不動産管理システムの導入方法は？導入を阻む問題や活用例について解説
目次
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不動産業務のIT化と言えば、エクセルのデータ管理や、アクセスの伝票出力までというケースがまだまだ多いのではないでしょうか。
しかし、不動産業務の支援システムは近年大幅に進化しており、売り上げアップや業務の効率化に重要な役割を担うようになってきました。
そこで今回は、不動産管理システムの導入方法はどのようなものか、導入を阻む問題や活用例について解説します。不動産管理システムの導入をお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。
不動産管理システムでできることは？
まず、不動産管理システムでできることや機能について、最新の情報をご案内します。
WEBからの集客と追客
問い合わせの窓口となる自社ホームページ、LINE、ポータルサイトなどからのお客様のアクセスをデータに取り込み、すぐに追客を可能にする体制を作ります。
ホームページは検索エンジンに強い、お客様の問い合わせを頂きやすい内容を企画し、制作します。（いえらぶCLOUDの場合）
追客面では、情報発信のプランをスケジュール化し、長期的な追客が必要なお客様にも手厚く接触を続けます。お客様の希望条件に合った物件の抽出や広告表現などのチェックをすべて自動でできることで、迅速な追客業務に貢献します。
物件、顧客などのデータ管理
顧客情報は、従来の来店名簿から手入力していた状況よりも、迅速で正確な顧客情報の管理をおこない、成約・入居後も継続してデータを蓄積し、利用します。
物件情報は、追加や更新の同期をワンクリックで実現する工夫がなされ、単純作業や、ミスを起こしやすい作業の負担を軽減することができます。
物件や顧客以外にも、物件オーナーや修繕などの関連業者のデータも入力し、常に関連付けて利用することで、修繕手配や帳票出力など日常業務が楽になります。
接客業務の効率化
最近のエンドユーザーは、来店なし、もしくは極力少ない来店回数で住まいさがしを行いたいと考えています。
そのためには、メール・LINEを通したコミュニケーションやオンライン接客、VRコンテンツでの内見の導入が効果的です。
不動産管理システムとしては、それらの非対面のやり取りが顧客データベースにかんたんに反映され、記録できることが、接客業務を効率化するうえで重要です。
また、契約関係の業務の電子化を導入することで、スケジュール調整、場所の手配、郵送のタイムラグ、発送費や印紙代のコストが不要となります。電子契約はお客様とスタッフ双方のメリットが非常に大きく、導入価値の高い手段です。
具体的な機能例
リーシングの充実化で空室を埋めるために、いえらぶの場合、業者間流通システム「いえらぶBB」のご利用で空室の公開、更新反映、物件確認などがワンクリックで行えます。
自社ホームページやポータルサイトの物件情報は、システムの物件データベースに一度入力すれば、ワンクリックで連動して、最新情報に書き替わります。このため、それぞれ別々に入力や修正を行う場合と比べ、作業時間が格段に減ります。
家賃業務は、ファームバンキングによる通帳照合で、一括消込も可能です。帳票出力も、すべてのデータを入力して一元管理することで大部分の自動化が可能になります。
たとえば契約書作成は、物件と顧客、オーナーの情報が入力済みであれば、特約事項の追記のみで即、出力が可能となります。さらに、電子契約を導入すれば、来店のスケジュール調整だけでなく郵送や返信待ちのタイムラグ、発送作業などがすべて不要です。
※宅建士によるオンラインでの重要事項説明は必要です。
いえらぶCLOUD人気の機能3選
特に業務改善や売り上げ貢献に効果があったと3つの評判の良い機能をご紹介します。
らくらく物件入力
物件名や住所の一部を入力するとデータベースから建物名・住所・平米数・間取りといった情報を引用して自動入力できる機能です。1物件当たり20〜30分かかるといわれている物件情報の入力を最短5分まで大幅短縮できます。
反響に強いHP作成
250種類以上の豊富なテンプレートからオリジナル性の高いホームページを制作することができます。また、お客様にLINEの友達登録を行ってもらうことで、顧客管理システムと連動させて効果的な自動追客機能やCX向上を行うことができます。
顧客管理システム
