RPA導入で業務の大幅な効率化を実現！

導入の経緯を教えてください

以前は、不動産専門ではないシステム会社に特注して、弊社オリジナルのシステムを構築していました。1995年に構築し、保守運用をお願いしながら使い続けていました。
しかし、社内サーバーの保守に不安を感じていたこともあり、弊社のシステム担当が定年になるタイミングで、後任を育てるべきか検討を始めました。

そしてERAフランチャイズになった際に、本部からの紹介があり、導入を決めました。

導入してからの経過や変化を教えてください

正直にお話しすると、前のシステムからの移行は大変でした。
事前の打ち合わせはもっと綿密にやっておくべきだったかなと思います。例えば、以前のシステムでは物件管理が部屋ごとでしたが、いえらぶCLOUDでは棟ごとの管理になったので、そのデータ移行は手間がかかりました。とはいえシステムの変更ですし、結果として棟ごとの物件管理は使いやすく満足しています。

賃貸管理機能は、全部まとめて管理できるのが良いですね。
前のシステムは更新の処理ができなかったので、更新は手入力でやっていました。経理部と
しては、帳票の出力が良いですね。特に自社オリジナルの帳票を、カスタマイズしてすぐに
作れるのが良いです。ひな形の帳票に特約を入れた後、いえらぶCLOUDにアップすれば
次からそれをオリジナルのひな形として使えます。以前は外注してマクロを組んでいたので、
変更のたびに業者を呼ぶ必要があって大変でした。

RPAも組み合わせて使われていますね

RPAは主に、特定の家主の収支明細を作成するのに使っています。
人がやったら4~5時間はかかる作業なので、それを大幅に短縮できるのはとても助かっています。
最後に人の目の確認は必要ですが、今までよりだいぶ労力が減りました。導入前と比べると、
約80％の業務削減を実現しました。

対応面ではいかがでしょうか

いえらぶさんのサポートは素晴らしいですよ。
訪問してくれる担当さんも電話サポートをしてくれている方も皆さん良いですね。
元気が良く、電話をするとすぐに対応してくれます。もし分からない事があっても、
電話の後で調べて、かなり早くレスポンスが返ってきます。その場で解決しなくても、
別のやり方を提案してくれるのが良いですね。

今回、コロナ禍で大きな影響が出たと思いますが、業務はどのように変わりましたか

社員の出社を抑える対応をしました。いわゆるリモートワークですね。
全従業員の2割の出社人数を目指しましたが、結果的には３割でした。これはいえらぶCLOUDに
切り替えていたから実現できたものです。クラウドシステムでどこでも仕事ができるからこそ、
自宅から帳票のデータを管理できましたから。
いえらぶさんのおかげでコロナ対応できた、って書いてもらっても大丈夫ですよ(笑)

最後に、これから改善して欲しいと思われる部分などを教えてください。

実はまだ、前のシステムの方が慣れていて、どうしてもそっちを見てしまう部分があります。
なので、現在はまだ前のシステムも運用されていて、完全にCLOUDに一本化出来ていないんです。
その理由の一つとして、前のシステムでは賃貸仮契約と管理委託契約の概要が一画面で見れるページがあり、 非常に便利、ということがあります。それがいえらぶさんには無くて、それは今後ぜひつけてほしいですね。
システム移管の際にもオーナー毎にバーチャル口座の項目を作ってもらうなど対応していただいたので、 これからも要望を伝えてより良いシステムにしていければと思います。