賃貸管理システムの導入で書類作成時間を4割削減！

いえらぶCLOUDを導入した経緯を教えてください。

4年前に三京リビングを父から継ぐために沖縄に戻った時、アナログな環境に驚いたことがきっかけでデジタル化しなければと考えるようになりました。

私自身は、書類や印鑑業務にかかる手間や、人間関係を大事にする文化など不動産業界のアナログな部分が好きなんです。ただ、今の若い人は印鑑の文化をよく知らないことも多いので、今後生き残っていくためにはどうしてもデジタル化が必要だなと感じました。
そこで、パソコンや社用携帯の交換なども含めて、社内環境の整備を始めたのがきっかけです。

また、三京リビングはもともとFCに加盟していたのですが、社内環境を見直すタイミングで脱退を決めまして。これまで使えていたFCのサービスも使えなくなるので、新たな基幹システムを探していました。

なぜいえらぶを選んでいただいたのでしょうか？

決定的だったのは、クラウド型だったことです。当時、クラウド型の賃貸管理システムを提供している会社は少なかったと記憶しています。
我々は賃貸管理業をメインで行っているので、オーナー様の対応や建物管理で外出することが多いんです。なので、外出先でも入居者様の情報や修繕記録、過去の写真などをスマホから確認できるのがとても魅力的でした。

また、いえらぶの社員は若い方が多く、アップデートの頻度もかなり多いですよね。営業の話を聞いている時にその勢いを感じ、これからどんどん伸びていく会社なんだろうなと思いました。フォローアップも上手ですし、今後何か変化が起きてもすぐに反映してくれるだろうなという安心感もあり、いえらぶを選びました。

システム導入時、苦労したことを教えてください。

やはり、物件データの取込みですね。物件情報や入居者の情報をまずはExcelで整理してリスト化しないといけないじゃないですか。
ただ、三京リビングは今年で創業35年になる会社なので、古いものだと25年前の契約書もあるんです。そうすると紙を1つ1つ確認してExcelに入力しなければならないですし、中には古すぎて契約書がない場合もあり大変でした。
システム導入当時は800戸弱の物件を管理していたので、それをシステムに取り込める形で整理していくのに、2～3カ月ほどかかったと思います。

導入後、どのような変化を感じられていますか？

書類も一度ひな型を作ってしまえば、物件や入居者の情報が反映された書類をワンクリックで出力できますよね。なので、見積書や請求書、精算書などの作成時間がかなり短縮されたなと感じています。
3、4割は作成時間を削減できていると思います。

また、空室になってから募集をかけるまでが速くなりました。
賃貸管理システムと不動産コンバーターが連動しているのが便利ですね。管理物件が空室になった際に、システムに登録してある物件情報をそのままポータルサイトやホームページに出稿できています。
また、最近いえらぶCLOUDとグーホームが物件コンバートできるようになったじゃないですか。おかげで、物件情報を打ち直す手間がさらに減りました。
いえらぶCLOUDだと連動媒体数が多いので、FCの不動産コンバーターを使っていた時よりも多くのポータルサイトに出稿できています。それもあり、以前より多くのお客様からお問い合わせをいただけるようになりました。

今後注力したいことを教えてください

来年は、私が沖縄に戻ってきて5年目の年です。
当時の目標が「5年以内に社内整備を済ませる」ことだったので、電子契約をどうするかも含め、来年中にはシステムを組み込んだ業務の運用方法をしっかりと定めていきたいです。

また、私自身に1/4アメリカ人の血が流れているということもあり、大学も国際色の強い学校を出ているので、人種・属性問わず幅広いお客様へサービスを提供したいという想いがあります。なので、沖縄だけでなく、外国や本土の方々も気軽に部屋探しをできるようにしていきたいです。
特に外国では、ポータルサイトよりもSNSや現地の看板を見て部屋を探す人が多いので、SNSを活用した集客にも注力していきたいですね。