不動産業務全般を円滑にする不動産業務支援システムとは
不動産業務支援システムとは、賃貸管理や売買、仲介会社向けの業務を支援するシステムのことです。広告掲載や反響対応、書類作成などの定型業務の効率化と売上アップに役立ちます。
不動産業務支援システムは、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。
・クラウド型…インターネット上のサーバーにデータを保管するタイプのシステムのことです。PCやタブレットからサーバーにアクセスして利用します。また、データを保存するサーバーの設定や管理はすべて提供会社が行うため初期コストが安価で済みます。現在ではクラウド型が主流になっています。
・オンプレミス型…自社のPCやサーバーにインストールして使用するタイプのシステムのことです。クラウド型と違い、サーバーの管理や設定、メンテナンスなどを自社で行います。また、社外にデータを預けることがないため安心できますが、導入コストは比較的高価です。
いえらぶCLOUDもクラウド型の不動産業務支援システムです。
不動産業務支援システムを導入するメリット
不動産業務支援システムを導入するメリットを目的別に紹介していきます。
業務効率化
業務効率化を目的とする機能は次の8つです。それぞれの機能について、どんなメリットがあるのか紹介します。
不動産コンバーター
不動産コンバーターを利用すれば、複数のポータルサイトの物件登録がワンクリックで完了するため、媒体ごとの再入力の手間を省けます。
また、自社ホームページとも連動することができるため、入力のミスなく円滑に作業することが可能です。
広告表示チェック
広告表示チェック機能は、物件の広告に記載されている内容を自動でチェックする機能です。
不動産広告は、法律やポータルサイトの規約などにより一定の制限を受けています。意図的でなくても、広告に記載できない表現や文字などを使ってしまうこともあるでしょう。目視のチェックは手間がかかり、見落とす可能性もあります。
そこで広告表示チェック機能を利用すれば、不備のある項目をワンクリックで自動で検出することが可能です。入居者が決まった物件も検出できるため、うっかりおとり広告を掲載してしまうことも防止できます。
RPAらくらくロボ
RPAとは、ロボティックプロセスオートメーション（Robotic Process Automation)の略称で、PCで行う業務をロボットが代行するシステムのことです。
RPAらくらくロボは、不動産業界に特化した定型業務を自動化してくれます。例えば、これまで手作業で行っていた物件情報の抽出や登録をらくらくロボが代行してくれます。他には、目視で行っていた物件の空室確認や物件情報の更新、コメント入力など幅広い業務を自動化できます。
定型業務にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーの防止に役立つでしょう。
チラシ作成
「とことんこだわった物件資料を作りたい」という気持ちに応えたチラシ自由編集機能も備わっています。
物件情報がすでに登録されている状態なら、ひな形から簡単にチラシを作成可能です。直観的で分かりやすい操作性で物件や内装の画像位置を自由に決めて加工したり、テキストを入れたりすることもできます。また、設備に関する豊富なアイコンが用意されており、物件のイメージをより分かりやすくすることができます。
PDFとJPGの形式で出力できるため、印刷すれば簡単に紙のチラシができます。店頭に設置するチラシを作りたいときや、接客用に紙の資料を作りたいときに便利です。
間取り図作成
間取り図作成機能を利用すれば、豊富に用意されたパーツからドラッグアンドドロップするだけで簡単に間取り図を作成できます。間取り図作成に時間がかかっていた場合には、浮いた時間を他の業務に充てられるでしょう。また、物件情報と一元管理できるのも便利です。
賃貸管理機能
賃貸管理機能は賃貸管理に関するデータを一元管理できる機能です。賃貸管理業務は細かな業務が多く、担当者でないと詳細を把握していないこともあるでしょう。
そこで、一元管理することで入力や確認などにかける時間を短縮し、紙やエクセルの管理などから生じるヒューマンエラーも防止できます。家賃の入金確認や収支報告書の作成なども簡単に行えます。入居者やオーナーからの問い合わせがあった場合には、担当者が不在でもスムーズに応答できるでしょう。
ぶっかく自動応答
ぶっかく自動応答とは、仲介業務を行っている会社から物件確認の電話がかかってきたときに自動応答できる機能です。
賃貸管理業務を行っている不動産会社では、物件確認への電話対応で業務が中断してしまうことも少なくありません。その点、ぶっかく自動応答を利用することで、他の重要な業務に集中できるようになります。
また、ぶっかく自動応答なら24時間365日いつでも対応できるのもメリットです。つまり、営業時間外の物確電話の取りこぼしができるのです。仲介会社も時間を気にせず物件確認ができるため、両者にとってメリットが大きいです。
電子契約
2022年5月に施行された宅地建物取引業法により、不動産取引の電子化が全面的に可能になりました。いえらぶCLOUDには電子契約を行える「いえらぶサイン」も付いており、紙の契約書のやり取りをせずに賃貸借契約を締結できます。
