不動産業務の課題・人手不足や長時間労働をDXで解決！業務支援ソフトの活用法
目次
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他の業種同様、不動産業も限られた人員・予算・時間の中で結果を出すために、解決すべき課題が積み重なっています。
お客さまはもちろん従業員のためにも、業務効率アップを実現して、より良い仕事環境を作り上げたいところですね。
今回は不動産業務の課題をDX(デジタルトランスフォーメーション)で解決する手段として、業務支援のシステムを使った方法をわかりやすく解説します。
不動産業務の課題解決～人手不足や長時間労働～
不動産業務のなかで、人手不足や長時間労働を解決しながら不要な仕事とヒューマンエラーを減らし、業務効率アップをはかることが重要です。
それでは不動産業務の「どの部分」を改善すると、業務効率化につながるかを、具体的に見ていきましょう。
物件情報管理
日頃非常に時間をとられ「なかなか帰れない」原因となりやすいのが、物件情報管理です。
物件情報管理は、物件情報入力、ポータル入力、入力情報のメンテナンス、物件確認などですが、これらの作業の時間短縮ができれば、相当な業務の効率化が実現できます。
また、作業するうえで専門知識がなるべく不要でわかりやすければ、担当できる人が増えるうえ、接客・電話対応などで中断しながら作業しても、ミスを減らすことができます。
追客・接客・顧客管理
接客・追客は丁寧におこないたい部分ですが、社内で共有された顧客情報が常に最新の状態でなければ、時間がかかるなど効率が悪くなり「見落とし放置」になる場合も。
お問い合わせ時に担当者がお休みでも、すぐに対応できる体制にすることで、効率が良くなります。
内見などの業務も、必要に応じて現地案内ではなくオンラインを活用すると、お客さまからも「手間や交通費がかからない」と喜んでいただけます。
重要事項説明・契約
「IT重説」の本格導入は、内見同様スケジュールを決め、対面でおこなっていたものが時間や場所を問わなくなり、お客さま・従業員の双方に非常にメリットが大きいです。
契約や更新関連の書類のやり取りも郵送から電子化することによって、送料が不要になるうえ、1週間程度数往復やり取りをしていたものが1日ですべて終わるようになります。
IT重説は賃貸契約に続き、2021年4月より、売買取引の契約時も認められるようになりました。
間取り図・チラシ作成
チラシは、物件によって文字の情報量に開きがあったり、写真の体裁や枚数が異なることから、見やすいものを作るのに時間を要していました。
間取り図も同様ですが、さらに担当者によってデザインが異なるという問題もあります。
これらの作成作業は統一したフォーマットで自動生成にすることで、大幅な時間短縮となります。
このほか、帳票作成など賃貸管理・リーシングの業務が、上記の業務データに連動することで、さらに業務の省力化、効率化がはかれます。
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不動産業務支援システムが重視される理由～システムのご紹介～
最近の不動産業界ではDX推進が注目されていますが、この動きは単に「流行り」ではなく、お客さまや業界各社の対応が進むことで課題の解決効果が高まったためです。
課題の解決、つまり業務効率アップにくわえ、集客にも貢献できる支援システムは今後ますます普及していくとみられています。
ではここで、業務を効率化できる不動産業務支援システムにはどういった種類があるのかをご覧ください。
顧客管理
顧客管理ソフトは、顧客情報と追客業務を効率よく管理する機能がメインとなります。
追客作業を自動化支援・追客履歴をスタッフに見える化することで、効率的で取りこぼしのない追客をおこない、成約率アップと業務効率化を実現します。
お客さまとのオンラインコミュニケーションは、追客や内見だけでなく、契約時や成約後の更新時などにも有効です。
物件管理
物件管理ソフトは前述のように、1件45分かかっていたものを15分に短縮するなど、入力作業の効率アップ効果が高いです。
その他、ポータル掲載のワンクリック自動化や、物件確認の効率化支援なども実現し、業務時間の短縮をおこないます。
