不動産ソフトのRPA機能とは？業務の効率や精度を高める仕組みについて解説
目次
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不動産業界はインターネットでの情報流通が増えた影響で、扱う物件数や問い合わせの増加に対応するため、社内の作業が大幅に増えています。この状況に具体的に対応できれば、働き方改革も、業務を拡大して売上アップを図ることも可能です。
そこで今回は、不動産ソフトのRPA機能とはどのようなものか、業務の効率や精度を高める仕組みについて解説します。人手不足の解消や、より充実した業務をおこないたいとお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。
RPAとは？
RPAとは｢ロボティック･プロセス･オートメーション｣の略で、パソコンの中のロボットがさまざまな作業を代行し自動化するシステムのことです。
RPAの作業速度は人がパソコンを操作する場合の約3倍で、RPAに置き換えた作業は最終的に、人がおこなった場合の約9倍の生産性になると言われています。
RPAの得意分野は、手順が決まっている単純作業です。例えばデータの登録や転記、アプリ操作、情報収集、自動入力といった作業が得意とされています。
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なぜ不動産業界にRPAが必要なのか
不動産業界にRPAが必要な理由は次のような課題があるためです。
・膨大な業務量
・成果を出すために慢性化している残業
・根強く残るアナログ文化
・ワークライフバランスの悪さによる退職率の多さ
物件情報の登録や更新、売上管理、資料作成などの業務をRPAに代替することで、業務を大幅に削減することができます。そのため、知的業務や顧客対応など、成果に繋がる業務に注力することができます。
業務削減により残業が減り、ワークライフバランスも向上するでしょう。その結果、退職率の減少に繋がり、優秀な人材の流出を防ぐことも期待できます。
また、紙ベースの情報をRPAでデジタル化することで、いつでもどこでも情報を入手することができるようになり、業務に柔軟性が生まれ、生産性や顧客満足度が向上します。
不動産会社の業務効率化問題
まず、手作業で負担となっている業務について、確認をしてみましょう。
関連書類を探す手間
業務支援システムを使っていても、必要なデータを自動的に取り出して参照できなければ、それを探し出す必要があります。
帳票を作成するために必要なデータや、関連する写真を探して当てはめていく作業は、多くの時間を費やしてしまい、非効率的です。
文面を考える手間
物件のおすすめコメントや追客のためのお客様向けの文面は、反響や成約に直接影響する要素なので丁寧に対応しなければならず作成に時間を要します。
また、経験や知識といった熟練度の違いからスタッフによって差が出てきます。
さらに物件のおすすめコメントはターゲットへの認識、追客メッセージは今までの経緯をしっかり把握することも必要です。
社内で追客文書の勉強会を開いたり、マニュアルを作成して対応するなどでクオリティは向上しますが、業務の速度を上げていくのは簡単ではありません。
物出しの手間
物件情報を新規で登録し公開する作業は、時間がかかります。
物件情報やおすすめのコメント、写真データの指定とアップロードなど、時間のかかる作業が多く、さらに、自社で扱うこととなった物件を、ポータルサイトなどに入力する作業も行わなければなりません。1件ずつ手入力で進めていると、大幅な残業となることもあります。
不動産会社の業務の精度問題
人の手でおこなう作業は、どんなに注意をしても漏れやミスをなくすことや、均一な対応は困難です。
漏れやミスチェックが大変
不動産の物件データは、広告規制や宅地建物取引業法、消費者保護法など規制が多いため、間違いに注意する必要があります。そのため、入力後の漏れやミスのチェックに多くの時間と手間をかけなくてはなりません。
しかし、大量の物件情報を扱う中で、ヒューマンエラーを避けることは困難です。
担当不在時の対応ができない
物件や顧客について担当制となっている場合、その担当スタッフが不在の際に、充分な確認や対応の精度が保てない場合があります。
スタッフの不在や休み、退職などの度に、その問題に直面することになります。全スタッフが業務上で均一の対応ができることが、理想と言えるでしょう。
広告チェックが大変
単純な誤字のチェックや修正なら、時間をかければ対応できますが、
専門知識を要する広告チェックの場合は、目視での確認を進めても、精度を上げていくのは大変です。
広告基準を書き出したものと、物件情報画面を突き合わせながら一件ずつ見ていき、正しく直していく作業は、非常に大きな負担となっています。
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RPAを不動産会社が取り入れるメリットと事例
不動産会社がRPAを取り入れるメリットはどんなことがあるのでしょうか。
RPAを導入するメリット
不動産会社がRPAを導入するメリットは次の3つが挙げられます。
・業務の効率化
・ミスの削減
・作業工程や残業の削減
業務の効率化
RPAを導入すると業務効率と生産性が向上します。例えば、手作業で入力していた物件情報のデータベース登録をRPAに代替することで、情報収集から登録までの一連の作業が自動化されます。
時間に余裕ができることで知的な判断が必要な業務や顧客対応など注力したい業務に人的資源を集中することができるでしょう。
ミスの削減
人間は、単純作業を繰り返すことで集中力がなくなり、ミスを起こしやすくなります。顧客情報や物件情報の登録ミスにより、顧客からのクレームに繋がり、重大なトラブルに発展する可能性もあります。