30を超えるポータルサイトや自社HPからの反響を簡単に取り込むことが可能です。顧客の情報だけでなく、問い合わせ物件の情報をもとに希望条件を自動で登録することもできます。さらに、反響後は自動でメール送信をすることで即レスを実現します。
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不動産管理システムの導入を阻む問題とは？
どんな問題が不動産管理システム導入の障害となっているか、自社の例にあてはめてご確認ください。
顧客に合わせた業務体制を維持してきた
不動産の業務は長らく、対面接客がメインのエッセンシャルワーカー（最低限の社会インフラ維持に必要不可欠な労働者）であるととらえられてきました。
週末や夜間も含め、お客様の都合に合わせて予定を空けておく必要があり、物件探しや内見、契約や重要事項説明など、対面が前提と思われてきたのです。
ところが、インターネットの爆発的な普及にともないお客様のニーズは非対面、時短に大きくシフトし、物件探しもインターネット上の豊富な情報から自力で行うのが主流となりました。
このお客様のニーズの変化に、不動産会社が追随して対応をはかっているのが問題の現状です。
業界全体が不動産テック導入に消極的だった
IT化が進むなかでも対面、紙の文書やハンコ、電話、ファックスに慣れ親しんだ不動産業界は、古い手段でこと足りていて、不動産テックの導入に消極的でした。
よそが非対応なら、うちだけ導入しても仕方ないのでは？という意見もよく耳にします。
しかしここへきて、政府の働き方改革やデジタル改革の方針が法整備を促進し、不動産テックの導入が一気に現実味を帯びてきました。
システムで何ができるかがわかりづらかった
不動産管理システムは便利である点や、導入で成功した事例を耳にするようになった反面、具体的に何ができるかなど、分かりづらい面もありました。
その要因として、システムごとにカバーする機能の範囲が異なる点が挙げられます。すべての機能をカバーし、つねにアップデートを続ける不動産管理システムがおすすめです。
不動産管理システムを導入する前に確認しておきたいこと
不動産管理システムの機能は多岐にわたります。システムによっては賃貸業の業務全般に対応可能です。一方で、不動産管理システムは種類が豊富なため、自社の状況に応じた最適なシステムを見極めるのは困難と感じる方も少なくありません。
数多くの中から自社の目的に合う不動産管理システムを選ぶためには準備が必要です。十分な準備をせずに導入を進めると、運用が失敗に終わるケースも珍しくありません。
リスクを避けるためにも、不動産管理システムの導入前に確認すべきポイントを押さえておきましょう。ここでは3つのポイントを解説します。
機能が自社業務に合っているか確認
まずは導入を検討している不動産管理システムが、自社業務や環境、目的などに合っているか確認しましょう。
一部の業務だけを効率化したい場合は、機能特化型の不動産管理システムをおすすめします。安価な傾向ですが、部分的な業務における機能しか有しておらず、幅広い業務には対応していません。データ管理や集客など複数の業務をカバーするためには、ふたつ以上のシステムを用意する必要があり、その分導入コストが増えたり作業が煩雑になったりする可能性が高まります。
多くの業務の効率化や生産性向上を目指すなら、機能特化型ではなくオールイン型の不動産管理システムが向いています。不動産管理の全業務のデータを一元化できるのが特徴です。
また、不動産管理システムは主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に分類されます。それぞれの特徴をご紹介します。
クラウド型
クラウド型の不動産管理システムは、インターネット上にアクセスして利用します。インターネット環境が整っていれば、あらゆる場所から接続して作業を進められます。
また、クラウド型の不動産管理システムは、サービス提供会社のサーバーに自社の専用領域を設け、万全なセキュリティ対策を施してサーバー内でデータを保管します。
加えて、自社でサーバー管理やメンテナンス、セキュリティ面の強化などの設備が不要なため、初期費用に高額なコストを用意せずに導入できます。
オンプレミス型
オンプレミス型は、自社内にサーバー環境を設けて、システムを構築するタイプです。特徴としてカスタマイズ性の高さが挙げられます。技術を有していれば、自社の課題に応じた仕様に調整でき、扱いやすいのが導入のメリットです。また、自社内ですべての情報を管理するため安心感がある一方で、初期費用やランニングコストが高額になる可能性があります。