業務効率化だけでなく、正確でこまめな物件管理は検索エンジンと、お客さまからの評価を上げていくことができます。
営業支援
この分野は、反響アップと営業活動の支援を目的としたツールです。
反響アップ目的のサービスは、ブログやホームページ作成、SEO(検索エンジン最適化)の向上などをしますが、導入後のサポートの有無で、成果に大きな開きが出ます。
営業支援は、顧客管理の項でもご紹介した追客の支援やオンライン機能のほか、反響分析、物件内観の360度画像を提供するVRコンテンツの作成や公開などをおこないます。
ERP
ERPはEnterprise Resource Planning（企業資源計画）の略で、人・物・お金・情報の集中管理、相互利用で、効率化、情報の一元化を図るシステムです。
これを不動産業界の賃貸管理でご説明すると、募集情報、契約管理、取引先情報、出納管理、維持修繕情報などを一元管理するイメージです。
まとめて管理すれば新たに情報を追加したり、直したりする際に、一か所の書き換えですべてに反映され、スタッフ間の共有もしやすくなります。
したがって複数や個別のシステムより、オールインワンの方が効率化な業務推進には有利となるわけです。
※こちらの記事でいえらぶCLOUD導入事例をぜひご覧ください
＞＞不動産会社のDX推進をしたい！DXの事例やサービスを選ぶポイントを解説
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不動産業務の支援システムを選ぶポイント
不動産業務を効率化できる支援システムを選ぶうえで、自社で必要とする機能があるかという点はもちろんですが、その他のポイントで、重要なことがいくつかあります。
機能の充実度
機能に関しては、なるべく一つのソフトで業務支援全般がカバーできる、多機能型のものをおすすめします。
ソフトが集約されていることで各機能が連動していて、社内全員で共有がしやすい点は業務効率化にとって重要で、かつその方が経費も抑えることができます。
多機能であれば、導入後にさまざまな機能を追加で活用していくこともできますね。
操作のわかりやすさ
「ソフト入れたけど、よくわからなくてあんまり使ってない」という状況は、もっとも避けるべき事態です。
導入後に活用できなければ、業務の効率化は実現しません。
直感的に操作でき、覚えるのが簡単という点は非常に大事なので、導入前に実際にデモ画面で入力などをしてみることをおすすめします。
操作が簡単なら操作方法の習得も早く、導入や業務引き継ぎも迅速にできます。
集客にも使える
業務の効率化をはかるだけでなく、集客や反響アップに貢献するものを選びましょう。
管理用に集約した物件データ・顧客データを活用してマッチングをおこなったり、ホームページ上に効果的に出力したり、メリットはさまざまです。
管理系以外のサービスとして、集客に効果的なホームページやブログの制作と運営、SNSの活用支援など、Webを有効利用したサービスも、集客には必須となりつつあります。
サポート体制
サポート体制が必要な理由は、おもに2つあります。
ひとつは操作方法や機能のアップデート、新しい機能の活用のサポートで、効果を上げていくには欠かせないものです。
もうひとつはWebを利用した広告宣伝や集客のサポートにあり、Webは変化や進歩の非常に早い世界なので、そのナビゲーターとしての役割が成約アップに直接結びつきます。
支援システムを選ぶ主なポイントは以上ですが、これらの条件を満たし、業務効率化と反響集客アップの両方に貢献するシステムとして、不動産管理システムの「いえらぶCLOUD」をおすすめします。
多機能さ、サポートの充実、情報共有の進化の促進、かんたん操作などの利点は、導入事例でぜひ導入済みの方の声もご確認ください！
まとめ
不動産業務の課題を解決する支援システムを選ぶポイントを解説しました。
不動産業界にも働き方改革の波がおとずれ、ワークライフバランスも重要視されてきていますね。
また、業務効率化できる点は合理化し、充実した対面コミュニケーションなど、お客さまに寄り添うための時間が増えたら素晴らしいですよね！
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