家賃の管理をエクセルでおこなうメリットやリスクは？おすすめの賃貸管理システムもご紹介
目次
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入出金管理の定番といえばやはりエクセルで、最近ではテレワークの利便性などからオンラインで簡単に共有・編集できるGoogleスプレッドシートの利用も増えています。
Googleスプレッドシート以外でも不動産業界では最近、賃貸管理システムを導入される会社が急増しています。
今回は、家賃の管理をエクセルでおこなうメリットやリスクのほか、賃貸管理システムを選ぶポイントや、いえらぶが提供する賃貸管理システムについてご紹介します。
家賃の管理をエクセルでおこなうメリットとリスク
まずはじめに、エクセルで家賃の管理をおこなうメリットや便利なテクニックについてご紹介します。
長年おこなわれてきたエクセルを使用した家賃管理
エクセルは賃貸管理システムが普及し始める前から、事務用のソフトとして定着しており、「とりあえずエクセル」というように、書面での管理から移行していった経緯があります。
小規模で簡単な表計算のみで使用するのであれば、バックアップさえちゃんと残していればよく、使い慣れている方も多いため導入しやすいといった点がありました。
家賃の管理をエクセルでおこなうメリット
エクセルはオフィス用のパソコンであればたいてい最初から導入されており、新たに購入して、契約を結ぶようなことは不要です。
また、エクセルはスキルのある方が作れば、関数を組み合わせて、高機能な管理簿も作成できるため、機能だけなら賃貸管理システム並みのものをつくることもできます。
しかし、後述しますがそれでも、賃貸管理システムに切り替えた方が良いのです。
家賃の管理をエクセルでおこなうテクニック
賃貸管理用にエクセルを使いこなせるかは、機能や数式に関する知識によりますので、便利な使い方をいくつかご紹介します。
●「SUM関数」で、選択範囲の足し算の数式を一発入力
●入金済、未入金など表記の統一のため、「入力規則」で選択制にする
●入金日・入金額から督促対象リストを出力で「IF」の数式と「フィルター」を利用
●「引用」数式を使ってセルの内容の変更を別のブックやシートのセルに反映
など、エクセル自体は非常に高機能なので、後述のデメリットを考えなければ、かなり高度なこともできます。
※下記ページの下部から、不動産管理のためのエクセルの利用法のPDFがダウンロードできます。
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家賃の管理は賃貸管理システムを活用したほうが良い理由
長年使用していて使い慣れている方が多いエクセルですが、賃貸管理で使用するにはデメリットが存在します。
ここからは、賃貸管理でエクセルを使うリスクや賃貸管理システムに切り替えた方が良い理由について開設していきます。
家賃の管理をエクセルでおこなうリスク
エクセルでの家賃管理簿の機能は、設計し作成した人のスキルの域を出ないため、無料で使えるテンプレートなども出まわっていますが、構成の変更や修復ができません。
エクセルに詳しい人がおられたとして、誰かが誤って数式を壊したり、法律改正などで数式の直しが必要になっても、やはりその人以外に変更や修復はできないのです。
そのほか、データの件数が多くなると動作が重くなったり固まること、セキュリティ上データを持ち出されるリスクがあることなどが、エクセルの不安要素です。
賃貸管理システムとは？
これらのエクセルのリスクをすべて解決できるのが、賃貸管理システムです。
賃貸管理システムはさらに、業務を効率化するための機能や工夫が満載で、家賃周りの入出金管理だけではなく、さまざまな機能があります。
建物管理、関連業者の情報連携、オーナーや賃借人との橋渡しなど、多角的な業務に利用できる点が、普及が加速してきた要因でしょう。
賃貸管理システムの活用事例
以下、いえらぶCLOUDを導入いただいたユーザー様の活用事例として、生の声をご紹介します。(一部抜粋)
「エクセルでは30分かかっていた作業が5分程度でできるようになったので、とても便利だと感じています。」
「既に用意されているひな形を使ってメール作成ができ、お客様にメールを送る時間が削減でき、送る量も増え、反響数も増加しています。」
「フランチャイズに加盟していた際に使用していたシステムとは似ていながら使いやすさが格段に違い、業種や会社規模に関係なく使える仕様だから使いやすいのだと思います。」
「以前エクセルで作業していたときに、家賃が入ってるか疑いながら作業しており時間もかかりました。いざ創業となるとすべて1人でやるし、大変だから最初から導入しました。」
「業務時間が削減され、定時退社ルールも実現し、1番重要視しているお客さまやオーナーさまと交流する時間が増えました。」
「新規事業など将来のことを考え、あらたに挑戦する余裕が生まれました。」
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賃貸管理システムを選ぶポイントとおすすめのシステム
では賃貸管理システムは何をポイントに選べば良いのか、おすすめのシステムもご紹介します。
賃貸管理システムを選ぶポイント
コストパフォーマンス
料金に見合ったサービスを提供しているかが重要で、使えずにムダな出費になってしまうことに要注意です。
サポート体制の充実度
賃貸管理システムは単にシステムを提供するだけではなく、サポート体制が充実しているかも重要で、それによって作業効率もかなり変わります。
提供される機能
必要な機能が過不足なくあるかどうかも重要で、自社の業務全体に合っているかもよく検討しましょう。
いえらぶCLOUD
株式会社いえらぶGROUPの提供する「いえらぶCLOUD」は、全国12,000社以上に導入実績を持つ人気の賃貸管理システムです。
賃貸管理業務だけでなく不動産業務全般の効率化を可能にしたクラウド型オールインワンパッケージで、業務を70％削減します。
たとえば、空室になるたびに物件情報をホームページやポータルサイトに再入力せず、管理のために入力した情報を入居者募集の際に再利用でき、入力は1度だけです。
安心のクラウド型システムで、災害や誤作動によりファイルが削除された場合も安心してデータ復旧できます。
賃貸管理を含む総合不動産業務支援システムとして、いえらぶCLOUDをおすすめします。
集客支援にも、チラシや間取り図の作成補助、ホームページ作成ツール、WEB接客、電子契約、VRやオンラインの内見など、今後利用が主流になっていく機能が満載です。
※賃貸管理に機能を絞り込み、使いやすさを追求した「らくらく賃貸管理」もございます。
まとめ
家賃の管理をエクセルでおこなうメリットやリスクのほか、賃貸管理システムを選ぶポイントや、おすすめの賃貸管理システムをご案内しました。
今後の充実した集客と、業務の効率化のために、ぜひ導入をご検討ください！
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