いえらぶBBを導入した感想
管理業務を一貫化して、効率よく業務できるようになりました。
いえらぶBB導入前の状況について教えてください。
いえらぶBB導入前は手作業による管理業務が非常に多かったため、事務作業に時間がかかってしまい、外出して営業活動をすることはほとんどできませんでした。
課題としてはそういった部分が大きかったのでしょうか？
そうですね。外出の時間を確保することと、業務を効率化する方法を見つけることの2点が課題だと考えていました。
導入にあたって重要視していたことはありますか？
仲介様とのやり取りと電子契約が主な事務業務の内容なのですが、それぞれのツールが別々だったため、一件一件異なる画面を行き来する必要があり、非常に時間がかかっていました。そのため、申込みから契約締結までの業務を一貫して効率的に進められるようになることを最も期待していました。
様々なシステムを使用されていて、本当に大変だったんですね。
そうですね。チャットのやり取りと電子契約の画面が異なることや、申込みから入居審査までの過程で別々のツールを使わなければならない点が、一番大変でした。
実際に導入から軌道にのるまではいかがでしたか？
繁忙期手前でシステムを導入したため、軌道に乗るまでに約2,3ヶ月かかりました。
しかし、らくなげと連携することでシステムの使い方に慣れていき、電子契約とチャットを使用した業務が非常にスムーズになりました。
システムをいえらぶBBに切り替えてから、何か問題は発生していますか？
繁忙期手前でシステムを導入したため軌道に乗るまでに約2、3ヶ月かかりましたが、らくなげ導入後はらくなげがいえらぶBBをしっかり管理してくれているので、現在社内で問題が発生することはほとんどありません。また、現在はほぼすべての業務をらくなげに委託しているので、業務がかなり軽減されました。
時々仲介様からお問い合わせをいただくこともありますが、いえらぶBBの機能が非常に使いやすいため、図面の修正や情報の変更などを迅速に行うことができています。
ちなみにいえらぶの電子契約のシステムはどうですか？
効率改善に一番つながった部分だと感じています。
以前は契約者情報の申込みと電子契約の確認送付が異なる画面で行われていたため、頻繁に画面を行き来しなければなりませんでした。
いえらぶBBを導入したことで、申込みから契約の完了まで一つの画面で確認できるようになり、営業担当だけでなく、事務担当も非常に効率よく業務を行えるようになっています。
いえらぶのサポート体制や、システムのアップデートに関してはいかがですか？
いえらぶBBを導入した当初は機能に戸惑うこともありましたが、サポートセンターに迅速に対応していただけたため、大変助かりました。
特に、仲介様が内見予約をする際に前の入居者がまだ住んでいる場合のトラブルを避けるため、内見可能日を入力できる機能の修正を数日で対応していただけたことはありがたかったです。
いえらぶBBを導入して、1番良かったことは何でしょうか？
申込みから契約の完了までを一貫していえらぶBBのサイトで行えることです。
これまで、電子契約の送付と確認を別々の場所で行う必要がありました。導入後はこれらをすべて一つの画面で確認できるようになったため、業務の効率化につなげることができました。
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らくなげ導入の効果
確認作業が削減されたことで、外での営業活動の頻度を増やすことができました。
らくなげはどのような業務に使用されていますか？
マニュアルの作成や入居審査、チャット対応などに活用しています。
現在リーシング課で行っていた作業の約7割を移管しているのですが、仲介様とのやり取りに使用するマニュアル作成に一番時間がかかっていたと思います。これまでは完璧なマニュアルがなかったので、委託しながら、並行して自社でも完成されたマニュアルを作成するといった部分が印象的でした。
らくなげを活用してリーシング業務削減を行っているということでしょうか？
そうですね。らくなげには、チャットの確認業務も依頼しています。
以前使用していたチャットは、頻繁に確認して返信する必要がありました。導入後は、らくなげの方でチャットを確認していただけるので、1時間に1回確認をすればよくなり、効率化に繋がりました。
今後の展望
一貫化して効率よく業務できるようになりました。
今後、いえらぶBBやらくなげに期待することはありますか？
まだ社内で行っている業務もありますので、今後はいえらぶのサービスを導入することでできた時間を使い、さらに業務を効率化できるようブラッシュアップをしていきたいです。
その中で、委託できるところはらくなげやいえらぶBBにお任せし、時間を作ることでさらに入居率を上げるための業務を導入していきたいと考えています。
インタビューの前編はこちら！https://ielove-cloud.jp/case/detail117/