電子契約なら紙の契約書を作成する場合と比べて事務作業を削減できるのがメリットです。契約書を保管するのにスペースを占有することもありません。従来のように何度も来店してもらって顧客と対面する必要もなく、手間をかけずに契約手続きを行えます。
営業力アップ
営業力アップを目的とする機能は5つです。それぞれの機能にどんなメリットがあるのか見ていきましょう。
ホームページ制作
物件をポータルサイトに掲載するだけでなく、自社ホームページにも掲載することで営業力の強化につながります。なぜなら来店率の高い反響を低コストで獲得できるからです。そして、いえらぶCLOUDのホームページ制作は、不動産に特化したUI/UX設計で、SEO対策なども行えるのが特徴です。
来店予約フォームやローンシミュレーションなども簡単に設置できます。
制作後の運用に関しても心配はありません。管理画面はとても分かりやすく、物件の新規登録やブログ更新などを簡単に行えます。サポート体制も充実しているので、操作方法などで困ったときでも安心です。
VRコンテンツ作成
いえらぶCLOUDにはVRコンテンツ作成機能も備わっています。作成した物件のVRコンテンツをホームページに掲載可能です。仲介業務なら、顧客に物件の雰囲気をイメージしてもらいやすくなるため、反響率アップを見込めます。
賃貸管理業務においてVR内見を導入することは、現在の入居者が退去する前でも物件を案内しやすくなるため、空室期間の短縮につながります。
また、VRコンテンツのデータは物件と一元管理できます。チラシにVRコンテンツのQRコードを貼り付けることも可能です。
業者間流通
いえらぶBBは空室物件の掲載、内見・申込受付など仲介会社とのやりとりを一気通貫で支援する業者間流通プラットフォームです。
業者間流通により、ポータルサイトなどに物件情報が二次掲載されれば、エンドユーザーの目に留まる機会を増やすことができます。二次掲載先から契約につながるケースも珍しくありません。二次掲載によって露出量を増やすことが空室対策になります。
ローカルSEO
ローカルSEOとは、地域名を含む検索キーワードに特化したSEOのことです。地域名を含むキーワードで検索すると、検索結果の上部にマップとキーワードに適合する企業名が表示されます。
検索者の目に留まりやすく、仲介業務において高い集客効果が期待できるでしょう。通常のSEOと違って、実店舗を持たないポータルサイトと競合することもありません。
いえらぶCLOUDのローカルSEOは成果報酬制です。実際に上位表示された場合のみに料金が発生するので、成果が出るまでコストはかかりません。
反響分析
いえらぶCLOUDの反響分析機能では、反響のあった物件に関してエリアや価格帯、路線などを細かく分析できます。これにより反響率の高い物件掲載ができます。
また反響件数だけでなく、契約件数も含めて分析することができます。費用対効果が高いポータルサイトを把握できるため、仲介業務においてより効率的に売上アップを図れます。
顧客満足度向上
仲介業務において顧客満足度向上を目的とする機能は次の4つです。それぞれについて特徴やメリットを見ていきましょう。
顧客管理システム（CRM）
顧客管理システムでは顧客の氏名や連絡先といった基本情報はもちろん、営業担当者ごとの対応状況などを管理できます。また広告掲載の費用対効果など、現状の数字を可視化できるため、予算配分や営業体制の見直しに活用可能です。
追客業務を効率化するのにも便利です。顧客の希望に合致する物件情報を自動で送信する機能やメールの自動返信機能なども付いています。
WEB接客
Web接客とは顧客とオンラインでやり取りする接客方法です。いえらぶCLOUDの「WEB接客」を活用すれば、顧客が店舗に来店しなくても物件に関する説明を行ったり、内覧を実施したりできます。忙しくてなかなか来店できない顧客のニーズに応えることができ、反響数や契約数アップにつなげられるのがメリットです。
重要事項説明などもWeb接客で行うことができます。録画機能が付いているため顧客とのトラブル防止にもつながります。
ライフライン取次
ライフライン取次とは、物件を成約されたお客様へ新居で利用する電気・ガス・インターネット回線などの連絡先の案内を行うことです。これにより、物件を契約した顧客はスムーズに新生活をスタートできます。そして、仲介業務を行う不動産会社にとっては、紹介料を受け取れるという仕組みです。
通常、紹介料は契約成立時にしか受け取れません。しかし、いえらぶCLOUDのライフライン取次であれば、顧客を紹介するだけで紹介料を受け取れるというメリットがあります。
Web申込み
Web申込みは、顧客が入居申込をする際にWeb上で手続きを行えるサービスです。いえらぶBBのWeb申込みなら、申込みだけでなく審査やその後の手続などもWeb上で完結できます。
また、Web申込みで入力された情報は、管理会社や保証会社にも共有される仕組みです。そのため、管理会社や保証会社と細かなやり取りをする必要がなくなります。
これにより、業務効率化を図れるのがメリットです。急な転勤などで急いで引っ越しをしたい顧客にとっても便利でしょう。Web接客やライフライン取次などとの親和性も高く、売上アップにも貢献します。
まとめ
本コラムでは、不動産業務支援システムの基礎知識と、導入するメリットを目的別に解説しました。不動産業務支援システムの導入により、業務効率化と成果の最大化を目指しましょう！
