電子契約により、契約更新のために来店する顧客の対応コストが軽減

いえらぶサインを導入したきっかけは何ですか。

電子契約サービスがコロナ禍で求められていたからです。
お客様に「来店しなくても契約をする方法がないか？」っていうのを相談されていて、オンライン内見、IT重説に加えて、契約部分では電子契約を使えないのかなっていうのを考えていました。

2020年のはじめから電子契約サービスを試してはみましたが、実際に使ってみるといろいろ大変で「基幹システムとの連携が大事」という結論に行きつきました。
ちょうどその頃にいえらぶから電子契約の話がありまして。
いえらぶCLOUDを基幹システムとして使っているので、やっといえらぶで電子契約サービスの準備ができたんだと思いました。
いえらぶから「使ってみて意見をください」という話もされていましたし、ユーザーとしての率直な意見を伝えるためにも速攻やると決めたんです。

契約更新で電子契約を利用されているんですよね。導入にあたって苦労されたことはありますか。

最初は正直、システムの不具合が目立ちましたね(笑)
テストユーザーということもあって要望を挙げることが多かったです。
でもサポート担当の方が大抵の要望を汲んで、システムを使う上での問題を解決してくれました。非常にありがたかったです。

あと苦労したといえば、オーナー様や入居者に電子契約で対応していただくことが難しかったです。
オーナー様側はご年配の方も多く、仕組みが理解できなかったりメール自体あまり見なかったりといった理由でなかなか電子契約に対応していただけない。
なので委任状を送付して代理権をいただくことにしました。
代理といっても、契約にかかわる業務すべてを代行してしまうと仲介業者ではなくなってしまうので、更新手続きの代理権限までに留めています。

入居者側に関しては、古い契約の入居者情報が揃っておらず電子契約の案内を送ることに苦労しました。
最初は電話で電話番号やメールアドレスを聞いていたのですが、転記ミスや伝達ミスが続いてなかなか上手くいかなかったんですよね。
なので、すべての契約を電子契約で進めなくてもいいんじゃないかと諦めたんです(笑)

はじめて更新時期を迎えた際には、更新案内の書類とQRコードを貼った電子契約の協力依頼の書類を郵送で送ることにしました。
QRコードから最新の連絡先を回答した方はある程度リテラシーがあり、電子契約にも対応できるというフィルターをかけたんです。
電子契約できないと判断した方々には「今まで通り書類での契約更新をお願いします」と案内しました。

なるほど、電子契約でやり取りする人を判断しているんですね。

そうなんです。だからさくら屋では電子契約の完了率が高いんですよ。
電子契約を始めて以降、新規契約の方には電話番号とメールアドレスを必ずいただくようにしました。
契約書の中にも「2年後の契約更新は電子契約になります」と記載してお渡ししています。
これを1年前からやっているので、1年後にはほぼ電子契約で対応できるんじゃないですかね。

電子契約によって、時間や費用面での変化はありますか。

正直、電子契約の方が少し手間はかかっています。
というのも最初の更新案内は郵送しているので、紙を使った契約と同じフローです。
それに加えて電子契約の対応に切り替える場合には、QRコードから回答された情報をいえらぶCLOUDに入力し直して「電子契約」のボタンを押す手間が増えています。
一方で、基幹システムと連携している強みが活かされている面もあります。賃貸借契約書や重要事項説明書など、作成に時間がかかっていた書類を顧客データから作れるのですごく便利です。

それと、更新契約のための来店対応が減ったのは助かります。店頭では新規でお部屋探しに来るお客様と新規契約の手続きに時間を割きたいですからね。
一度の対応で30分程かかったり、突然来店されてバタついたりするのをなくすことができます。

適切に時間を使えるようにしたい、ということですね。

そうですね。電子契約の準備にひと手間かかったとしても、24時間365日自分の好きなタイミングで手続きできますし、お客様の利便性につながるので導入した方がいいと思っています。

他社にも電子契約の導入をオススメされますか。

はい。というのも、他社さんでは契約を自動更新して更新費用の請求書だけ送っているケースが多いと伺っています。
確かに更新は手間がかかりますが、後々オーナー様や入居者様とトラブルになってしまうかもしれないので更新作業は丁寧にやるべきだと考えているんです。
それでも手間をかけたくないのであれば、それこそ電子契約が役に立つんじゃないですかね。
そのためにも、電子契約がもっと手間のかからない仕様で導入しやすいサービスになっていくといいなと思います。

導入するにあたって押さえるべきポイントはありますか。

やっぱり関係者の方々に受け入れられにくい部分はあると思います。なので、代理権をいただくことが導入のハードルを下げる意味では大事なんじゃないかと思いますね。

さくら屋様は今後どういった体制を理想としているのでしょうか。

ペーパーレス化を目指していきたいです。
今は紙をファイリングして保管していますが、本当はスキャンしてデータ管理していきたいですね。
また、在宅勤務に対応できる体制作りもしていきたいです。
スタッフが自宅で仕事できる環境がないと、コロナで自宅待機する必要が出てきた時に会社の営業もストップしてしまいますから。

そういった課題にもいえらぶCLOUDが役立てればと思っています。

いえらぶCLOUDって様々な機能がひとつにまとまっているじゃないですか。
大手の会社なら自社システムを持てると思うんですが、中小の不動産会社にとって業務のIT化ってなかなか難しいんですよね。
そんな中で、様々な業務のIT化を一気に推進するサービスを提供してくれるいえらぶはすごくありがたいです。

さくら屋では顧客管理システムもお気に入りなんです。
顧客マイページができてからお客様とのやり取りがずいぶん楽になりましたね。
画面が分かりやすくて操作性も一貫されているので、たくさんの機能があっても扱いやすいなと感じています。
こんなに色々な機能が詰まっているので、ぜひとも機能同士のデータ連携を強めてより一元管理しやすいシステムに進化していってほしいですね。