賃貸物件の工事のお知らせの方法は？対応の手順やお知らせの例文を解説
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賃貸物件の外壁塗装などの修繕工事の際に、騒音や振動などでご近所からクレームが出る場合がありますね。
事前にセオリーに沿った対応をしておけば、このクレームは減らすことができます。
そこで今回は、賃貸物件の工事のお知らせの方法について、対応の手順やお知らせ例文を解説します。
賃貸管理のトラブル回避を進めたいとお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。
工事着工の際の対応手順は？
まず、工事着工の際にどのような対応手順でおこなえば良いのでしょう？
工事のお知らせ文の準備
まず、施工業者に工事内容とスケジュールの確認をとります。
いつからいつまでどのような状況になるのか、天候などでずれ込む可能性はあるのかを調べましょう。
場合によっては日にちごとの工程の進捗予定も確認しておきます。
また、塗料の飛散対策などのために、隣接したお宅の塀なども養生を施す必要がある際は、その点も確認しておきましょう。
その際併せて、業者さんからの近隣挨拶の予定も確認し、対応手順をすり合わせておきましょう。
つづいて、工事のお知らせ文を作成し、必要部数を準備します。
物件の入居者の方にはポスティングや、メールやLINEなどを用いて事前周知をします。
挨拶のタイミング
工事のご挨拶は、着工の1週間から10日前におこなうのが一般的です。
日程に余裕を持っていれば、一度不在でも裁縫するかポスティングは可能になります。
工事の直前に再度施工業者の方から、説明に回って頂く場合もあります。
諸事情で直前のご挨拶となった場合、「急なことで申し訳ありませんが」とお伝えするのが良いでしょう。
ご挨拶という意味では、施主と施工業者が同席していた方が、質問にもその場で答えやすく、丁寧なかたちとなります。
服装はジーンズにTシャツなどではなく、仕事の際の服装で伺うのがマナーです。
挨拶に持参するもの
用意したあいさつ文と一緒に粗品を手渡しておくと、工事への協力をお願いするのには効果的です。
粗品は日用品やお菓子、飲み物、洗剤やタオルなどが多く、値の張るものである必要はありません。
粗品にのし紙を貼る場合は、ご挨拶を書くと丁寧な表現となります。
粗品やお知らせの挨拶文は、施工業者が準備してくれることもありますので、被らないよう事前に打ち合わせておきましょう。
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工事前におこなう工事のお知らせの必要性
工事前のお知らせの必要性と、何を伝えるべきかをご紹介します。
工事のお知らせをする理由
賃貸物件の近隣との関係は、工事以降も長らく続いていく問題であり、関係悪化は、以降何かあれば都度クレームとなったり、のちまで響く可能性もあります。
まず、クレームに出る確率の高い内容は以下です。
事前に知らされていなかった
音や匂い、振動、洗浄水の飛散など
施工業者の路上駐車や資材の置き方、ごみの始末
これらの苦情を緩和するために、事前にどんなことをいつまでおこなうかをお知らせします。
工事の際のトラブルのほとんどは、事前のご挨拶でしっかりと工事内容が伝わっていれば、発生を防ぐことができます。
多少の問題には理解を示していただけ、もし苦情につながった場合も、連絡先が伝わっていれば迅速なやりとりができ、関係悪化を防ぐことができるのです。
分譲マンションのリノベーションや共有部分の改修工事などは、騒音も大きくなる可能性もあるので、近隣の方向けには説明会を開いて対処するなどの場合もあります。
工事のお知らせの内容
お知らせの文面の基本的な内容は以下です。
工事の期間
当方と施工業者の連絡先
工事の大まかな内容
騒音など、どのような状況が予想されるか
ご迷惑をおかけする旨
挨拶の部分は、例えばこのようなものです。
「工事中は近隣の皆様にご迷惑をおかけしないよう細心の注意を払ってまいりますが、もしなにかお気づきの点などありましたら、ご連絡のほどよろしくお願いいたします。
日曜日・祝日は基本的に休みとさせていただきますが、工程によっては作業させて頂く場合がありますので、ご了承ください。
工事期間中はご利用の皆様には騒音や工事車両などにおいて、ご迷惑をおかけいたしますが、安全最優先にて作業をおこなわせて頂きます。」
このようなお知らせ文をお渡しのうえ、クレームが出た場合は真摯に対応をおこないましょう。
工事の際のお知らせ文は、インターネット上にさまざまなケースに合わせた文例が出まわっていますので、参考にしたうえで、必要な部分を書き換えて利用しても良いでしょう。
工事のお知らせの範囲
物件からどの範囲のお家まで挨拶をすべきかは、街並みの状況にもよりますが、両隣、向こう三軒、裏三軒の計８軒に行なうのが一般的とされています。
物件が路地の奥にあるような場合は、その路地の全体にご挨拶をします。
マンションなどの同物件内に挨拶をおこなう場合は、両隣と上下階の真上、真下をはさんだ3戸づつ、計8戸へのご挨拶となります。
また、ご挨拶に回った範囲の外側に、工事のお知らせ文をポスティングしておくのも良いでしょう。
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工事のお知らせのほかに、トラブル回避のために
工事の際の対応だけでなく、普段から物件周辺の方と良好な関係を保つ方法をご説明します。
物件周辺の状況を把握しておく
日頃から物件とその周辺の状況を確認し、把握しておきましょう。
入居者の生活を守り、トラブルやクレームからくる不要な業務を減らせるうえ、追客のための情報を得られる場合もあります。
近隣の住人の方の様子、クレーマーの存在、植栽の伸び具合などクレームにつながりやすい要素や、補修が近い点などをチェックしておきます。
物件や入居者、対応履歴のデータ管理
物件や入居者に関して集めた情報や、過去の対応履歴はすべて一元管理し、社内で共有してどなたでもいつでも対応できることで、業務の時短と効率化につながります。
また、事前にさまざまな対応ができれば、それだけ充実した管理業務がおこなえ、入居者やオーナーの満足度も上がります。
逆に、その都度場当たり的な対応をおこなっている場合、クレームやトラブルは増える一方になってしまいます。
「いつどのようなことが起きていたか」の情報を集めておくと、のちにさまざまに使えます。
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まとめ
賃貸物件の工事のお知らせの方法について、対応の手順やお知らせ例文を解説しました。
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