不動産管理システムの「いえらぶCLOUD（クラウド）」

不動産管理システムとは

不動産管理システムとは、不動産経営におけるさまざまな管理を専用のシステムで行う業務支援サービスのことです。不動産経営で扱う顧客や物件だけでなく、関連業者の情報や会計の情報などの管理に活用できます。

これまで別々に管理していた物件や顧客などのデータを一元管理できるため、非常に便利です。業務効率化や売り上げアップにも役立つでしょう。

不動産管理システムの機能とは

では、不動産管理システムの具体的な機能について見ていきましょう。

集客

不動産管理システムにより、自社ホームページやポータルサイト、LINEなどから集客できます。

追客・顧客情報の管理

問い合わせがあった顧客の情報をデータに取り込んで管理できます。顧客に応じた物件の抽出やメール・LINE配信などのスケジュール化もでき、効果的な追客を実現します。

物件情報の管理

不動産管理システムでは、従来のシステムよりもスムーズに物件情報を管理でき、作業負担が軽減されます。また、成約前から入居後まで継続してデータを蓄積し、さまざまな角度からデータを利用することで、売上アップにも貢献します。

不動産管理システムの種類とは

不動産管理システムには、大きく分けて「オンプレミス」と「クラウド」の2種類があります。「オンプレミス」と「クラウド」両者の特徴を理解し、自社に合ったものを導入しましょう。

オンプレミス

オンプレミスとは、自社内で情報を管理するシステムのことです。自社内にあるサーバー・ネットワークやアプリ（ソフトウエア）などの設備を用いて、データを管理・運用します。

社内でのメンテナンスが可能なうえ、自社に合わせたカスタマイズもできます。また、後述するクラウドに対して、セキュリティ面で抵抗がある場合にもオンプレミスはおすすめです。

ただし、設備を自社で用意する必要があり、コストがかかります。社内にネットワークの構築やメンテナンスに詳しい人材を確保しなければならないなどのデメリットもあります。

クラウド

クラウドとは、不動産管理システムを提供する会社のサーバー内で、自社の顧客や物件などのデータを管理する方法です。

自社で不動産管理用の特別な設備をもつ必要がなく、コストを削減できます。また、ネットワーク構築などの特別な知識がなくても利用できます。そのため、クラウドは比較的誰でも使いやすくなっていますが、自社に合わせたカスタマイズがしにくいなどのデメリットもあります。

不動産管理システム導入のメリット

不動産管理システムは、「オンプレミス」「クラウド」のどちらであっても、導入することで多くのメリットが得られます。

不動産管理システムを導入する具体的なメリットは以下です。

煩雑な業務を効率化できる

ひとつ目は、「煩雑な業務を効率化できる」ことです。不動産管理システムを導入することで、これまで別々で管理してきた顧客や物件などの情報を一元管理することができます。これまで行ってきた重複作業や手続きを必要最低限に抑えられ、時間と労力を削減できます。

また、人的ミスを防げることも大きなメリットです。同じデータを何度も入力する必要がなく、修正があっても一回の作業で済むため、人的ミスが起こりにくくなります。

営業支援により成約数アップにつながる

ふたつ目は、「営業支援により成約数アップにつながる」ことです。物件データや顧客データを一元管理することで、データを効率よく活用できます。また、最新物件情報の公開をポータルサイトやホームページで頻繁に行うことで、手間を削りながら問い合わせ件数の増加が見込めるなど、新規顧客からの反響を増やせるのです。既存顧客に対しても、計画的かつ効率よく訴求でき、成約アップを見込めるでしょう。

さらに、アクセス履歴やマーケティングデータの共有により、ユーザー情報を記録して社員のアプローチ方法を最適化するなど、インターネット上で戦略を立てられる点も特徴です。

不動産管理システムの選び方

ここからは、不動産管理システムを選ぶときのポイントを見ていきましょう。

選び方1.機能性で選ぶ

不動産管理システムを選ぶ際は、まずは機能性を確認します。不動産管理システムは、機能面で大きく「機能特化型」と「オールインワン型」に分かれます。

機能特化型

機能特化型とは、特定の機能に特化した不動産管理システムのことです。例えば、適切な物件管理や入居者管理を主な目的とした「賃貸管理業務」に特化したものや、入居者の募集を主な目的とした「仲介業務」に特化したものがあります。

機能特化型は機能が限られているため、価格が安い点が特徴です。事業の規模が小さく、限られた業務範囲にのみシステムを導入したい場合は、機能特化型を選ぶほうがよいでしょう。

オールインワン型

オールインワン型とは、不動産管理に関するすべての機能を備えた管理システムのことです。賃貸管理業務はもちろん、仲介業務についても一元管理できます。

多機能・高性能なので機能特化型と比べると価格が高いケースもありますが、あらゆる業務をひとつのシステムでまとめてカバーできるため、コストパフォーマンスは高いといえます。

オールインワン型は、事業が多岐にわたり、広い業務範囲にシステムを導入して体制を整えたい場合におすすめです。

選び方2.セキュリティ対策やサポート体制で選ぶ

不動産管理システムを選ぶ際に、機能性以外で注意したいのが「セキュリティ対策やサポート体制」です。管理システムを利用していると、何らかの不具合や操作上の問題が発生する可能性があります。とくに、セキュリティに関する問題は、一歩間違えると情報の流出や盗難など、思わぬトラブルにつながるおそれがあるため、注意が必要です。

不動産管理システムを滞りなく使うためにも、あらかじめ問い合わせ対応などのサポートがあるかどうかを確認し、サポート体制やセキュリティ対策の充実している会社の不動産管理システムを選ぶのがおすすめです。

また、システムの更新・改善が定期的に行われているかどうかも、不動産管理システムを選ぶ基準にすると良いでしょう。システムの改善が定期的に行われているということは、ユーザーのニーズを常に反映していることを意味し、ユーザーの使いやすさを考えてくれているメーカーといえます。