反響管理を効率化する3つの方法！システム導入のメリットも紹介
目次
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本記事では、不十分な反響管理によるリスクから反響管理を効率的に行う方法、システムで反響を管理することのメリットまで細かくご紹介します。
効率的な反響管理の方法を知っていただければ、負担を軽減し業務時間を短縮することができます。今後の契約数を左右する内容となっておりますので、ぜひご参考ください。
不十分な反響管理によるリスク
まずはじめに、反響管理が不十分であるとどのようなリスクがあるのかを解説します。
リスク①：見込み客の損失
反響の中には、今すぐ契約をしたいと考えている顧客や内見をしたいと思ってお問い合わせをする顧客もいます。このようなお客様は契約につながりやすいと考えられる”見込み顧客”です。
メール内容に不備があったり、なかなか返信が来なかったりしてしまうと、そのような顧客は他の会社に流れてしまうでしょう。せっかくの契約につなげられるチャンスを逃してしまうことになります。
リスク②：マイナスな評価につながる
メールでの対応に問題があった場合、それが会社の評価を下げてしまう可能性もあります。
そして顧客からの評価はスマホやSNSの普及に伴い多くの人が簡単に知れるようになり、多くの顧客が行きたい店舗を決める際の重要な判断基準になってきています。
顧客からの評価がより大切になってきている中で、マイナスな評価につながる可能性のあることはなるべく減らす必要があります。
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反響管理を効率的に行う方法とは？
不動産の営業において、反響管理は契約に直結するとても重要な作業です。次に、反響管理を効率よく行う方法をご紹介していきます。
方法①：フォルダを分ける
大量に届く反響メールを効率的に管理するには、整理しながら管理をすることが必要です。
そのためには、まずフォルダ機能を活用しメールを振り分けましょう。担当者ごとや、「未対応」「確認中」「対応済み」などの対応状況に分けると分かりやすくなります。また複数のポータルサイトに情報を掲載している場合は、サイトごとにフォルダを分けることで情報の把握がしやすくなります。
このように整理することで、誰もが一度は経験のある見落としを防止することができます。
方法②：テンプレートの活用
反響に対してメールで追客を行う際には、ある程度典型的な文章をテンプレート化してしまうとメールの打ち込み作業の負担を軽減することができます。全てテンプレートで文章を作ってしまうと機械的になってしまったり、内容が少し違ってしまうというリスクがあるので、部分的に活用することをおすすめします。
方法③：顧客ごとの情報管理
顧客情報を管理する方法としては、Excelやスプレッドシートなどがあげられます。そしてこれらは顧客ごとに管理し、担当者が変わってしまった場合でも顧客に合った対応ができるように社内で共有しておく必要があります。
Excelやスプレッドシートは誰でも気軽に扱えるため、システム導入をしていない場合、反響管理に活用している方は多いでしょう。さらにスプレッドシートではExcelと違い、情報がリアルタイムで更新されるため、更新するたびにファイルを共有するという手間が省けます。
しかしこれらのツールでは、顧客数が増えるとデータ量が大きくなってしまい動作が重くなってしまったり、データが破損してしまう恐れがあるため、長期的に顧客情報を管理する場合はデメリットが大きくなってしまう可能性があります。
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メールソフトからシステム管理に移行する3つのメリット！
メリット①：反響を自動で顧客登録できる
システムを利用するメリットの1つ目は、まず何と言っても「自動登録」というところ。ここに議論の余地はないと思います。
弊社調べのとある計測事例では、メールソフトに届いた反響メールの情報を、共用のExcelを立ち上げてから転記を完了するまでにかかった時間は約4分超。さらに「顧客名」「電話番号」「メールアドレス」での名寄せのチェック等含めると、合計で5分はかかることがわかりました。
ところがシステムを使うことでそれが見事に「0」になります。自動で代わりにやってくれるので当然ですね。1件1件は小さくても、積み重なると無視できないボリュームの作業時間が削減されます。
メリット②：溜まったデータを分析できる
・どのポータルサイトからの問い合わせが1番契約率が高いの？
・来店率の高い営業マンは誰？
・追客メールは何通送ればいいの？
など、考えたことは必ずあると思います。反響メールをシステムで管理することによって、反響があった顧客のデータがすべてシステムに溜まっていきます。
例えば、今何となく
・ポータルサイトAは来店率が高い（気がする）！
→もっと物件数を増やそう！
・営業マンBは来店率が高い（と思う）！
→みんなに追客方法をまねさせてみよう。
と経験則に頼った戦略を立てていませんか？でもときどき、「これってあってるのか？」と疑問に感じることはないでしょうか。
ぜひ、システムを使って答え合わせをしてみることをおすすめします。
経験則が一致してれば自信をもって営業できますし、万が一ずれがあっても修正できます。
そのうえ、集計はシステムが自動で行ってくれるので手間いらず。これはやらない手はありません。
メリット③：ポータルサイト反響に自動でメール返信できる
ポータルサイト反響へのサンキューメール、ポータルサイトから送られるものに任せきりになっていないでしょうか。もしそうだとしたら要注意。
なぜならほとんどの顧客は
「SUUMO」で問い合わせたことは覚えていても、「SUUMOの〇〇不動産」で問い合わせたことはあまり覚えていないから
です。そんな中で1時間後に知らないメールアドレスから「お問合せありがとうございました！〇〇不動産です！」とメールが送られてきても、「？」という反応になってしまうかもしれません。
だからこそ、「SUUMOで問い合わせた直後」に「SUUMOでお問合せいただきありがとうございます！〇〇不動産です！」という、自己紹介も兼ねたサンキューメールを送っておくことが非常に重要なんです。弊社の分析によれば、件名に「ポータルサイト名」を入れることで開封率は10％以上アップする、という分析結果もあるくらいです。
※事例としてSUUMOを上げましたが、他のポータルサイトももちろん同様です。
賃貸物件の部屋探し～契約までは約3週間と言われ、年々短くなってきています。
顧客への接触を増やす・放置期間を短縮するといった点でシステムの導入は必須になってきます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
反響管理が不動産業務においてとても重要であることや、従来の管理方法と比べ効率的に反響管理ができる方法があることをお分かりいただけたでしょうか？
ここで上げた3つのポイントのように、反響をシステムで管理することで効率的な反響管理を行うことができ、作業負担も削減することができます。
その結果、システムでは補えない対面での接客業務の質を上げる事もできます。
反響管理のシステムなら、いえらぶの「不動産顧客管理システム」がおすすめです。不動産業に特化した顧客管理システムで、反響管理・追客業務を幅広くカバーしています。
ぜひご検討ください。
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