不動産管理会社で業務支援ツールを導入するメリットとは？
最近では、無駄をなくし生産性の向上や業務効率化を目指す企業は増えてきています。
その中でも不動産管理会社の業務内容は多岐に渡り、社内体制を整えていく必要があると言われています。
今回は現在不動産管理会社が抱える問題点や、業務支援ツールを導入するメリットなどをお伝えします。
不動産管理会社の業務内容
不動産管理会社には大きく分けて入居者対応・空室募集・物件の維持管理・オーナー対応があります。
入居者対応にはクレーム対応などをおこない、オーナー様と入居者が円満にいく住環境を整えます。
空室がある場合は入居者を募集し、入居者が決まったら契約手続きまでおこないます。
物件の維持管理としては、オーナー様に代わって物件の維持・管理・メンテナンスをおこないます。
共有部分の清掃や敷地内の除草、修理が必要な部分がないかの確認、外壁など劣化している箇所がないかチェックします。
オーナー対応には、オーナー様に対して取りまとめた家賃の送金や送金明細書の郵送などの業務があります。
ほかにも退去者が出たときの原状回復工事の提案、大規模修繕工事の提案などをする必要があります。
不動産管理会社が抱える問題点
入居希望者は空室物件情報などを見て、電話による物件確認連絡の問い合わせをすることが多いです。
たとえば、「あの広告の物件はまだ空室か」など、1分程度で終わる電話が一日に何十件、何百件とあります。
このような電話対応に一日の多くの時間がとられてしまいます。
また繁忙期の1～4月は、休み明け出勤するとファックスや電話が多く残されており、その処理に追われてほかの業務が進まないことが起こるほか、忙しさのあまりミスを引き起こしてしまう原因にもなります。
また不動産業は顧客の都合に合わせて仕事しなくてはいけないので、残業が多くなりがちで、業務の効率化が進んでいないと言われています。
一般的に250～300戸程度が適切に管理できる戸数とも言われており、それを超える戸数を担当してしまうと、忙しさに追われサービスの質も落ちてしまいます。
細やかな業務ができなければ、オーナー様からの信頼を失い他社に切り替えてしまうという事態を引き起こすでしょう。
管理業務が効率化されれば一人当たりの担当の管理戸数を増やし、なおかつ質の良いサービスが提供できるということにつながるのです。
さらに規定の就業時間内で、より多くの業務をこなせるというパフォーマンス向上にもつながります。
不動産管理会社の業務効率化は、取り組まなければいけない大きなテーマと言えるでしょう。
不動産管理会社で業務支援ツールを導入するメリットとは
「そもそも業務支援ツールってどんなものなのか分からない」という方もいるでしょう。
業務支援ツールとは、文字通り業務を支援するツールのことです。
不動産管理業務を自動化し、サポートしてくれるツールで賃貸管理やチラシを自由に作成できる機能があるシステムもあります。
業務支援ツール利用することによって、日々の業務を自動化し効率化できるため、より質の良いサービスの提供ができるのです。
＜業務支援ツールの選び方＞
自社の業務内容に合う業務支援ツールを探す必要がありますが、種類が多すぎて何がいいのか分からなかったり、自社の業務内容に合わないツールを選んでしまう危険性があるのが現状です。
選び方のポイントとしては、最初に今一番手間のかかっている業務を洗い出すことです。
それを解決してくれる機能が備わっているツールを導入すると良いでしょう。
また業務支援ツール導入にはコストがかかるので、高機能でもツールが使いこなせないのでは無駄になってしまいます。
自社の業務内容に合っているかどうか、チェックするのを忘れないでくださいね。
ほかにも、導入したあとのサポート体制は整っているかも重要なポイントです。
業務支援ツールでよく起こる失敗例として、「多機能なツールに惹かれて導入したが、難しくて使いこなせなかった」というものです。
そのような事態を避けるために、サポート体制が整っているかどうかはチェックしたいポイントです。
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業務の流れを意識して作られているので直感的に利用できますよ。
さまざまな機能がある中で一番人気の機能が、「ぶっかく自動応答機能」です。
ぶっかく自動応答とは、仲介会社から入る物件確認の電話に自動音声で対応する機能です。
物件確認の電話への対応コストを大幅に減らすことができ、仲介会社は営業日や時間を気にせず物件確認ができるのでとても便利な機能ですよ。
もちろん導入後のサポート体制も整っています。
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まとめ
不動産管理会社が抱える問題点はさまざまですが、業務支援ツールを活用して解決できる問題もあります。
現在抱えている問題を洗い出し、自社に合ったツールを導入して業務効率化につなげましょう。
いえらぶCLOUDでは管理会社様向けのツール以外にも、仲介会社様向けのツールもありますよ。
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