注意すればよいでしょうか。IT重説を導入する際のポイントを3つ紹介します。

安定性の高いネットワーク環境を整える

IT重説はオンライン上でのやり取りです。Wi-Fi環境が整ってなければ、重説中に画面がフリーズしたり、音声が乱れたりする可能性もあります。そうなると、重説は一度中断しなければなりません。

フリーWi-Fiの使用は、個人情報漏洩のリスクがあるため避けましょう。ネットワーク環境の配慮は、事業者側だけができていても意味がありません。顧客側への事前アナウンスも忘れず行いましょう。

きめ細かなコミュニケーションを徹底する

オンラインでのやり取りは、顧客の反応をキャッチしにくい部分があります。対面とは違い顧客の状況を肌で感じられず、内容の理解度を把握しづらくなるためです。

またIT重説は手軽なこともあって、場合によっては顧客に軽視されてしまい、重要な部分が伝わらないこともあります。聞き逃しや理解不足の部分があると、後々トラブルに発展することもあるので注意が必要です。

このようなIT重説で陥りやすいトラブルを防ぐためには、顧客とのコミュニケーションを徹底することが大切です。説明した内容を理解してもらえているか、小まめに確認しながら重説を進めましょう。

オンライン会議ツールについて共有する

IT重説で使用するアプリやシステムについては、事前に顧客へ伝えましょう。IT重説は、幅広い業種で使用される認知度の高いツールのほか、不動産会社独自のアプリやシステムを利用することもあります。

そしてオンライン会議ツールの中には、顧客側でインストール作業が必要なものもあります。普段使用しないアプリやシステムのインストールに抵抗感を感じる方もいるでしょう。

安心して利用してもらうためにも、システムの案内を事前に行うことが重要です。

▼業界の最新動向に対応したシステムを探している、という方へ
いえらぶの「賃貸管理システム導入事例集」を確認する

IT重説に適したツール7選

IT重説のためには、オンライン会議ツールの導入が必要です。しかし、何でもよいわけではありません。スムーズな導入や安定した運用のためには、適したツールを選択することが大切です。

おすすめのツールとして、7つを紹介します。

そのほか、IT重説に活用できるツールについて以下の記事で紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

IT重説に使えるソフト・アプリは？無料でできる方法も紹介

	利用料金	録画機能	ファイル共有	不動産専門性	特徴/メリット
いえらぶCLOUD	要問合せ	〇	〇	〇	オンライン内見もIT重説も一つのシステムで可能！またCRMとの連携で、充実した顧客対応をサポートします。
Zoom	無料～¥2,749 (税別)/月：ビジネス	〇	〇	✕	オンラインミーティングの代名詞。豊富なプランで、規模に合わせてプランを選べる。
スマート接客	要問合せ	〇	〇	〇	年中無休のサポートと、「シナリオシート」「事前チェックシート」等の各種資料が付属。
Microsoft Teams	無料～¥1,874 (税別)/月：ビジネススタンダード	無料：✕ 有料：〇	〇	✕	Office365との連携が魅力的。
Google Meet	無料～ ¥2,040(税別)/月：ビジネスプラス	〇	〇	✕	Googleアカウントさえあれば誰でも利用できる。
LINE	基本無料	✕	〇	✕	利用者が多く、手軽に導入できる。
Skype (スカイプ)	基本無料	〇	〇	✕	充実したチャット機能が魅力。比較的安定的な通信が可能。