電子契約の導入経緯
長崎で1番始めに電子契約を取り入れることで、他の業者に認知を広げたかったんです。
なぜ電子契約の導入を進めたのでしょうか？
ヘヤミセには賃貸管理業務を行う管理課のほかに、賃貸仲介業務を行う仲介店舗があります。管理課がいち早く電子契約を導入することで、仲介店舗のスタッフに電子契約を使いこなしてほしいと思っていました。
そして、大手管理会社が電子契約を始める時に「まずはヘヤミセに客付けを任せてみよう」と思ってもらえるような体制にしておきたかったんです。
また、電子契約は1社だけが導入してもあまり効果はないですよね。本当に業務を効率化するためには他の会社にも使いこなしてもらう必要があります。
なので「周りが始めたらうちもやる」という雰囲気をヘヤミセが壊して、他の会社を引っ張っていきたいという思いもあります。
電子契約の運用方法と効果
一番の課題は仲介店舗のスタッフに電子契約を使ってもらうことでした。
いえらぶサインをどのように使っていますか？
現在、自社付けの賃貸借契約と更新契約の両方を電子契約で行っています。
ヘヤミセは賃貸管理業務を行う管理課と、賃貸仲介業務を行う仲介店舗が完全に分かれています。なので、自社付けと言いつつも他社付けと同様のフローで賃貸借契約の電子化を行っています。
運用に乗せるうえでどのような壁にぶつかりましたか？
一番の課題は、実際に契約業務を行う仲介店舗のスタッフに電子契約を使ってもらうことでした。
仲介店舗のスタッフの中にはネットに疎い人もいます。そういう社員に「今後は電子契約でやってほしい」と言っても、なかなか業務を進められないですよね。
システムに対するリテラシーが低くても電子契約を使ってもらえるような体制を作ることが大変でした。
その課題をどのように乗り越えたのでしょうか？
ただ電子契約の使い方を教えるのではなく、前後のフローまで全てマニュアルにまとめて仲介店舗に配布しました。
少しでも分からない部分があると電子契約を使ってもらえなくなってしまいます。その可能性を潰すために、契約業務のフローを解説したマニュアルを詳細まで作り込みました。
そして各店舗の店長に詳しく説明して、あとはマニュアルを見ながらでも良いのでとりあえず実践をしてもらいました。
2023年1月に導入して2カ月半ほど経過しましたが、もう70~80件ほどは電子契約で契約締結することが決まっているので、かなり浸透したなと感じます。
今では「電子契約じゃないと嫌だ」という声が上がっているので、仲介店舗に関しては電子契約を受け入れてもらえたと思います。
契約を電子化することでどのような変化がありましたか？
今まではIT重説をするときに契約書を印刷して郵送していました。郵送には時間がかかるので、重説する日から逆算して早めに契約書を作る必要があったんですね。
ただ管理課も人が足りているわけではないので、日々の業務に追われる中でどうしてもギリギリになってしまうことがあります。仲介店舗からの「早くしてほしい」という意見と、管理課の「もう少し待って欲しい」という意見がぶつかり合うこともありました。
電子契約にしてからは郵送の時間がかからなくなったので、その問題が解決しました。以前は重説の5日前までに契約書を作成する必要がありましたが、今は前日・前々日くらいに契約書を送れば、余裕をもって重説を進められるようになっています。
今後の展望
ここからは新規のオーナーさんを獲得する動きをとっていきます。
今後どのようなことに注力していきたいですか？
管理戸数を増やすためにリーシング業務の改善を進めてきました。リーシング業務の体制構築は完了したので、ここからは新規のオーナーさんを獲得する動きに力を入れたいです。
まずは、他の不動産会社にヘヤミセに任せておけば大丈夫と言ってもらえるくらいに業務の徹底をしていきます。
いえらぶに期待することを教えてください。
いえらぶCLOUDは管理会社向けの機能も仲介会社向けの機能も付いているので、できることも多いじゃないですか。それがいえらぶの強みだと思う一方で、特定の業務に特化している商品と比べるとまだ改善の余地があるなと感じます。なので、各機能を特化型の商品と比べても遜色ないレベルまで開発していってほしいです。
その結果、いえらぶを使っているんだということをもっと胸を張って言えるようになったらなと思います。そこを目指して毎週のアップデートをしていると思うので、頑張っていただきたいですね。
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