家賃管理ははじめが肝心？業務がラクになる家賃の集め方！
目次
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家賃管理で大変なことは？
管理業務の中でも、とても重要なのが“家賃管理”です。
家主にとって、毎月の家賃は重要な収入源ですから、ミスや漏れがないように、しっかりと管理することが求められます。“家賃を管理する”というと簡単そうに聞こえますが、その中身はとても大変なものです。
家賃管理にはどんな業務があるの？
たとえば銀行振込の場合、まず入金明細を確認します。
振込名義を見て、どの入居者から入金があったかを確認し、請求額と照らし合わせます。一つ一つの入金額と請求額を見て、未払いや過払いがないか確認します。
入居者全員分終わったら、過払いがあった入居者には返金を、未払いがあった入居者には家賃の督促をします。
家賃の滞納者に連絡を取り、取れなければ支払期日を明記した督促状を作成して送ります。期日までに支払いがない場合、連帯保証人に連絡をとり、現地に行って確認する必要があります。
それでも支払われなければ、訴訟に発展する場合もあります。
消込作業は量が多く、正確性も求められて大変！
上記のような家賃管理業務の中でも特に大変なのが、消込作業です。
消込作業とは、入居者の入金情報を確認し、請求額と見比べて、正しく支払いが行われたかを一つ一つ確認することです。
入金情報は大量で、ミスが許されないため、確認には非常に手間がかかります。
たとえば、一人の入居者の入金額や請求額だけをとってみても、多くの情報が含まれています。賃料、共益費、管理費、電気代、水道代、引落手数料、日割り分の家賃…といった具合に多くの項目があり、これらを入金額と請求額で突き合わせていきます。
この作業を入居者の人数分だけ繰り返すのですから、膨大な作業量となります。
管理業法で指定されている「資産管理」も大切
2021年に施行された賃貸住宅管理業法で、「賃貸管理会社は入居者が支払った家賃や敷金などを一時的に預かる場合、自社の固有財産と分別して管理すること」と規定されています。
国土交通省は2023年1～2月に全国97社の賃貸住宅管理業者などに立ち入り検査を実施し、59社に是正指導などを行いました。
主な注意事項は「管理受託契約締結時の書面交付義務違反」「書類の備え置き及び閲覧義務違反」「管理受託契約締結前の重要事項説明義務違反」などでしたが、家賃の管理についても注意する必要があります。
滞納者の対応は迅速に
また、入居者の家賃滞納が発覚した場合は、迅速に対応する必要があります。
家主にとって、家賃は重要な収入源ですから、入居者の未納をいつまでも放っておくわけにはいきません。
さきほど、滞納者に連絡をしてつながらなかった場合、督促状を送付する必要があると述べましたが、そこまでを1週間程度で行なうことを目安に、早め早めの対応を心掛ける必要があります。
大家に「滞納者への対応が遅い」、「家賃の回収が円滑でない」という印象を与えないよう注意しましょう。管理会社としての信頼を落とすことになりかねません。
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家賃管理をラクにするには？
さて、家賃管理業務はどうすればラクになるでしょうか？
実はラクにするポイントは、家賃の回収方法にありました。
たとえば、直接入居者のもとに出向いて回収する場合、入居者とコミュニケーションをとり関係性を築くことができます。そうすれば家賃の未納を防ぐことにつながるかもしれません。
一方で、直接足を運ぶ手間や、回収した家賃を持ち歩く危険などを考えると、あまり効率的な方法といえないかもしれません。それに比べて銀行振込は手間を省けて安全かもしれませんが、入居者の振込忘れによる滞納が起こってしまうリスクもあります。
口座自動振替を利用する
では、ほかにはどんな方法があるでしょうか。広く利用されている家賃回収方法として口座自動振替があります。
口座自動振替を行なうと、入居者の銀行口座から指定した日付に、毎月自動的に家賃が引き落とされるようになります。毎月発生する家賃との相性が良く、入居者の振込忘れによる滞納を防ぐことができるので、多くの管理会社が利用しています。
クレジットカード決済を導入する
他にも、クレジットカードで家賃を支払えるようにする方法があります。
さきほどの口座自動振替と同様、滞納忘れを防止するだけではありません。
クレジットカード会社の審査を通った入居者ということは、それだけ支払能力のある、滞納リスクが少ない入居者であると言えます。これは、入居審査時にも参考になる情報と言えます。
収納代行会社に委託する
さらに、収納代行会社に委託するという方法があります。
収納代行サービスとは、大家や管理会社のかわりに家賃の集金を行い、まとめて口座に入金してくれるサービスになります。集金代行サービスとも呼びます。
このサービスには、家賃の回収業務がなくなる以上の大きなメリットがあります。収納代行サービスには、消込作業や督促業務の代行も行われる場合が多いです。
上記に挙げたような家賃管理業務のすべてが代行されれば、他の業務に注力できるため、とても便利なサービスといえます。
まとめ
家賃管理業務をラクにするには、家賃の回収方法を工夫することが鍵となります。注意しなければならないのは、先に述べたサービスは手数料などのお金がかかるものなので、自分に合った回収方法を見つける必要があります。
たとえば水道代や電気代だけ口座自動振替を利用するなど、サービスを賢く利用して、効率良く業務を行なっていきましょう。
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