いえらぶサインの導入によって
契約更新が1日で締結完了

とても早い時期から電子契約を検討されていましたが、どういった考えがあったのでしょうか。

3～4年前から電子契約の導入を検討していました。
というのも、遅かれ早かれ電子契約の波が不動産業界にも来ると思っていて、そこに乗り遅れたくなかったからです。

また、うちは管理会社ですから当然管理物件を増やしていきたいです。しかし、同時に人も増やさないとどうしても業務が回らないところがあります。
不動産業界はご存知の通り「紙」が多く、まだまだアナログで煩雑な業務が残っているから人を増やさざるを得ないんですよね。
電子契約などシステムの導入によって業務の削減ができたら、管理物件が増えた際にも同じ社員数で対応ができるので、デジタル化をできる限り早く進めたいと思っています。

導入にあたって押さえるべきポイントはありますか。

うちは数年前からオーナーさん1人1人にお話をして、電子契約化の承諾を得ていたので比較的スムーズに導入できたんだと思います。
いえらぶサインは使い勝手よく作られていて、作業を覚えるのはそこまで難しくないので、押さえるべきポイントがあるとすればオーナーさんや仲介会社の理解・協力を得るところですね。
なので、導入を検討されている管理会社さんはあらかじめ関係者にお話をしておけば、導入しやすくなるんじゃないでしょうか。

また、電子契約をハードルに感じるオーナーさんには、私たちが代理権をいただいて契約業務を行う提案をしています。こちらも1つポイントかもしれないです。

オールハウス様では、契約の更新業務から電子化されていますよね。

そうですね。契約更新であればオーナーさんの同意があれば比較的簡単に導入できると思い、そちらから始めています。
新規の賃貸借契約は仲介会社が間に入るケースも多く、協力を得るのにそれなりに時間が必要だと感じています。でもこちらも進めていきたいですね。

実際電子化されてみていかがですか。

元々契約書の郵送にはレターパックを利用していて1回につき何百円とかかっていましたが、電子契約なら郵送費がかからないので助かります。
時間的にも、郵送では最短でも1週間かかっていたところ、電子契約なら1日で締結までできると思うので、かなり時間効率が良くなりました。書類のペーパーレス化や封入作業の削減にもつながっていますね。

これまでは書類はどのように保管されていましたか。

契約書はファイリングして、オフィスに保管していましたね。それ以外の書類については、数年前から自社保管分はデータ化するようにしています。以前はなんでもファイリングしていたのですが、保管場所を確保するのも大変なので(笑)
とはいえ結局、契約書は紙で保管する必要があるので、完全なペーパーレスはできていませんでした。

でも紙だと、色々なトラブルが起きやすいですよね。
入居者様とのやり取りの際も、「送ったはずですけど届いてないですか」といったお申し出をいただくことがありました。
電子契約であれば、今誰が作業すべきステータスなのか明確なので確認依頼もしやすく、そういったトラブルも段々減っていくのではないかと思います。

システムを活用して、今後どのような社内体制にしてきたいですか。

管理物件の増加や繁忙期の仕事量の増加にも、人を増やすのではなく1人の作業量を減らすことで対応していきたいです。
管理業務は「人手を割いてやらないといけない仕事」という認識を持っている会社も多いです。
でも人に頼ったやり方は、退職・休職の影響を受けやすかったり、業務レベルに差が出たりしやすいという問題点がありますよね。 なのでオールハウスでは「仕組み」で仕事を作っていきたいと考えています。
電子契約のほかにも、RPAを用いて入力業務を自動化したり、申込み受付を電子化したりしてシステムで仕組みを作っていきたいですね。

不動産業界は、繁忙期と閑散期で業務量が2倍3倍ぐらい変わってくる業界です。
閑散期ベースの人員で繁忙期も苦しまず乗り切れる体制の構築を目指したいので、いえらぶさんの力を引き続きお借りできればと思います。