Web申込みを導入して、仲介会社とのやり取りを3割削減！

なぜWeb申込みの導入を検討し始めたのでしょうか？

これまで、城西管理部と城南管理部に分かれていたアシストの管理部が1つに統合されたタイミングで、FAXや電話の量が増えて捌ききれなくなったのがきっかけです。
また、仲介会社からWeb申込みで手続きできないのかという問い合わせも増えていて、Web申込みが浸透してきた感覚もあったので、だったらアシストでも導入しようと決まりました。

さらに、Web申込みだとチャット機能が使えるのも非常に魅力的でした。
仲介側の営業担当とやり取りをする時に、先方が案内で外出していたり、休みだったりすると、段取りがなかなか進まないんですよね。その結果、申込みだけで1日2日かかってしまうこともあり、申込みの日付がどんどん伸びていくのも面倒でした。

チャット機能があれば、担当営業に連絡がつかなくても文面で残しておけます。後は返信を待つだけなので、社員の負担もかなり減ります。Web申込みを入れた理由として、チャット機能の存在はかなり大きいです。

いえらぶBBのWeb申込みを選んだ理由を教えてください

色んな会社のWeb申込機能を見て、最終的にいえらぶを含めた3社に絞りました。
その中で、仲介店舗の基幹システムであるいえらぶCLOUDと連携できること、保証会社の審査ともデータ連携できることからいえらぶBBを選びました。

導入時にハードルを感じることはありませんでしたか？

ハードルはあまり感じなかったです。
むしろ、いえらぶBBは他社よりも導入ハードルが低いことも決め手の1つでもありました。

定期的に物件データを業者間流通サイトに手動で飛ばさないといけないものがあるんですよね。
そこが他社のサービスだと結構ややこしく、ハードルに感じていました。
いえらぶBBだと基幹システムと業者間流通サイトを連携できるので、自動で物件データを反映させられるのが楽です。

アシスト様は多店舗展開されていますが、導入時苦労したことはありますか？

多店舗展開だから大変ということは全くなかったですね。
多店舗展開しているからといって特別な設定や運用方法が必要なわけでもないので、比較的スムーズに使い始められたと思います。

現在はどのように活用していますか？

いえらぶBBの中でもWeb申込みを利用しています。
本当は内見予約もオンライン化したいのですが、アシストでは一般媒介の物件も扱っているので、勝手に内見に行かれてしまうと困るという課題がありました。
ただ、これは設定次第で解決できると教えていただいたので、今後は内見予約もWeb化しようと思っています。

どのような点で効果を感じていますか？

紙でのやり取りをしていると、FAXで届いた書類の文字がつぶれていて電話番号が分からないことがあります。その結果、もう一度仲介会社と連絡を取らないといけなかったり、掛け間違いをしたりすることも多くありました。
Web申込みを使い始めてからは、このような無駄なやり取りが3割ほど削減できています。

いえらぶBBを使えるようになり、効果を実感するまでにどれくらいかかりましたか？

3カ月ほどですね。社内全体で使えるようになるまでは、思ったより早かったです。

従来のやり方を変えようとしていたので、最初のころは従業員が抵抗を感じていました。
しかし実際に使い始めると、こちらの方が楽だということに気づき始め、その波が広がって割と早い段階で使えるようになっていました。ちょうど、城西管理部と城南管理部を1つにまとめたタイミングだったことも相まって、すぐに浸透した感覚があります。

弊社のサポート体制はいかがでしたか？

いえらぶのコンサルタントは、どなたもレスポンスが早くて凄くありがたかったです。質問事項を送ってもテンポよく返してくれますし、対応のスピード感もいえらぶは信頼できるなと感じたポイントの1つですね。

今後の展望を教えてください。

管理戸数10,000戸を目指すために、営業に使える時間を増やしていきます。

現在、アシストで管理している物件は5,000戸ほどあります。そして、5,000戸を越えたタイミングでクレームや問い合わせ対応などの負担が増え、なかなか営業に時間を使えなくなるという課題に直面しました。
ここから6,000戸、7,000戸と増やしていくためには、今までと同じやり方では難しいなと感じています。

なので、今後はWeb申込みだけでなく、Web内見予約も使っていく予定です。そして仲介会社や入居者からの電話やFAXを極力減らすことで、営業にもっと注力していきたいです。 オーナーさんと良好な関係を築く事が重要なので、まずはオーナーさんに会いに行く時間を増やしたいですね。

その上で、いえらぶに期待することを教えてください。

管理戸数を増やすために、契約業務も効率化したいです。その観点で、いえらぶの電子契約の導入を検討しているのですが、やはりご高齢のオーナー様には難しい部分も多いと思います。

なので、いえらぶのコンサルタントに、どうすれば導入できるかを一緒に考えていただきたいです。Web内見予約の時も、アシストが懸念していた課題を解決する方法を提示していただいたので、電子契約も同じように相談しながら導入を進められればと思います。