不動産売買仲介のための不動産管理システムとは？選定・導入時のポイントを解説！
目次
不動産業界でも、「DX」が進みつつあります。
オンラインでの物件検索やVR内見、電子契約など、不動産業務を効率化するサービスも増えてきました。
特に売買仲介においては、IT化を進めることでより迅速かつ手厚い長期追客・継続的な情報提供を実現しやすくなります。
ただ、数ある不動産システムから自社に最適なシステムを選定するのはなかなか難しいものです。
そこで今回は、売買仲介向けに特化してシステムの選定と導入におけるポイントを解説します。
不動産売買仲介向けシステムの導入をお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。
顧客は不動産会社に何を求めている？
顧客はWeb上でさまざまな情報を見つけられる一方で、どの情報が正しいのか、自身が欲しい情報がどこにあるのか判断しづらくなっています。
さらに取引金額も大きいため、不動産売買では「正確な物件情報の共有」「物件に対する詳細な説明」が重視されています。また、重要な取引を任せる相手を選ぶ指針として「親切・丁寧な対応」を見ている方が多いようです。
また、実際に問合せた不動産会社の対応で満足だった点としては「問合せに対するレスポンスが早かった」を挙げる方が66%を占めていました。
求める情報にいつでもどこでもアクセスできるようになり、人に対しても早さを求めるようになっていると考えられます。
出典：2023年版「不動産情報サイト利用者意識アンケート」 調査結果（不動産情報サイト事業者連絡協議会より）
不動産売買仲介向けシステムでできることは？
次に、売買仲介業務のDXに大きく貢献するシステムやサービスをいくつかご紹介します。
売主・買主を集客できるホームページ制作
ネットでの情報収集が主流になりつつある現代においては、顧客が物件や買取りについて調べたときの検索画面に表示されることが重要です。
不動産売買仲介向けシステムでできることとしては、SEO対策をしたホームページ制作があげられます。
このホームページを通じて、売主と買主の双方を効果的に集客することが可能です。物件の魅力を最大限に引き出す写真や動画、担当者のコメントといった詳細な物件情報を掲載することで、サイト訪問者の関心を引き反響につなげます。
ポータルサイト連動
不動産売買仲介向けシステムの中には、大手不動産ポータルサイトとの連動機能を持つものがあります。
この機能を利用すれば、物件情報を一元管理し、さらに複数のポータルサイトに一括で物件情報を配信することが可能です。これにより物件の露出を増やし、より広い範囲の潜在顧客にアプローチすることが可能になります。
長期追客を想定した顧客管理
不動産売買取引は金額が大きく、暮らしにも大きな影響を与えるため、決断までの時間が長くなるケースが多いです。そのため、売買仲介においては長期にわたる追客が売上げアップの鍵を握ります。
不動産売買仲介向けシステムでは、顧客の詳細な情報を管理し、過去のやり取りを記録できます。また、顧客の希望条件に合わせた物件情報の提供や、定期的なフォローアップメールを自動配信する機能も備えています。これにより、顧客との関係を長期にわたって維持し、タイミングが合った際に迅速に対応できる体制を整えることができます。
顧客体験を向上させる不動産売買仲介向けシステム
不動産売買仲介向けシステムの中には、顧客体験に大きく関わるものもあります。
Web接客やオンライン内見、IT重説、電子契約などがその例です。
こういったサービスは店舗まで移動する必要がなく、不動産会社が遠くてもスムーズにやり取りできるといった点で顧客体験を向上させます。
ただし大きな金額が動く売買仲介となると、顧客もオンライン上でやり取りを進めることに対しては慎重になるようです。
実際に行われたアンケートでも、賃貸より売買の顧客の方がオンラインサービスに対して消極的な傾向が見られます。
顧客の反応や状況によって判断する必要がありますが、やり取りがスムーズに進むのは事実です。対応できる顧客の間口を増やす意味でも、オンライン上でやり取りできる環境を整えておくことをオススメします。