クラウド型とは異なり、サーバーや専用機器などの設備投資だけではなく、定期的なメンテナンスやアップデートには人的な負担がかかります。
カスタマイズ性を重視して、自社内で完結したい場合は「オンプレミス型」。コストを抑えながら安全性や利便性を重視するなら「クラウド型」がおすすめです。
法改正にスピード感をもって対応しているか確認
不動産業界は、法律改正や税率変動などの影響によって柔軟な対応が求められます。そのため不動産管理システムを導入しても法改正に対応していなかったり、新法への適応スピードが遅かったりすると、業務に支障をきたす可能性があります。
たとえば、法令に沿った計算システムのアップデートや、新機能の追加が臨機応変に対応できるサポート体制が備わっているか確認が必要です。不動産管理システムのアップデートが定期的に実施されている場合は、公式サイトに更新状況が掲載されていることが多いためチェックしてみましょう。
不動産管理システムの操作性は簡易的か確認
不動産管理システムを選ぶときは操作性も重要です。機能が充実していても管理画面の操作が複雑で一部のスタッフしか使用できなければ、かえって業務の負担が増えてしまいます。
専門知識の有無を問わず、直感的に操作できるかを確認し、手軽なレクチャーやマニュアルで誰でも使用可能になる不動産管理システムを選びましょう。
また、スタッフによって使いやすい管理画面は異なります。画面表示を変更可能な機能があると、効率的な事務作業が実現するでしょう。
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不動産管理システムの最適な導入時期とは？
不動産管理システムの導入は、成約数の増加や、事務作業の効率化、人的ミスの軽減による顧客満足度の向上などに役立ちます。とはいえ、自社への導入は「時期尚早かも」とタイミングに悩む方もいるのではないでしょうか。
自社の業務状況を考慮して、最適な導入時期を判断することが大切です。たとえば、中小規模の不動産会社では、物件や顧客情報などはエクセルや紙でも管理できます。しかし、入力件数の増加が多くなり、従業員の業務に支障をきたす場合は、不動産管理システムの導入を検討してみましょう。
ここでは、不動産管理システムを導入する最適な時期をご紹介します。
従来の管理方法に支障が発生しているとき
自社で取り扱う物件数が増え、従来の管理方法に支障が生じている場合は、不動産管理システムの導入を検討しましょう。エクセルや無料ソフトによる管理では膨大な容量に耐えられないためです。更新スピードに遅延が見られ、業務に悪影響を及ぼすことは避けましょう。
また、無理して使い続けるとデータ消失・ファイルの破損などのトラブルが生じやすくなります。
人員が増減するとき
事業拡大などで増員する場合、ひとつの業務を数名で分担するケースも珍しくありません。
管理用のソフトの中には、エクセルなど同時編集ができないものもあります。データをコピーして個々で使用すれば、破損リスクも高くなるうえ、一元管理も困難です。
退職や異動、人手不足によって人員リソースが確保できない場合、起こりやすいトラブルがデータやシステムの属人化です。一部の担当者のみに業務を任せきりにしていると、退職後に必要なデータを引き出せなかったり、誤った操作で消失したりしかねません。
不動産管理システムで誰もがリアルタイムで情報を更新・閲覧できる環境を構築しておくと、属人化を避けつつ少ない人員で業務にあたれます。
不動産管理システムの導入手順
不動産管理システム導入の手順は、「自社に必要な機能を明確にする」と「予算内のシステムを探す」の2ステップです。
自社の課題をクリアにしたうえで機能を検討する
不動産管理システムを導入することで、どのような課題を解決したいかを明確にします。業務効率化と一口にいっても、部門や担当者が異なれば抱える課題にも違いが生まれます。
まずは業務に携わっている関係者にヒアリングを実施し、現場でどのような課題が生じているか把握しましょう。ただし、洗い出した課題を一度に解決する必要はありません。優先順位をつけて、早急に対処したい課題を中心に、適切な不動産管理システムを探します。
専門業者をリサーチし予算を決める
不動産管理システムを提供している専門業者も複数存在します。予算を組むときは、料金システムやカスタマーサポートの質も考慮することが重要です。仮に初期費用や導入費が抑えられても、充実したサポートを受けられない可能性もあります。
