賃貸管理システムとは？エクセル・インストール型・複数システム利用中の方別に、効果を解説
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賃貸管理業者の仕事は契約書の作成や、家賃管理やデータの入力保存、更新時期の確認など、多岐にわたり、事務作業が大部分を占めます。
重要な作業ですが、関係者が多いことやお金を扱うことから確認事項が多く、
細かいミスが起こりがちであり、どの不動産会社様も慎重に作業されているので時間と手間をかけているでしょう。
そこで今回は、賃貸管理の過程で必要な作業を効率的に行える賃貸管理システムについて、
メリット、デメリット、導入すべき会社の特徴についてご紹介します。
賃貸管理システムとは？
賃貸管理システムとは、複雑な賃貸管理業務における作業を効率的に管理・運用するシステムです。
各社が様々な管理システムを出していますが、基本的にできる機能は以下です。
・物件の管理
└例）棟情報、お部屋の情報
・関係者の管理
└例）オーナー、入居者、保証会社、リフォーム会社
・契約の管理
└賃貸借契約、更新契約、解約 それらの進捗
・お金の管理
まずはじめに管理物件とオーナー様の情報、そして賃貸借契約と入居者様の情報を登録します。
そのデータを元に簡単に契約書や収支報告書が作れたり、検索機能で履歴をすぐにみつけたり、入金の督促や契約更新案内のぬけもれをふせぐことができます。
また、最近でDX化が話題になり、内見やお申込みのWEB化にも対応しているシステムが増えてきたことも特徴の一つでしょう。
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賃貸管理システムの導入メリットとは
ここからは、賃貸管理システムを導入するメリットを3つにわけてご紹介します。
エクセル利用
エクセル管理は無料でできることが最大のメリットです。
管理戸数が少ない会社様、エクセルに詳しいスタッフ様がいらっしゃる会社におすすめです。
ただ、入力する箇所の多く、関数を組んでいる箇所も他の方が編集可能なので、データの共有や更新時にヒューマンエラーを引き起こす可能性があります。
さらに、管理物件が増えていくと、エクセルファイルが重くなり動作が不安定になります。
また、戸数が増えた後にシステムに切り替える場合、システムに全てのデータは入力できない可能性があります。
クラウド型システムであれば、入力したデータ同士が紐づけされており、同じ内容を何度も入力する必要がありません。
また、各データの編集権限を設定することも可能なので、誤ってデータを消してしまうリスクも回避できます。
クラウド型システムのデメリットは、月額費用が発生するため固定費があがることが挙げられます。
仲介業務システムと賃貸管理システムを別利用
別々のシステムを活用するメリットは各業務の細かいフローにも最適化できることでしょう。
しかし、別々のシステムを活用することで同じ物件情報を2回入力するお手間がかかります。
もし連携されていたとしても、連携のために費用が発生しているでしょう。
仲介機能もあるクラウド型システムで一元管理すると、物件入力が1度で済む他、登録した管理物件の情報を不動産関連のポータルサイトと連携できるため、客付け力が上がります。
インストール型利用
インストール型の特徴は支払いが完了すると、月額費用がかからないことでしょう。
ただし、パソコン1台1台にインストール費用が必要であること、インストールしていないパソコンでは内容をみることができないため、外出先や急ぎの際に契約内容や入居者様の状況を確認できないことがあげられます。
また、自社にサーバーを置いている場合は保管場所が必要な上、災害や有事の際にデータが壊れてしまうリスクがあります。
クラウド型システムであれば、インストールの必要がなくスタッフの皆様が別々のパソコンから情報の閲覧が可能です。
また、クラウドサーバーに保存することで、災害などの環境リスク､属人化やデータ持出しなどの人的リスクを回避できます。
賃貸管理システム導入がおすすめできる会社
管理戸数をこれから増やしていく予定のある方や、エクセルに自信のない方は賃貸管理システムを導入された方がよいでしょう。
具体的には管理戸数100戸以上を目指している方はシステム管理することをおすすめいたします。
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導入効果、事例
導入された方々の声、実績の一例をご紹介いたします。
エクセル利用
・管理物件が700戸ほどになり、限界を感じ始めシステム導入
・エクセルでできなかった、同時操作、複数ファイルから欲しい情報の検索が可能になり時短
・効率化して空いた時間は、お客様に接する時間に充てられるように
仲介システムと管理システムを別利用
・ポータル掲載の際に同じ物件情報を3回も打ち込まないといけなかったので一元管理できるシステムを導入
・ホームページ・ポータル連動・賃貸管理の業務を一元管理できるため時短
自社独自システム利用
・自社独自システムの保守運用に不安を感じクラウドシステムの導入を決定
・収支明細作成は導入前と比べると、約80%業務削減
・クラウド型システム切り替えでリモート対応化
・自宅から帳票のデータを管理可能
まとめ
管理会社様の業務は多岐にわたり、弊社クライアント様からも、「紙が多い」「何かにつけて手間がかかる」という声をよく伺います。
直接的に売り上げをあげる機能ではありませんが、ミスのない・手間を減らすためには今後必須の機能と言えるのではないでしょうか。
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