不動産売買仲介向けシステムの選び方
不動産売買仲介向けシステムを選ぶ際には、さまざまな視点から自社に合っているサービスなのかを判断していく必要があります。
まずは機能性です。必要な機能がすべて含まれているか、自社の業務フローに柔軟に対応できるかを確認することが重要です。
次に、コストパフォーマンスを見定めます。初期の導入コストだけでなく、運用コストも含めて把握し、予算内で最大の価値を提供するシステムを選びましょう。
ユーザビリティも重要なポイントです。システムが直感的に操作できるか、研修を最小限に抑えて導入できるかどうかで、運用に乗る早さや利用率が大きく変わります。また、サポート体制の充実度の確認も不可欠です。問題が発生した際に迅速かつ適切なサポートを受けられるかどうかで、システム運用の成功を左右します。
また、自社内だけで判断するのが難しい場合は、システムを導入している他社の事例を見てみましょう。
売買仲介会社のシステム導入事例を見てみる
自社のニーズに最適なシステムを見つけるためのチェックリスト
機能性チェック
▢物件管理、顧客管理、契約管理など、必要な基本機能がすべて含まれているか。
▢自社の業務フローに合わせてカスタマイズ可能か。または要望に応えてもらえる柔軟性・開発力があるか。
▢既に利用しているシステムがある場合、データ移管が可能か。
▢VR内見、IT重説、電子契約など、顧客体験に直結するサービスも提供しているか。
▢法改正に都度対応しているか。
コストパフォーマンスチェック
▢初期導入コストと運用コストの総額が予算内に収まるか。
▢基本プランにどの機能が組み込まれているのか。
▢登録したいアカウント数によって料金はどう変化するのか。
ユーザビリティチェック
▢操作が直感的で、システム利用の研修期間を最小限に抑えられるか。
▢モバイル対応しているか。
▢オンプレミス型（インストール型）か、クラウド型か。
サポート体制チェック
▢導入支援、研修プログラムが提供されているか。
▢問題発生時のサポート体制（24/7サポート、チャットサポートなど）が整っているか。
▢コンサルティングサポートが付くか。
不動産売買仲介向けシステムの導入を検討する時期
不動産会社がシステム導入を検討する時期は、賃貸仲介業であれば繁忙期に合わせて導入を検討することが多いです。1～3月の繁忙期に向けて秋ごろにシステムを検討したり、繁忙期間の反省を踏まえて年度の始めにシステムを変えたりといったタイミングがあります。
では、1~3月の繁忙期にあまり影響されない売買仲介会社は、どういったタイミングで検討するのが良いのでしょうか。
従来の業務や案件管理に課題があるとき
取り扱う物件数や案件数が増えて、今までの業務フローでは作業が追いつかない・漏れが発生するといった課題が生じた場合は、システムを活用して課題解決できる可能性が高いです。
特に売買仲介会社であれば、契約時の承認フローが細かく設けられている場合が多く、進捗管理が大変です。
次に誰が何をすれば案件が進むのか、一目で分かるようにシステムで管理することをオススメします。
商談の枯渇が続いたとき
売買取引には、SUUMOやHOME'Sといったポータルサイトに物件を掲載して買主からの反響を狙ったり、一括査定サイトの反響から売主にアプローチしたりと、いくつかの反響獲得方法があります。
しかしポータルサイトや一括査定サイトから反響が来ても、競合他社との競争もあり自社で商談する案件になるとは限りません。
また売買であれば検討期間も長くなるので、1人の顧客に対して長期的に追客する必要があります。今すぐに売買を考えていない顧客にも追客を続けて、売買のニーズが顕在化したときに相談をもらえる関係値作りも大切です。
こういった理由から、常に商談を抱えるのは難しいかと思います。
社内の営業人員に対して案件が枯渇しているなと感じたら、集客・追客どちらも見直す余地があります。
自社のホームページを制作して、周辺エリアで売買を考えている顧客にアプローチできると、他社と競争しない自社だけの反響を獲得することができます。
