情報を管理システムに集約し、社員同士の連携が取りやすい環境づくりに成功！

どのような経緯で会社を立ち上げたのでしょうか？

前々から思い描いていた管理会社の在り方を形にしたいと思い、株式会社Jeyを立ち上げました。

これまで様々な不動産会社を見てきた中で、不動産業界はまだまだ不透明であったり、グレーな部分が多いと感じています。なので、オーナー様や入居者様などの関係者の皆様に対して誠実な透明性のある会社にしたいという思いがあり、それが会社のミッションにもなっています。

立ち上げと同時にシステムを導入した理由を教えてください。

送金状況や敷金預かりなどのデータを常に明確な状態にしたかったからです。
また、他社システムの話も色々聞いた中で、いえらぶの賃貸管理システムは機能的に会社のやりたい事との相性が良いと感じ導入を決めました。

現在はどのように利用されていますか？

主に新規契約・更新契約の申込や進捗管理、契約情報の入力などの業務を行うために賃貸管理システムを使っています。また入居者様の対応が多いので、入居者様の情報や入居者様からのお問合せ内容を管理するために使っています。さらに、工事の見積もりや工程の管理も賃貸管理システムを使って行っていますね。

契約業務において便利なところを教えてください。

まず、すごく使いやすい機能だなと思います。前職では別のシステムを使っていたので、いえらぶの賃貸管理システムを触るのは初めてでしたが、すぐに使えるようになりました。

また、システム導入当初はWeb申込み機能がなかったのですが、アップデートにより途中から使えるようになりましたよね。おかげでWeb上で申込みを受けたらワンクリックで保証会社に情報を送り、そのまま審査を行うという流れを作れています。

以前は、仲介会社様に紙の申込書をスキャンしてメールで送ってもらい、それを私たちが保証会社へFAXで送るという対応をしていました。それが全てWeb上で完結しているので、当時と比べるとかなり業務がスムーズに進むようになりましたね。

契約業務の進捗管理機能は使われていますか？

かなり重宝しています。申込みから審査、契約までの進捗を管理できるので、どの物件がどこまで進んでいるのかを簡単に把握できています。
それだけでなく、進捗の内容のカスタマイズもできますよね。やはり管理会社によって申込みから契約までの工程は違うことが多いので、自社専用の工程にできるのは良いなと思います。

また、カスタマイズするのも簡単でした。私たちが業務の流れを軽く伝えると、いえらぶの担当者の方が「このような進捗管理が良いのではないか」という形で提案してくれまして。言われたとおりに設定するだけで使い始めることができました。そういった面でもすごく使いやすいなと思います。

入居者対応をする際はどのように活用されていますか？

例えば、入居者様から室内トラブルなどのお問合せをいただいたら情報をいえらぶCLOUDに入力して、その後進捗があればその都度追記していき、問題解決を図るという流れで使っています。
入居者様に対してはアルバイトや他の社員が電話やメール、チャットツールを使って一次対応をしていて、その後の対応を責任者である私たちが行っています。システムに情報を集約することで、私たちがよりスムーズに他のスタッフと連携を取れるようになりました。

いえらぶに期待することを教えてください。

社内で予定をスムーズに共有するためにスケジュールの機能を付けてほしいです。賃貸管理システムには、契約や解約の進捗を管理できる機能がありますよね。その機能とスケジュール機能がリンクすれば、社員全員が会社の状況を把握できると思います。また、スマホでも見やすいデザインにしてもらえると、より使いやすくなる気がします。

今後どのようなことに注力していきたいですか？

電子契約を導入する会社が少しずつ増えていると思うので、Jeyでも対応できるようにしたいです。更新業務までは電子化に成功しているので、今後は新規の契約も完全電子化していきます。また、それ以外の定型書面も全て電子化して、できるだけ資源を有効利用できるように徹底したいですね。

さらに、よりリアルタイムな対応にも注力していきたいです。Jeyでは、オーナー様や入居者様からのお問い合わせに対して、なるべく時間をかけずに対応することを心がけています。ただ人員や作業効率の問題があり、素早く対応できないこともあるんです。
なのでオーナー様、入居者様からのお困りごとや要望などは全ていえらぶCLOUDに蓄積していき、新たな対応が発生した時の解決に役立てられるようにしていきたいです。
そうすれば、業務効率化にもつながりますし、結果としてステークホルダーに対して迅速丁寧なサービスを提供できるのだと思っています。