単純作業が得意なRPAは、ミスなく正確に作業を繰り返すことが可能です。人的ミスが抑制されることで業務の質が向上し、精神的にも安心して業務に取り組むことができるでしょう。
作業工数や残業の削減
ルーティンワークや単純作業を繰り返す業務をRPAで自動化することで、人が行う作業が減り、日々の作業工数を大幅に削減することができます。その結果、膨大な業務量をこなす必要がなくなり、労働時間も削減できます。
残業や休日出勤も抑制でき、ワークライフバランスの良い働き方が可能となるでしょう。従業員の残業が減ることでプライベートな時間が増え、ES（従業員満足度）が向上し、会社へのエンゲージメントを高めることも期待できます。
活用事例
不動産業界におけるRPAの活用事例をご紹介します。RPA導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
物件の情報収集
賃貸物件の情報収集でRPAを活用できます。
たとえば不動産情報のネットワークシステム「レインズ」での賃貸物件情報の収集作業にRPAを活用することで、毎日定時に情報収集し収集した情報を担当者へ転送することができます。
RPAを活用することで、業務負担を軽減することができる上、収集した情報を元にマーケティング戦略や経営分析など知的業務に活用することができます。
営業活動の効率化
RPAはマーケティング活動に応用することもできます。
Webサイト上の情報を取得し、その情報を加工して新たな情報を作る「スクレイピング」の機能を使い、ネット上にある情報を自動で収集することが可能です。
競合他社の新しい物件情報や家賃情報、販売価格や市場動向などの情報を幅広く入手でき、マーケティングや経営戦略を検討する際の一助となるでしょう。
紙媒体からシステムへの自動出力
紙媒体の情報でも、RPAを文字認識用のツールと連携させることで自動化が可能です。
FAXや手書き資料での物件情報のやりとりもRPAで自動化できます。手書きでの顧客アンケートなども自動入力が可能なので、事務作業の業務効率が改善できます。
その他の不動産業におけるRPAの活用事例はこちらも参考にしてください。不動産業界のRPAの活用事例！導入のメリットやおすすめのRPAは？
いえらぶCLOUDのRPAらくらくロボシリーズ
・業務のやり方を見直してコスト削減したい
・ルーチンワークで起こるヒューマンエラーをなくしたい
・定型業務から解放されたい
・時間効率･生産性を大幅にアップさせたい
こんな方は、「RPAらくらくロボ」の導入をおすすめします。RPAらくらくロボは、定型業務を自動化するRPAシステムがシリーズ化されたサービスです。
らくらくロボの3つのポイント
数あるRPAシステムの中でも、らくらくロボには次の3つの特徴があります。
不動産業界に特化
らくらくロボは、不動産業界に特化し、不動産のあらゆる業務を自動化することができます。
AI-OCRシステム(光学文字認識機能)と連携することで、複雑な管理や文書のデータ化などすべてRPAが対応することも可能です。RPAで定型業務を自動化することで、人件費削減が期待できます。
保守運用もお任せ
RPAのライセンス発行からシナリオ作成まで、全てに対応します。保守運用まで含まれている（正常に稼働するか管理するサービスまで含まれている）ので、手間や管理費がかからないのも魅力です。
圧倒的低コスト
1シナリオ1万円〜と、低コスト設定なのは大きな魅力です。また、らくらくロボシリーズは業界最多のシナリオのラインナップを展開しており、柔軟に対応可能です。
オーダーメイドもできるので自社に適したシステムを導入することができます。
楽になる業務は大きく2種類
らくらくロボシリーズを導入するとどんな業務が楽になるのでしょうか。楽になる業務は大きく分けて客付け業務と事務作業の2つです。
客付け業務を楽にする
客付け業務において楽になる業務の一例を挙げます。
・作業時間を大幅に削減することで、顧客対応やマーケティングに充てる時間が増え、的確なビジネスチャンスを掴むことができるでしょう。
・Web上の業者間流通サイトの物件情報の抽出を自動でおこない、作業時間を大幅に短縮できます。
・登録中の物件情報の未入力コメントを自動抽出し、最適な文章を自動作成します。ポータルサイト用に調整した文章も作成可能です。
・物元の掲載状況を元に、物件確認から更新作業までワンクリックで完了できます。
事務作業を楽にする
らくらくロボシリーズで事務作業を自動化することで、膨大な作業時間を大幅に削減することができます。例えば、次のような作業はRPAで自動化することができます。
・登録中の物件情報の写真カテゴリーを管理し、漏れの抽出や入力支援をおこないます。カテゴリーを自動判定するため、画像登録作業を90％短縮させることが可能です。
・物件情報の中から、広告基準上で問題になる個所を自動で抽出し、スピーディ―におとり広告のチェックができます。
・更新案内書や収支報告書など、毎月必ず作成する帳票を自動作成します。ひな形も自由に作成できます。
・物件住所の緯度・経度から周辺情報を取得し、周辺のお店や施設を自動で登録します。
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まとめ
本記事では、不動産業界でRPAを導入するメリットや、どのような業務が自動化できるのか、事例とともに解説しました。
不動産業界では、深刻な人材不足が問題となっています。少ないスタッフでも効率的で高パフォーマンスな経営をするためにも、RPAの導入は今後必要不可欠となるでしょう。
さまざまな自動化機能で、業務効率化と精度アップに貢献する「いえらぶCLOUD」を、ぜひご検討ください。
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