日本財託管理サービス様について
2022年9月にいえらぶサインを導入していただいた株式会社日本財託管理サービス様。
契約更新において、電子契約を導入したのは2018年ごろです。前任の担当が電子契約はこれから流行ると判断して導入しました。
新規契約も電子化するにあたり、以前のサービスでは限界を感じていたからです。
今回は賃貸営業部の菅原様と債権管理部の遠藤様にお話を伺いました。
他社システムからいえらぶサインに切り替えていただいた経緯と、その効果についてお話しいただいています。
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いえらぶサインに切り替えたきっかけ
内見予約・申込み・契約を全て連携できるので、いえらぶサインを選びました。
いつから電子契約を使われていますか？
ただ当時は、実務面がまったく追いついておらず、本腰を入れて運用し始めたのは2022年になってからですね。
当時導入したのは、いえらぶとは別会社のサービスでした。
なぜいえらぶサインに切り替えていただけたのでしょうか？
2022年1月に電子帳簿保存法が改正されたのをきっかけに、新規契約の電子化を意識し始めていました。ただ以前使っていたサービスの仕様では、新規契約は難しいだろうなと感じていたんです。
そこで電子契約を提供している数社から話を聞き、最終的にいえらぶサインを選びました。
以前より、いえらぶの業者間サイトから内見予約や申込みをオンラインで受け付けていたので、内見予約・申込み・契約を全て連携できることが大きかったです。
またいえらぶは開発のスピードが速く、要望を反映してもらいやすいことも魅力的でした。
いえらぶサインに切り替えて感じた効果
電子契約であっても、更新時に契約者の近況を確認できるので助かっています。
現在はどのように電子契約を使っていますか？
契約更新では、個人契約の方を対象に契約書の取り交わしを電子化しています。更新する契約者のリストといえらぶサインをRPAで連携させて、自動で送信されるようにしているので、契約書の発送業務はほぼ自動化できていますね。
日本財託管理サービスでは独自の基幹システムを使っていますが、問題なくいえらぶサインを使えています。
新規契約では試験的に利用し始めた段階で、いえらぶの業者間サイト・日本財託管理サービスの基幹システムとうまく連携できる体制を整えているところです。
契約更新を紙から電子契約に変えて、どのような効果がありましたか？
紙の契約から電子契約に切り替えたことで、事務作業が減りました。
以前は書面が戻ってくる度に捺印し直して返送する手間がありましたが、今はその手間がなくなっています。
現在、契約更新時に電子契約を案内した方の約7割が電子契約を使ってくれています。例えば2023年9月だと、700件中500件ほどを電子契約で行いました。月500件分の事務作業が軽減されているので、効果はかなり感じています。
また、返送率が改善されたことで、督促業務を削減できました。
契約者目線で考えると、紙の書類を返送するのはやはり面倒なんですよね。そのため、返送してくれない方への督促業務も結構行っていました。
電子契約にしてからは、私たちが何もしなくても期日までに手続きしてくれる方が、2割ほど増えています。9月は500件あったので、100件分の督促業務がなくなりました。
SMSで送信できるのも良いですよね。やはりメールで送るよりも到達率が高いです。
いえらぶサインに切り替えたことによる効果はありましたか？
更新契約時に、契約者の近況を確認できるようになったことです。
以前使っていた電子契約サービスでは、単に契約書類に署名をして終わりでした。なので契約者の近況を確認するタイミングがなかったんです。
そのため、実は勤務先が変わっていた、住人の数が変わっていたなどの状況を把握できないというデメリットがありました。
導入当初は、いえらぶサインも契約者情報を確認できませんでした。そこで要望を上げたところ、契約者情報を入力するフォームを送信できる機能を開発してくれまして。それ以降は、契約者の近況を把握できるようになりました。
メールよりも到達率が高いSMSで、電子契約案内の送信が可能。
最新の契約者情報も、フォームを入力して送信してもらうことで取得できます。
契約業務の中でも特に手間がかかっていた契約者とのやり取りが、円滑に進められます。
新規契約の電子化はどれくらい進んでいますか？
新規契約は試験的に使い始めた段階なので、まだ十数件ほどしか実施できていません。
それでも、実施した際には紙の書類を20分の1まで削減できています。
紙の契約を行う場合、賃貸借契約の貸主控え・借主控え、紛争防止条例、家賃管理会社の書類など、合計で20枚ほどの書類を印刷していました。また署名が必要な書類だけでも10枚近くあります。
電子契約にすれば紙の書類は1～2枚程度で済むので、印刷枚数はかなり削減できていますね。
また、契約業務にかかる期間が半分以下になりました。
新規契約は署名箇所が多いので、どうしても記入漏れが発生しやすいんです。不備があると送り直す手間がかかりますし、すぐに返送されないこともあるので業務がなかなか進みません。
電子契約なら記入しないと次へ進めないので、記入漏れは起こらないですよね。そこが便利だなと思います。
紙で契約していた時は、書類の回収に平均で15～16日かかっていましたが、電子契約であれば7日以内には完全に回収しきれます。期間が半分以下になったのは非常に助かっていますね。
今後の展望
1年以内に、新規契約の5割を電子化したいです。
今後の展望を教えてください。
1年以内に、新規契約の5割を電子化したいと考えています。
日本財託管理サービスでは、通期で6,500件ほどの契約を行っているので、この半分を電子化するだけでも業務の負担はかなり減りますよね。
そのためには仲介会社様の理解も必要になるので、小まめに連絡したり仲介会社様の話を聞いたりと、丁寧な対応を心がけていきます。
また契約更新では、法人契約も電子化していきたいです。個人の契約更新に関しては、かなり浸透させることができました。ここからは、法人契約も電子化する方法はないのかを模索していこうと思います。
いえらぶに期待することはありますか？
現在いえらぶには、Web申込みと電子契約の連携を強化するために開発をしていただいています。たとえば、申込時に電子契約の希望あり/なしを確認するためのチェックボックスをつけたり、電子契約用のサイトを作ったりですね。
それらの開発が終わり申込みから契約まで全て繋がると、今以上に業務の負担は減ると思います。なので、引き続き開発を頑張っていただきたいです。
