不動産向け！電子契約システムを選ぶ際のチェックポイント3選
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不動産取引の契約業務をオンライン化するにあたり、新しく電子契約システムの導入を検討している不動産会社は多いのではないでしょうか。
今回は、不動産会社が電子契約システムを選ぶときのチェックポイントについて、法律に関する注意事項を含めて詳しく解説します。
不動産業界における電子契約の詳細はこちら↓ 不動産賃貸借での電子契約解禁はいつから？メリットや注意点を解説
大きく分けると電子契約システムの種類はたった2つ
不動産会社が導入する電子契約システムには、大きく2つの種類があります。
1つは「電子契約のベンダーが提供しているシステム」、もう1つは「不動産テック企業がオプションで提供している電子契約システム」です。
2つの大きな違いは、不動産の電子契約に特化しているかどうかです。
電子契約ベンダーのサービス
電子契約ベンダーのサービスとは、電子契約システム単体で利用できるサービスのことで、「クラウドサイン」「電子印鑑GMOサイン」「ドキュサイン」などが有名です。
独立したシステムであるため、ご利用中の基幹システムの種類などを気にすることなく、導入することが可能です。
不動産テック企業のサービス
一方、不動産テック企業の電子契約サービスは、各社のサービスのオプション機能の1つとして提供されています。
不動産業務に特化した他の機能とも連携しているため、不動産会社にとってはさまざまなメリットがあります。
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不動産専門のシステムを選ぶ4つのメリット
不動産会社が、不動産テック企業の電子契約サービスを導入するメリットを4つ紹介します。
①電子契約のためのデータ入力を大幅省略
②データ連携によって転記ミスを防止
③不動産取引の業務フローに沿った進捗管理ができる
④締結した契約書のデータを基幹システムで一元管理できる
①電子契約のためのデータ入力を大幅省略
不動産業務の基幹システムとデータ連携しているシステムなら、電子契約を行うためのデータ入力を大幅に省略できます。
基幹システムに登録したデータをそのまま利用できるため、複数のシステムに対して同じデータを入力する手間をかけずに電子契約を行うことができます。
②データ連携によって転記ミスを防止
基幹システムとデータ連携していることで、2重入力にかかる時間の省略だけでなく、複数システム間でのデータの転記ミスを防止できることもメリットです。
③不動産取引の業務フローに沿った進捗管理ができる
不動産取引の電子契約に特化して開発されたサービスは、契約締結までの進捗管理の項目が不動産会社の業務フローに沿った内容で用意されていることもあります。
書面での契約と電子契約は、契約締結までの業務フローが大きく異なります。さらに、不動産の契約フローは、家主・契約者・仲介会社・宅建士・連帯保証人など関係者が多く複雑なフローになることも多いです。
電子契約の新しい業務フローを整備していくにあたって、不動産業務に沿った進捗管理ができることはメリットになります。
④締結した契約書のデータを基幹システムで一元管理できる
締結済みの契約書の保管についてもメリットがあります。それは、電子署名をした締結済みの契約書のデータを、基幹システムに登録している契約のデータと一元管理ができるという点です。
システムによっては、締結済みの契約の契約書のデータが自動で基幹システムに格納されるものもあります。電子化によって契約書の管理方法が変わる場合、データの紛失や保管ミスが起こるリスクがありますが、基幹システムと連携して保管できれば一安心です。
不動産の契約は契約書以外にも複数の書類が発生することも多いため、保管方法まで含めてシステムの利用方法を検討していきましょう。
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関連する法律と3つのチェックポイント
契約業務は法律が関係するため、オンライン化する場合にも注意すべき法律がいくつかあります。
しかし、いずれも利用する電子契約のシステムで法律の対応が考慮されていれば問題ないと言えますので、システムを選定するときに確認することをおすすめします。
①電子署名法に沿った契約ができるか
電子署名法とは、「法的効力のある電子契約はどんなものなのか」を定めた法律です。法的効力のある電子契約の条件を満たしていない場合、もし裁判になった場合に契約として認められません。
重要なポイントは、第2条の「本人が電子署名を押したこと」と、「改変されていないことがわかること」を満たす方法で電子契約ができるかどうかです。
このポイントを満たした電子署名ができるシステムであるかを確認しましょう。
法務省が、公式に認定された会社の一覧を公開しています。認定された会社のサービスであれば、より信頼性の高い電子署名ができます。
国から認定を受けている会社（2022年4月時点）
・弁護士ドットコム株式会社
・アイテック阪急阪神株式会社
・アドビ株式会社
・GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
・ContractS株式会社
・日鉄日立システムエンジニアリング株式会社
・株式会社ワンビシアーカイブズ
※参照：電子署名法に基づく特定認証業務の認定について | 法務省
※参照：電子署名及び認証業務に関する法律 | e-Gov法令検索
②電子帳簿保存法に沿って契約書のデータを保管できるか
電子帳簿保存法とは、「帳票を電子データで保管する際に守らなければいけないこと」を定めた法律です。対象は、国税関係（所得税、法人税など）の帳簿・書類とされていて、不動産の取引においては決算書や契約書が該当します。
電子契約で締結した契約書のデータは、電子帳簿保存法を満たした形式で電子的に保管することが義務付けられているため、注意してください。
電子帳簿保存法の重要なポイントは、電子ファイルの契約書が改ざんされていないことを証明できることです。ファイルの保管を電子契約システムで行う場合は、電子帳簿保存法に沿って保管できるシステムを選ぶといいでしょう。
電子契約システムで担保できない場合は、電子ファイルの保管については電子帳簿保存法に沿った書類管理システムを利用する方法もあります。ご利用中の基幹システムが電子帳簿保存法に対応していれば、基幹システムでの保管で問題ありません。
※参照：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 | e-Gov法令検索
③認定タイムスタンプを付与できるか
データが改変されていないことを証明できる電子契約を行うには、「認定タイムスタンプ」を付与できるシステムを利用することがおすすめです。
「認定タイムスタンプ」とは、国から認定された事業者のタイムスタンプのことで、信頼性が保証されています。
認定タイムスタンプを付与できる事業者は限られていますので、法律に準拠した電子契約を行いたい場合は、認定タイムスタンプを付与できるかどうかがシステム選定の大きなチェックポイントです。
日本データ通信協会が認定タイムスタンプを付与できる事業者のリストを公開していますので、ご確認ください。
不動産業務に特化した「いえらぶサイン」がオススメ
いえらぶGROUPが提供する電子契約システム「いえらぶサイン」なら、不動産業務にも法律にも沿った電子契約が可能です。
基幹システムとのデータ連携によって業務が効率化できるだけでなく、「クラウドサイン」や「電子印鑑GMOサイン」と連携しているので、法律への対応も心配ありません。
チェックポイントでご紹介した、法律に準拠した電子署名や認定タイムスタンプの付与に対応した電子契約を結ぶことができます。
不動産特化型電子契約システムの導入の際には、ぜひ「いえらぶサイン」の導入をご検討ください！
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