属人化からの脱却！情報の一元管理で業務7割削減を実現

いえらぶCLOUDの導入前には、どのような課題がありましたか？

物件情報のポータルサイトへの登録や管理業務は、基本的に各個人に一任されていました。自由度が高い反面、「誰がどのように入稿しているのか」が把握しづらく、いくつもの課題が発生していました。

たとえば、入稿ミスに気づけなかったり、ルール違反の掲載があったりと、管理者の目が届かない部分が多かったです。作業に時間がかかるため掲載数も伸びず、ネット強化を進めるには大きなネックとなっていました。

顧客管理システムの導入前には、どのような課題がありましたか？

顧客管理についても、かつては個人ごとに顧客シートで対応しており、情報の更新や共有が属人的な状態でした。各自がそれぞれのやり方で管理していたため、管理者が「今このお客様がどういう状況なのか」を把握することができませんでした。対応漏れや放置によるトラブル、二重対応などの無駄も多く見られました。各業務が個々のスキルや裁量に依存していたため、業務品質や対応スピードにバラつきが生じていました。

いえらぶのコンバーター導入後の効果を教えてください。

物件情報の管理体制に大きな変化が生まれました。
バラバラだった管理状況が一覧画面で一元的に把握できるようになり、情報の整理・可視化が可能になりました。アットホームやSUUMOなど、複数のポータルサイトに掲載している物件の流れを一覧で確認できる点が便利です。各支店長からも「管理がしやすくなった」という声が上がっています。

中でも特に便利だと感じているのが「一括操作」機能です。
条件が変わった際にも一覧画面からまとめて変更できますし、更新作業や取り下げも一括で対応可能になりました。個別対応していた頃と比べると、作業時間は半分以下にまで削減できていると感じています。

顧客管理システムの導入による効果はいかがですか？

体感では7割くらいの業務が減りました。
便利だと感じている機能は複数ありますが、まず1つ目は「反響通知」です。
これまで使用していたメールと比べて圧倒的に反応が早く、スマホに即時通知が届くため迅速な顧客対応が可能になりました。実際、5～10分の対応遅れで他社に流れてしまうケースもあったのですが、そのリスクが大幅に軽減されました。

2つ目は「メールのひな形」機能です。
定型文が用意されているため、1分もかからずにメール送信が可能です。反響に対してすぐ返信できるようになり、顧客対応のスピードが格段に向上しました。

さらに半年前には、LINE連携も導入しました。友だち追加数が増え、お客様との接点が以前より確実に増えています。やり取りもスムーズになりましたし、管理者目線でお客様への追客文を見て「こういう文面にした方がよいのでは」といったフィードバックもしやすくなった点も大きなポイントです。

いえらぶに期待することはありますか？

いえらぶさんは現状かなり満足して利用させてもらっています。部内でも意見を募ったのですが、「ここをもっとこうしてほしい」といった具体的な要望はあまり出ませんでした。コンサル対応も含め、非常に丁寧にサポートいただいていると感じています。

強いて挙げるとすれば、まずコンバーターについてです。現在は、「動画」や「店舗ピックアップ」などを使用しています。ただし、これらはSUUMOの入稿画面にログインして個別に操作しなければなりません。スマピク同様、いえらぶから一括で設定できるようになると非常に助かります。

また、顧客管理に関しては「反響のグループ分け」機能があるとありがたいです。
当社では居住用だけでなく事業用物件も取り扱っており、営業人数も全体で約100名。1店舗の中でも情報量が非常に多くなるため、支店単位・担当者単位での表示切替や、顧客を任意のグループで整理できる機能があると、より使いやすくなると感じています。

最後に、貴社の今後の展望を教えてください。

今後は、ネットを通じた反響獲得を一層強化していきたいと考えています。来店数が減少するなか、ポータルサイトからの反響獲得やWeb申込みへのスムーズな導線づくりなど、オンラインでの接点を最大化する仕組みづくりに着手したところです。まだ始まったばかりではありますが、これからの成長の鍵を握るチャレンジだと捉えており、チーム一丸となって新たな営業スタイルの確立に取り組んでいきます。