また今すぐ売買取引するニーズのない顧客に対しては、自動でメール配信したり物件提案したりといった追客ができると、案件化率が高まります。
賃貸仲介と比べると1件の成約で多額の売上げにつながる売買仲介。
成約の可能性を高めるため、特に集客と追客で課題を感じたら早めにシステム導入を検討してみましょう。
導入のステップと計画
不動産売買仲介向けシステムの導入は、何より計画的に進めることが成功の鍵です。
まず計画段階では、現状生じている課題と目標を明確にし、それに基づいて必要な機能や条件を決めます。
次に選定段階です。チェックリストを用いて複数のシステムを評価し、最適なものを選びます。
基幹システムを任せるので、実際に営業担当と話をしてみて信頼できそうか、情熱があるかといった人柄を見てみるのも良いでしょう。
導入段階では、選定したシステムの導入計画を立て、段階的に実施します。この段階では、社内の関係者やシステムの開発業者と密に連携を取っていくことが大切です。
最後の評価段階では、導入したシステムがビジネスの目標に対してどの程度効果を発揮しているかを評価し、必要に応じて調整を行います。
業務時間がどれほど短縮されたか、月単位で成約件数が増えたかといった数字を見てみると判断しやすいです。
不動産売買仲介向けシステムの活用例
ここでは、弊社が提供しているクラウド型の不動産業務支援システム「いえらぶCLOUD」をご利用いただいた口コミをご紹介します。
集客・追客の質が向上し、成約件数が増えた例
「ホームページを公開した11月は15件の反響を獲得できました。去年の同月は5件ほどだったので3倍になっています。特に売却の反響は受託に繋がる割合も高いので、かなり効果を感じていますね。」
「知り合いからの紹介を除くと99％がホームページからの問い合わせになっているので、ポータルサイトはほとんど使っていないです。売買物件はポータルサイトから反響を取るのがなかなか難しいので、ホームページ集客できているのは助かっています。」
「お正月や年末年始のご挨拶のメールを全員に送るじゃないですか。そうすると、全然連絡がとれなかったお客様から『いつもありがとうございます』という連絡がきて、そこからまたやり取りをするようになることも意外と多いんですよ。定期的に物件情報を送り続けていると、いつも連絡してくれたからという理由で購入していただけることもあります。」
業務効率化に成功し、時間や人員のコスト削減に成功した例
「顧客管理システムを活用してメール追客を自動化することで、繁忙期の残業をほとんどなくせています。特に忙しい日でも、残業時間は2時間ほどです。業務時間を大幅に減らせたうえに、数パーセントではありますが来店率も改善しています。追客を自動化したことで、新人でも追客の質を一定以上に保てているのが大きいですね。」
「1つの物件を入力する際に、すべて手入力でやっていたら1時間ほどかかると思うのですが、いえらぶCLOUDを使えば15分程度で完了します。物件入力の補助機能が充実しているのは助かりますね。空いた時間はお客様の顧客管理と情報収集の時間にあてています。」
「今までは顧客登録をする際に、メールから反響が来たお客様の情報を一から記入していました。しかし、いえらぶCLOUDではお客様の名前や、メールアドレスなどの情報を自動で取り込んでくれます。営業スタッフは入力作業に費やす時間を大幅に短縮することができ、その浮いた時間を追客に充てることが可能になりました。」
まとめ
今回は、不動産売買仲介向けシステムの選定・導入時のポイントについてご紹介しました。
不動産業務、しいては売買仲介に特化したシステムに限っても、世の中にはサービスがありふれています。自社にあったサービスを選ぶために、今回ご紹介したポイントがお役に立てば幸いです。
また上記の口コミをいただいた「いえらぶCLOUD」にも、売買仲介業務を支える機能が充実しています。
システム導入を検討している方は、ぜひご覧ください。
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