Web申込みを導入した経緯
電子契約の導入を見据えて、まずはWeb申込みから始めようかなと。
Web申込みを使い始めるきっかけは何だったのでしょうか？
2023年の初めごろから、電子契約の導入を考え始めたのがきっかけです。
アイ・ホームでは遠方のお客様の入居手続きをする際に、郵送で契約書のやり取りを行っています。そのため、契約までにすごく時間がかかってしまいます。
郵送コストも考えると電子化した方が良いなと思っていました。
また、県外では電子契約の導入が進んでいるという話を聞いていましたし、沖縄でも電子契約を使い始める会社が少しずつ出てきています。世の中の流れ的にも、電子契約は必要だなと感じていました。
そこからWeb申込みの導入に至った経緯を教えてください。
電子契約サービスを提供している数社の話を聞いていたところ、いえらぶから「いきなり電子契約を行うのではなく、まずWeb申込みからやってみてはどうか」というお話をもらいまして。
電子契約は契約後の管理業務と連携できる体制を整えるのに時間がかかるので、それならまずはWeb申込みをやってみようかなと思い、導入することにしました。
Web申込みを導入するうえでのハードルはありましたか？
ハードルは特に感じませんでした。いえらぶのスタッフが丁寧に説明してくださったこともあり、特につまずく事もなく使い始めることができましたね。
何か分からないことがあっても電話で確認できるので、今も問題なく使えています。
導入後の効果
20分前後かかっていた申込み業務が、今は5分で完了しています。
Web申込みを導入する前はどのような課題がありましたか？
以前はお客様にご来店いただいて入居申込み業務を行っていたので、すごく時間がかかっていました。営業スタッフの目の前で必要事項をご記入いただいて、必要書類や免許証のコピーもその場で用意していたので。大体15分から20分、長いと40分くらいかかる時もありました。
また、入居申込み以外の理由で来店されるお客様も多いので、混雑することもかなり多かったです。その結果、お客様を待たせてしまうこともありました。
導入してどのようなところが変わりましたか？
約9割のお客様に対してWeb申込みを実施できているので、来店対応が格段に減りました。
現在は、入居申込みをするタイミングになったら事務スタッフが申込みフォームをメールで送り、お客様にご回答いただくだけで手続きが完了していますね。
実際に効率化できた感覚はありますか？
そうですね。来店対応がほとんど無くなったのも大きいですが、申込み業務にかける時間も大幅に短縮できました。入居希望の旨を聞いてから、申込みフォームを送るまでにかかる時間は5分ほどです。これまで20分前後かかっていたことを考えると、かなり時間短縮できているなと感じます。
今後Web申込みを導入する会社へ、アドバイスはありますか？
Web申込みを導入してみて感じたのは、意外と簡単だったということです。なので、あまり気構えずに導入して、実際に使ってみてほしいですね。
新しいシステムを使うとなると抵抗や不安を感じるかもしれませんが、使い方は説明してもらえるので難しくはないです。
今後の展望
次こそは電子契約を導入し、申込みから契約までを完全にオンライン化したいです。
今後の展望を教えてください。
申込みから契約まで、すべてオンライン化したいです。
もともと電子契約の導入を見据えてWeb申込みを使い始めたので、次は電子契約を使えるようにしたいですね。
電子契約は日々の管理業務に大きく影響してくるので、まずは契約書を電子化しても大丈夫な体制を作っていきます。
弊社に期待することはありますか？
ご高齢の方やWebに苦手意識がある方でも操作できるような、より簡単に使えるサービスにしていってほしいです。
今でも約9割のお客様にWeb申込みを使っていただいているので、使いやすいサービスなんだろうなとは思います。ただ、どうしてもWeb申込みを使えない方はいます。このような方にも使える簡単なサービスにしていただけると、さらに業務効率化できるので嬉しいですね。
