賃貸管理機能を使う5つの理由
目次
管理戸数が少なくても、賃貸管理機能を使うメリットがある
賃貸管理を始める際.は、紙管理やエクセルでの管理でスタートする管理会社も多いと思います。
お金もかからず、すぐに始めやすいことも紙管理・エクセル管理のメリットです。
それに対して賃貸管理機能は、導入コストがかかって、スタートにも時間がかかることはデメリットかもしれません。
しかし、早いうちから賃貸管理機能を使うことで、管理業務が拡大しても対応していけるメリットもあります。
今回は賃貸管理機能を使うメリットをご紹介します。
①情報を安全に保管できる
サーバーに保管して大事な情報を守る
賃貸管理機能はパソコンやサーバーにデータを保管するため、紙管理・エクセル管理と比べて非常に安全です。
紙はなくしたり汚れたりするリスクもありますし、エクセルも誤動作で削除してしまったり、いきなり開かなくなるなどのトラブルもあります。
管理業務の情報は会社の基盤となるものですので、安心安全に保管することが管理会社の一番重要なタスクともいえるでしょう。
賃貸管理機能は管理会社の情報のデータベースとなります。
②契約書作成の時間を短縮できる
人的ミスをより防ぎやすく
賃貸管理機能を導入することで、契約書作成の時間を圧倒的に短縮できるとともに、作成時のミスを減らすことも可能になります。
賃貸借契約時にはたくさんの契約書類を作成しないといけませんし、一枚ずつ作っていては膨大な時間がかかってしまいます。
また、誤字脱字などの人的ミスが起きる可能性も否定はできません。
賃貸管理機能であれば、一度入力した情報を作成する契約書に反映させることができますし、たくさんの契約書を一気に作ることも可能になります。
契約書作成にかかっていた時間を削減することができれば、より入念に契約の準備をして、入居者はもちろんオーナーの満足度向上にもつながるのではないでしょうか？
③入出金業務の時間を削減できる
管理戸数が増えれば入金確認コストは膨大に
通帳を見て入金があったか確認をする、これが一般的な入金確認の方法だと思います。
しかし管理戸数が増えてくれば増えてくるほど、確認する量は膨大になっていきますし、ミスが起きる可能性も増えていきます。
また、集まった入金額からオーナーへの送金額を計算するのも大変です。オーナーごとに違う条件を考慮してひとつひとつ計算していくのは、考えただけでも途方にくれてしまいそうです。
そんな管理会社こそ、賃貸管理機能を使えば入金確認も一瞬でできますし、オーナーへの送金額も各オーナーの条件に沿って自動で計算されます。
会社によって異なりますが、入出金業務の時間を70%削減することも不可能ではありません。
また、業務削減だけでなくミスの減少にも大きく貢献できるのが賃貸管理機能です。
「管理戸数が少ないから」「まだ賃貸管理機能を入れる規模じゃないから」といって賃貸管理機能を入れないまま進んで、いざ入れるタイミングでは業務が膨大で導入する時間が取れないとなっては目も当てられません。早め早めからの導入をおすすめします。
④ミスを防げる
更新案内漏れは管理会社にとってあってはならないこと
契約が増えれば増えるほど、2年おきの更新業務もお仕事になってきます。
更新の案内や書類の発送、更新費用の計算に精算など、業務も多岐にわたります。
なにより怖いのが更新案内漏れです。紙管理・エクセル管理のままだと、気づかぬうちに更新案内期間を過ぎていないともわかりません。
賃貸管理機能を導入すれば、そろそろ更新の案内をしないといけない賃貸借契約のリストアップもされますし、書類作成や更新費用の計算も簡単にできます。
入居者やオーナーからの信頼を高める
また、クレームや修繕などの対応履歴や対応進捗も賃貸管理機能で管理すれば、対応漏れによるオーナーや入居者の信頼失墜も避けることができます。
賃貸管理機能を導入することで、人的ミスを防ぐことにつながり、結果的に管理会社の信頼度を高めることにつながります。⑤スタッフが入れ替わっても、業務引継ぎがスムーズ
情報の属人化防ぐ
紙管理だと保管場所がどこにあるかわからない、エクセル管理だと関数を作ったりできずエラーが起きたときに対応できないなど、スタッフが入れ替わったときにたくさんの問題が発生することがあります。紙管理・エクセル管理では業務の属人化を避けられません。
賃貸管理機能にデータを入れていけば、操作方法を覚えれば誰でも同じように使うことができますし、データの保管場所に悩むこともありません。
まとめ
賃貸管理機能は業務効率化とミス削減にとても強みを発揮します。
コストはかかりますが、会社の拡大を考えていくと、紙管理・エクセル管理からいち早く切り替えていくことも大事なのではないでしょうか？
賃貸管理機能を導入するメリットは非常に大きいため、まだ導入されていなければぜひとも検討していただければと思います。
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