賃貸管理の定型業務を外注することで、オーナー様の対応に専念できる仕組み作りに成功！

まず、リブライフマーケティングを立ち上げた経緯を教えてください。

前職では一棟物収益物件の売買仲介をしていて、そこから独立して今の会社を立ち上げました。立ち上げ当初は売買をメインで行っていたのですが、徐々にオーナー様から物件を預かってほしいという要望を貰うようになり、管理業も始めました。いえらぶのことを知ったのもほぼ同じタイミングです。

いえらぶCLOUDを導入した経緯を教えてください。

きっかけは、いえらぶパートナーズが提供しているいえらぶ安心保証を使い始めたことです。

その後、「デジタル化を図っていかなければ時代に取り残されてしまう」という思いから、賃貸管理システムも導入しました。ただ当時は、オーナー様から依頼された物件しか管理しておらず物件数も少なかったので、安く使い始められるプランを選びました。

らくなげもご利用いただいていたと思いますが、こちらも導入経緯を教えてください。

今の従業員数のまま管理戸数を増やしていくためにも、外注することで管理業務を回す仕組みを作れないかと考えていたんです。
その流れで、いえらぶのコンサルスタッフに「管理業務を外注できるサービスはないですか」と相談したところ、ちょうどグループ会社が代行サービスを提供し始めたという話をしてもらいまして。そのままらくなげを紹介してもらい、導入しました。

らくなげの導入を決めてから、代行の運用が安定するまでにどれくらいかかりましたか？

導入を決めてから3カ月ほどで、定型業務を外注しつつ管理業務を回していくという仕組みを始められました。運用を始めるのはかなりスムーズでしたね。

現在、いえらぶCLOUDはどのように使われていますか？

内見予約や申込みの受付はいえらぶBBを使ってWeb上で行い、その後はいえらぶサインで電子契約をしています。また、入居者様やオーナー様、管理物件などの情報はいえらぶの賃貸管理システム内に集約させています。

また、現在は利用を止めていますが、繁忙期が明けるまではらくなげ・いえらぶパートナーズに一部管理業務を外注していました。リブライフマーケティングは少数精鋭のチームですが、外注したおかげで繁忙期中でもしっかりオーナー様の対応できました。

人手が足りない時だけ使うという活用方法をできるのもらくなげの魅力だなと感じます。自社に合ったマニュアルも一緒に考えてもらえるので、オンライン化に挑戦する際の仕組みづくりの段階だけ利用するのも良いと思いますね。

具体的に外注していた業務を教えてください。

主に事務作業ですね。

例えば募集業務では、募集図面の作成や業者間サイトへの掲載、契約に必要な各書類の作成、電子契約の送信などをらくなげに任せていました。
また更新・解約時の契約精算書の作成・送付なども、らくなげに外注していました。

家賃保証はいえらぶパートナーズを使っているので、家賃滞納があった際の回収はパートナーズ側で行ってもらっています。

管理業務を外注することで、どのような効果がありましたか？

オーナー様への対応に使える時間が増えたことと、社内の業務をマニュアル化できたことです。

やはり管理会社としては、オーナー様への対応に時間を割きたいですよね。
なので、誰が作業しても変わらないような定型業務を外注することで、従業員が本来やるべき仕事に集中できる環境を作れたのは大きな成果です。
また、外注先の方はその業務のプロなので、慣れていない従業員であれば1時間かかる作業が15分程度で終わることも結構あります。

また、社内の業務を外注する際にはマニュアル作成が必須です。
そこをらくなげのスタッフと協力しながら進めたことで、らくなげの利用を中止しても社内業務を円滑に行えるようになっています。

今後の展望を教えてください。

らくなげに定型業務を外注してマニュアル化を進めたことで、営業活動に力を入れつつも自社内で業務を回す体制を整えられました。

なのでここからは、本格的に管理戸数を増やしていこうと考えています。具体的には、現在500戸の管理物件を年内に1,000戸まで増やしていく予定です。そのまま3,000戸ほどまでは伸ばしていきたいですね