賃貸管理業務のIT化・ペーパーレス化について考えてみた
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今は物件を探したり、情報を調べたりするためにインターネットを用いて検索するのは当たり前の世の中になりました。ひと昔前は、本や雑誌の紙媒体が主流でしたので、近年のインターネットの発展は目覚ましいものがあります。
また、パソコンがインターネットの主流でしたが、今ではスマートフォンも登場して、インターネットの検索のシェアはスマートフォンのほうが占めるようにもなってきました。
そんな時代にも関わらず、賃貸管理業界はまだまだアナログな部分が多く残っていると言わざるを得ないのではないでしょうか。
今回は、インターネットやスマホ・パソコンを用いた、賃貸管理業務のIT化・ペーパーレス化について考えていきます。
賃貸管理業務の大まかな流れ
賃貸管理業務の大まかな流れは下記になるでしょう。
もちろん自社で客付を行っていない会社は審査、与信以降からになると思います。
・お部屋探し
・現地案内
・申し込み
・審査、与信
・重要事項説明
・賃貸借契約、更新、解約
・家賃回収、督促業務、オーナーへの収支報告
それぞれについて、検討していきましょう。
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お部屋探し・現地案内
お部屋探しをしている人が不動産会社に行くとまずもらうのは「物件チラシ・マイソク」でしょう。早速、ペーパーの登場です。
しかし、今の時代に本当にチラシという紙でないといけないでしょうか？
例えば、チラシをデータ化しておいて、メールやメッセージツールを用いて送ったり、チラシにする情報をウェブ上で公開したりしていればそれを閲覧してもらうなどすれば、紙は要らなくなりますよね？
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申し込み、審査、与信
入居希望の申し込みを受ける際にも、申込書を入居希望者が記載するケースがまだまだ多いと思います。これも、ウェブ上の入力フォームから入力させれば、紙である必要はなくなります。最近はウェブ上で申込業務・申込対応が行えるサービスも出てきています。
審査、与信に関しても、ネットでの与信申込を行えるようにしている保証会社もあるので、店舗での申込書の記入が必要なくなる時代が来るかもしれません。
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重要事項説明、賃貸借契約、更新、解約
重要事項説明に関しては、業法上でも対面が必須であることが記載されていますが、現在はインターネット重説の導入に向けて国を挙げて進めていますので、非対面でも可能になります。
また、電子契約が進んでいけば、契約書を印刷して押印させることなく、ウェブ上だけで押印まで完了します。
更新・解約のやり取りも、メールやSNSツールで行えば簡単にできますし、電子契約でペーパーレス化も可能でしょう。
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家賃回収、督促業務、オーナーへの収支報告
家賃回収は特に紙が必要な部分はないでしょう。
督促業務においては督促状の作成を行うケースが多いと思いますが、督促状を送る前にSMS等で入居者に支払い意思があるのか、ただ忘れただけではないのかの意思確認を簡単に行うことはできるでしょう。
オーナーへの収支報告も収支報告書を印刷して郵送するのも手間ですので、ウェブ上でオーナーが確認できるようなマイページを作ってあげるなどすれば、ペーパーレス化はもちろん郵送代もなくなります。
まとめ
賃貸管理業務のIT化・ペーパーレス化について考えてきました。
もちろんITを使わずに紙を用いての管理業務を行うことは、昔と同じく可能でしょう。
しかし、現在のようにインターネットが発達した世の中においては、IT化・ペーパーレス化を行ったほうが業務効率化を図れるでしょう。
いきなり変えてしまうのは混乱も大きいと思いますので、変えられるところから順番に変えていって、IT化・ペーパーレス化した管理会社を目指していきましょう。
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