鍵交換、鍵管理に役立つ知識まとめてみました！
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鍵交換での注意事項
新しく入居者が決まった時、契約された部屋の鍵を交換しますよね。
当たり前の業務かと思いますが…別に前の入居者の退居が完了した時に交換しても良いとは思いませんか？
今回はそんな「鍵」回りの業務について、ノウハウや知識を知りましょう！
鍵交換は入居者の安全のため！
先ほどの「鍵交換は入居時でも退居時でもよいのでは？」というお話。
これは結論から言うと、入居時に行なうのが望ましいです！
鍵交換は、以前の入居者が侵入するなどのリスクをなくし、入居者に安心して過ごしていただくための業務です。
退居時に鍵交換をしてしまっては、入居者が決まるまで管理したり、内見時に持ち出したりする間に紛失してしまうかもしれません。
入居者が鍵交換を嫌がったら？
現在、慣習的に鍵交換費用は入居者に負担してもらうというのが主流です。
（実は鍵交換の費用について、法律で貸主負担か借主負担かは明言されてないんです。）
そのため、初期費用を抑えたい入居者の中には、交換しなくてもいいですという人もいるでしょう。
一応、交換しないで入居することは可能ではあります。
その場合、管理会社としては、入居者にしっかりとリスクを説明した上で、入居者と同意のもとで交換しなかったという覚書を交わしましょう。
しかし、侵入者が入居者に危害を加えるリスクや、建物に損害を与えるリスクもありますので、鍵交換は行なった方が良いです。
強制的に鍵を交換しても良い？
さて、今度は滞納続きの入居者について考えてみましょう。
家賃を支払わない悪質な入居者に対して、強制的に鍵交換をして締め出してしまおう。
そんな荒っぽい強行策を思いつくかもしれませんが、気をつけてください。
これは「自力救済」行為といって、法律の力に頼らずに自分で問題を解決しようとしているわけですが…。
このような状況下で訴訟に発展した場合、ほとんどが貸主の敗訴という結果に終わっています。
さらには損害賠償されてしまうケースも多いです。
前提として「行なってはいけない」という認識を持ちましょう！
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鍵管理の基本とコツ
さて、入居者に鍵を渡したら「鍵」回りの業務はおしまい！…ではないですよね？
次は入居中のスペアキー、つまり合鍵の管理について確認していきましょう。
管理会社で管理しないのが望ましい？
入居者が万が一鍵を紛失したり盗難にあったりした場合に備えて、鍵を管理会社で保管しているケースも多いかと思います。
ただ、リスクを減らす意味で、可能ならば管理会社が保管しない方向で進める方が良いでしょう。
鍵は大家が所有しており、入居者に物件を貸すタイミングで鍵も貸している、というのが基本的な考え方になります。
鍵を管理会社が保管していることに対して不安を感じる入居者がいる事実もありますし、管理会社としても紛失のリスクを抱えることになりますので、家主と入居者で所持している状態の方が望ましいのではないでしょうか？
管理するなら徹底しましょう
そうは言っても家主の意向で鍵を管理して欲しいとお願いされることは多いと思います。
当たり前と思われるかもしれませんが、鍵の管理は徹底して行ないましょう。
・むやみに取り出せる場所に置かない。
・専用の金庫に保管する。
・金庫の周りには防犯カメラをつける。
・台帳をつけて、鍵が何本、誰が持っているのか明確にする。
鍵が紛失、盗難された時のリスクを考えると、やり過ぎだと思ってもやり過ぎることはありません！
まとめ
「鍵」回りの業務は入居者の安全を守るために重要な業務です。
「鍵」が第三者に渡ってしまうリスクをなるべく減らすためにはどうすればよいか、といった視点を大事に業務に望みましょう！
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