専門業者をリサーチする際に確認しておきたいポイントは、過去の導入実績、問い合わせへの対応スピード（受け付け時間など）です。複数の会社をリサーチしてから、不動産管理システムに投資できる予算を決めましょう。
前述のとおり、クラウド型とオンプレミス型の違いのみでもコストに差が生まれます。両者の料金を同列で考えるのではなく、システムの違いも含めて比較検討することが失敗しないコツです。
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しかし、システムの導入時期や手順がわかって、実際に導入するとなってもうまく運用していけるか不安に思う方も多いのではないでしょうか。そこでシステム導入後のサポートが充実している業務改善システム「いえらぶCLOUD」のサポート体制について紹介します。
システム導入後のサポート体制
いえらぶCLOUDはシステム導入後のサポートに力を入れています。
不動産とITの専門スタッフが対応！
いえらぶCLOUDのご利用に関しては、ホームページ運用から広告掲載などまで、専門スタッフがサポートします。業界の用語や慣習を理解しているかつ、不動産業界とITの分野に特化してシステムを運営してきた弊社ならではのノウハウや知識を熟知したスタッフによるコンサルティングは不動産会社様から高く評価されています。
日々の業務やいえらぶCLOUDに関して気になることがありましたら、些細なことでもお気軽に専用窓口まで問い合わせが可能です。貴社の特性やインターネットの動向も併せてサポートチームが対応します。
定期的なフォローとアップデート
いえらぶCLOUDは日々の不動産業界の動向や、市況変化に基づいて1週間に1回という業界最速のペースで随時アップデートを行っています。これはめまぐるしく変わる不動産業界の法律やお客様の声に対してスピード感を持って対応するためです。さらに変化の速いインターネットの世界でずっと同じことをしていれば同じ成果が出るというわけではありません。そのため専門スタッフが定期的に運用方法や新サービスのご案内をしています。いえらぶCLOUDは導入したら終わりのサービスではありません。お客様と共に成長し、二人三脚で歩んでいけるそんなシステムを目指しています。
不動産管理システムの活用例
ここでは、弊社が提供するクラウド型の不動産管理システム「いえらぶCLOUD」をご利用いただいた口コミをご紹介します。
ホームページの充実と的確な追客で、成約が増えた例
「ホームページのリニューアルと、ポータルサイト連動で、ネットからの成約数が倍増した」
「ブログの継続によって、問い合わせの9割がホームページからになった」
「業者間流通の機能連動で、空室情報の共有がスピードアップし、成約までの時間が短くなった」
業務効率が上がって、残業が激減した例
「賃貸管理で仲介会社との連絡が円滑化して業務に余裕ができ、管理戸数が1.5倍に増やせた」
「広告作成の際の法令などのチェックが簡単にでき、毎日の残業が月に4日にまで減った」
「賃貸管理は経理部と連動し、オーナーごとの収支明細作成時間は8割減になった」
サービスの質が向上したことで、お客様に喜ばれた例
「電子契約とオンライン接客の活用で、当社の経費削減だけでなくお客様の利便性が大幅に向上した」
「LINEとシステムの連動で、お客様とのコミュニケーションが取りやすくなり、喜ばれている」
「VRコンテンツの内見で上京しなくて済むと、学生さんの遠方のご両親に好評をいただいている」
この他にも様々な導入事例をご用意しています。より詳細を確認したい方は以下のページをご覧ください。
▶【導入事例】いえらぶCLOUDの評判・口コミ
「いえらぶCLOUD」は、成約数、業務効率、顧客満足度の3つのアップがはかれる画期的な不動産管理システムです。
導入後もサポート&コンサルの役割を担う専門スタッフが、1社1社のご利用状況や、不動産業界の動向に合わせてサポートを行うため安心です。
事例動画もご用意していますので、ぜひ参考にしてください。
まとめ
本記事では、不動産管理システムの導入方法から、導入する前に確認しておきたいポイントまでを紹介しました。数ある不動産管理システムの中から、自社の課題を解決できる機能をもったシステムを導入することが大切です。
不動産の管理業務の強力な業務支援パートナーとして、ぜひ「いえらぶCLOUD」の導入をご検討ください。
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