賃貸管理のデータを一元管理して作業時間40％削減！契約業務は1日で完了！

いえらぶCLOUDを導入した経緯について教えてください。

以前は契約書作成にのみ別のインストール型の基幹システムを使っていましたが、ほとんど活用できていませんでした。しかし事務スタッフの退職を機に、賃貸管理部門での本格的な基幹システム導入を検討し始めました。
すでに売買部門でいえらぶCLOUDを利用していたことが後押しとなり、いえらぶCLOUDを導入することにしました。 いえらぶCLOUDはクラウド型なのでパソコン・スマホ問わずどこからでも作業ができ、ちょっとしたデータの修正をすぐにできる点が魅力に感じましたね。

システムの移管作業は大変ではなかったですか。

最初はやはり大変でした(笑) 以前のシステムをちゃんと使えていなかったこともあり、移管作業というよりもほぼ1からデータを整えていく作業が必要でしたが、いえらぶのサポートもありデータを綺麗に整理することができました。どの会社も新しいシステムを導入する時は労力が必要だと思うので、導入サポートが手厚いのはありがたいと思います。

電子契約に関してはとても早い時期から導入を検討されていましたが、どのような考えがあったのでしょうか。

不動産業界にも電子契約の波が来ると思っていたので、3～4年前から電子契約の導入を検討していました。システムの導入によって業務効率化を図り、管理物件が増えても同じ社員数で対応できるようにデジタル化を早急に進めたいと考えています。

電子契約導入にあたって抑えるべきポイントはありますか。

抑えるべきポイントがあるとすれば、オーナー様や仲介会社の理解・協力を得るところですかね。 当社は数年前からオーナー様1人1人に電子契約化の承諾を得ていたので、比較的スムーズに導入できたんだと思います。
また、いえらぶ電子契約は使いやすく操作も難しくありませんが、電子契約をハードルに感じるオーナー様には、代理権をいただいて契約業務を代行する提案をしています。こちらも1つのポイントかもしれないです。

いえらぶCLOUDを導入されてみていかがですか。

複数のシステムに散らばって探しにくくなっていたデータを、いえらぶCLOUDに集約することができました。
また、社内では「いえらぶCLOUDに正確な情報がある」という共通認識を持てているので、データを探す時間が短縮され、古い情報を参照するトラブルも減少しています。「基幹システムをしっかり運用することで業務効率化できているな」という実感がありますね。

具体的にどれくらい業務効率化されましたか。

入出金や契約書の書類作成作業において、約4割ほど削減できていると思います。導入の際も、最初に会社の書類フォーマットや取り決めさえ設定してしまえば、簡単に使い始めることができました。カスタマイズ性があり使いやすいです。

コンサル・サポート面の満足度はいかがでしょう。

コンサルスタッフやサポート窓口の方々がスピーディーに対応してくださり、細かく教えてもらえるので、大きな不満はありません。もちろん、業務により適したシステムにするため、改修の要望を出すこともあります。他社からの要望もあると思いますが、当社の意見も反映していただき、協力しながら良いシステムを作っていければと考えています。

いえらぶサインで契約を電子化されてみていかがですか。

契約書は紙で保管していましたが、電子化することで誰が作業すべきかが明確になり、確認依頼がしやすくなりました。
また、契約書の郵送も、電子契約なら郵送費がかからず、レターパックの料金が不要なので助かっています。紙だと色々なトラブルが起きやすく、入居者様とのやり取りの際も、「送ったはずですけど届いてないですか」といったお申し出をいただくことがありました。電子契約であれば、今誰が作業すべきステータスなのか明確なので確認依頼もしやすく、そういったトラブルも段々減っていくのではないかと思います。
時間的にも、郵送では1週間かかっていたところが、電子契約なら1日で締結でき時間効率が大幅に向上しました。書類のペーパーレス化や、トラブルの削減にもつながっていますね。

今後どのような社内体制にしていきたいですか。

管理物件や繁忙期の増加には、人を増やすのではなく、一人当たりの作業量を減らすことで対応したいです。管理業務を人手に頼ると、退職や休職の影響を受けやすく、業務レベルに差が出ることがあります。オールハウスでは「仕組み」で仕事を作ることを目指し、電子契約やRPAを用いた入力業務の自動化、申込み受付の電子化など、システムで業務を効率化したいと考えています。
不動産業界は繁忙期と閑散期で業務量が2～3倍変わるため、閑散期ベースの人員で繁忙期も乗り切れる体制を目指していけるよう、今後も引き続き、いえらぶの力をお借りできればと思います。

いえらぶに期待することはありますか。

オーナーアプリや入居者アプリの提供、もしくは他社の同様のサービスとの連携を強化してほしいですね。
オーナー様に収支報告書を郵送する業務は、将来的にはなくなると思います。最近はデータ送付を希望するオーナー様も多く、封入作業に人手がかかるため、電子化したいところです。こういったサービスを提供するシステム会社はありますが、複数のシステムを導入すると管理が複雑になり、業務効率化が進みません。なので、やはり基幹システムを提供しているいえらぶにお願いしたいんです。 リリースされたらすぐにでも始めたいくらいなので、いえらぶにとても期待しています(笑)