募集・契約・管理業務をいえらぶに集約して、日々の業務を円滑に！

導入前はどのような課題があったのですか？

以前はインストール型のシステムを使っていたのですが、データ量が増えるにつれて動きが重くなっていくという欠点がありました。操作に時間を取られてしまう状況が嫌で、そろそろクラウド型にしたいなと思っていたんです。また、クラウド型であれば店舗の外からアクセスして仕事ができるというのも魅力的でした。

クラウド型のシステムの中で、いえらぶCLOUDに決めた理由は何ですか？

いえらぶには、いえらぶパートナーズという保証会社もあるじゃないですか。そこの営業とシステム側の営業がちょうど同じタイミングで来まして。システムと保証会社が連動するならより便利になるなと感じました。
それで、今までは複数の保証会社を使っていたところをいえらぶパートナーズ1つに絞り、システムもいえらぶCLOUDといえらぶBBを導入することで、募集業務から契約業務、その後の管理業務まですべてをいえらぶで完結させられるようにしました。

現在、いえらぶCLOUDをどのように使われていますか？

三幸ハウスでは、自社物件の管理業務と、自社付けを行っています。なので、賃貸管理システムで日々の管理業務を行い、空室物件はホームぺージに掲載してます。
また、他社付けをしてもらう際はいえらぶBBで募集をかけ、申込みや内見などのやりとりもWeb化しています。すべていえらぶで完結するのが良いですね。

どのような点で業務効率化できていると感じますか？

リーシング業務に関する電話対応が格段に減りました。
募集図面の中に「申込みはいえらぶBBでお願いします」と書いているので、仲介会社の多くがWeb申込みやWeb内見予約を使ってくれています。おかげで電話対応は半分以下になりました。

あとは更新業務ですね。少し前からいえらぶサインを使い始めていて、更新時は電子契約を活用しています。そうすることで、来店対応が減りました。特に遠方の入居者さんだと日程調整するのも大変なので、その必要がなくなったのが助かっています。
また、郵送の手間がなくなったのもよかったです。更新する入居者に1つ1つ郵送物を作って送るのは結構手間なんです。電子契約ならボタンを押すだけなので、慣れれば2,3秒で送信できてしまいます。そこが格段に楽ですね。

あとは、クラウド型のシステムに切り替えたことで、システムの立ち上げや操作のスピードが早くなりました。特に、システムの立ち上げが全然違いますね。ストレスなく業務を始められています。
また、店舗以外でシステムを使えるのも良いなと思います。例えば、物件の写真を撮りに行ったとき、今までは一度店舗に戻って入力する必要がありました。それが今は、写真撮影をしてその場で写真をアップロードできています。

今は私1人で500戸の物件を管理しています。それでも業務を回せているので、いえらぶCLOUDを導入して良かったなと思います。

今後どのようなことに力を入れていきたいですか？

やはり電子契約ですね。今は更新業務だけですが、新規契約も電子化していきたいです。契約のやり取りを電子化することで来店対応を減らしていけば、圧倒的に楽になっていきます。そして、オーナー開拓に注力できる体制を整え、管理戸数を増やしていきたいです。