いえらぶCLOUDを導入した経緯
少数精鋭で管理業務を回すために、外注できるサービスを探していました。
まず、リブライフマーケティングを立ち上げた経緯を教えてください。
前職では一棟物収益物件の売買仲介をしていて、そこから独立して今の会社を立ち上げました。立ち上げ当初は売買をメインで行っていたのですが、徐々にオーナー様から物件を預かってほしいという要望を貰うようになり、管理業も始めました。いえらぶのことを知ったのもほぼ同じタイミングです。
いえらぶCLOUDを導入した経緯を教えてください。
きっかけは、いえらぶパートナーズが提供しているいえらぶ安心保証を使い始めたことです。
その後、「デジタル化を図っていかなければ時代に取り残されてしまう」という思いから、賃貸管理システムも導入しました。ただ当時は、オーナー様から依頼された物件しか管理しておらず物件数も少なかったので、安く使い始められるプランを選びました。
らくなげもご利用いただいていると思いますが、こちらも導入経緯を教えてください。
今の従業員数のまま管理戸数を増やしていくためにも、外注することで管理業務を回す仕組みを作れないかと考えていたんです。
その流れで、いえらぶのコンサルに「管理業務を外注できるサービスはないですか」と相談したところ、ちょうどグループ会社が管理業務を代行するサービスを提供し始めたという話をしてもらいまして。そのままらくなげを紹介してもらい、導入しました。
らくなげの導入を決めてから、代行の運用が安定するまでにどれくらいかかりましたか？
導入を決めてから3カ月ほどで、定型業務を外注しつつ管理業務を回していくという仕組みを始められました。業務の細かいところの調整は今もらくなげ側と行っていますが、運用を始めるのはかなりスムーズでしたね。
導入後の効果
300戸以上の管理業務を行いつつ、オーナー対応に専念できる体制を作れています。
現在、いえらぶCLOUDはどのように使われていますか？
内見予約や申込みの受付はいえらぶBBを使ってWeb上で行い、その後はいえらぶサインで電子契約をしています。また、入居者様やオーナー様、管理物件などの情報はいえらぶの賃貸管理システム内に集約させています。
また、リブライフマーケティングの管理部は少数精鋭のチームです。なので、彼らがオーナー対応に集中できるように、定型業務の多くはいえらぶGROUPのグループ会社であるらくなげと、いえらぶパートナーズに外注しています。
具体的に外注している業務を教えてください。
ほとんど全ての業務ですね。
例えば募集業務では、マイソクの作成や業者間サイトへの掲載、申込みがきた際の保証会社への対応から、契約に必要な各書類の作成、電子契約の送信まで全てらくなげに任せています。
また更新・解約時の契約精算書の作成・送付や募集へ向けた写真撮影なども、らくなげに外注しています。リブライフマーケティングでは、原状回復工事を別の会社に外注しているのですが、その会社とのやり取りもらくなげが進めてくれていますね。
さらに、毎月の入金消込もらくなげにお願いしています。家賃保証はいえらぶパートナーズを使っているので、家賃滞納があった際の回収はパートナーズ側で行ってもらっています。
管理業務を外注することで、どのような効果がありましたか？
一番は業務効率化を進めた結果、オーナー様への対応に使える時間が増えたことです。やはり管理会社としては、オーナー様への対応に時間を割きたいですよね。
なので、誰が作業しても変わらないような定型業務を外注することで、従業員が本来やるべき仕事に集中できる環境を作れたのは大きな成果です。
また、外注先の方はその業務のプロなので、慣れていない従業員であれば1時間かかる作業が15分程度で終わることも結構あります。そのため、ただ業務量が減っただけでなく人件費も削減できていますね。
さらに、業務の管理も楽になりました。
300戸の管理業務を全て従業員が行っていたころは、なかなか全体を把握しきれていませんでした。蓋を開けてみたら実は業務が回っていなかった、なんてこともありましたね。
しかし、外注であればそのような心配は不要です。何の業務をどれくらいの時間で行ったのかが明確なので、安心して業務を任せられています。
今後の展望
従業員に時間の余裕が生まれたので、管理戸数を増やすことに注力していきます。
今後の展望を教えてください。
24時間体制で、入居者様からの電話を含めた対応を外注できる仕組みを作っていきたいです。
いえらぶBBを使って仲介会社とのやり取りをWeb化したことで、以前は鳴りっぱなしだった電話が格段に減りました。しかし、入居者様からの電話対応は従業員が行わなければなりません。やはり従業員にはオーナー様の対応に専念してほしいという思いがあるので、ここも仕組化していきたいと考えています。
また、外注を使いながら業務効率化を極めていくことで、従業員の時間はかなり確保できました。なので、ここからはオーナー様への提案や管理戸数を増やすことに、今まで以上に注力していきます。
