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【電子契約】選ぶポイントと3つの無料システムをご紹介!

昨今、とくに増えてきている「電子契約」。

電子契約システムを導入する前にシステムの選び方や、とくに無料の電子契約を利用する際の注意点について知りたいと思う事業者も多いでしょう。

そこで今回は、電子契約システムを導入する前に知っておきたい情報やメリットをご紹介します。

電子契約の基本知識と無料の電子契約システム3選

不動産業界には電子契約システムの導入をしていない会社も多く、まだまだIT化が浸透していない現状があります。

他の業界ではITシステムの導入などの参入が早く、業務の効率化を実現していますが、不動産業界は未だに導入が浸透していない印象です。

しかし、昨今はコロナ禍をきっかけに、オンラインでの接客や電子契約を取り入れる不動産会社が増加しており、今後は不動産業界もIT化が進んでいくものと予想されます。

電子契約の基本知識と無料の電子契約システム3選

<電子契約とは>

そもそも電子契約とは、「オンライン上で契約締結が可能なシステム」のことです。

電子契約システムを導入することができれば、紙での契約締結の必要がなく、保管場所の問題や契約書作成の時間を効率的に削減できるメリットがあります。

<電子契約はいつ解禁される?>

電子契約が全面解禁は、「2022年5月」に予定されています。

現在の電子契約はほぼすべての契約で締結が可能ですが、定期借地契約と定期借家契約については、まだ解禁されていない状況です。

そのほかの契約は、書面が必要になる場合などもあるため、十分注意して電子契約の締結をおこなう必要があります。

>>不動産会社が電子契約を導入する前に知っておきたい法律とメリットについて

<無料の電子契約システム3選>

電子契約のシステムには無料で利用できるものもあります。

ここでは、無料の電子契約システムを2つご紹介します。

①Adobe sign

無料の電子契約システムを提供しているAdobe signはAdobeが運営する電子契約システムで、デスクトップアプリを使い「月に2回」まで無料で利用することが可能です。

ソニー銀行やHITACHI、RICOHなど、多くの大手企業が導入しているため、安心して利用できます。

②NINJA SIGN

NINJA SIGNは無料プランもありますので、有料プランに加入しなくても利用できる電子契約システムです。

無料プランでは「タイムスタンプ」機能が使用できませんが、契約書の雛形を登録しておけるプランが無料で使用可能です。

株式会社リンガーハットやビックマック株式会社、inter Race株式会社などがNINJA SIGNを導入しています。

③BtoBプラットフォーム契約書

無料で利用できるプランは「毎月5件」までの電子契約が可能で、タイムスタンプ機能が使用できます。

BtoBプラットフォーム契約書の大きな特徴として、無料プランでもアカウント数が無制限な点が大きいでしょう。

クリナップ株式会社や株式会社サイバーエージェントなどが、BtoBプラットフォーム契約書を導入しています。

無料の電子契約システムを利用する際の注意点

ここでは、無料電子契約システムの注意点を解説します。

有料のシステムと比較して、どのような注意点があるのかみてみましょう。

無料の電子契約サービスを利用するの注意点

<契約できる件数が制限されている>

無料の電子契約の場合は、「毎月5件」や「月に2回」など、利用できる回数が制限されていることが多いです。

そのため、無料の電子契約システムを利用して業務をおこなうとなると、件数が足りずに業務がスムーズにいかない可能性があります。

<便利機能が使用できない>

無料の電子契約システムの場合は、電子署名機能や取引先への送信機能は搭載されていても、自由にカスタマイズが可能なワークフロー機能など、契約業務全般を効率化する機能は利用できません。

電子署名だけに利用するなら問題はありませんが、契約書の更新や管理をおこなうなら、無料の電子契約システムでは十分に活用はできないでしょう。

<取引先に負担を強いることがある>

これは無料システムに限ったことではありませんが、製品によっては電子証明書を発行する際に料金がかかるものがあります。

この電子証明書発行料金が、取引先の負担となってしまう可能性があるので事前に確認しておきましょう。

また、自社内の契約フローが電子化されることで、取引先も手続きの流れが変更になるかもしれません。

取引先にかかる負担面についてもしっかり検討しましょう。

<無料の電子契約システムをうまく活用しよう!>

無料プランは、有料プランと比較するとできないことが多くあります。

そもそも有料版のお試し期間として設けられていることが多いので、まずは無料版を使用することで、ストレスなく段階的に電子契約の運用に移行することをおすすめします。

>>不動産の電子契約のメリットやデメリットとは?

電子契約の選び方のポイント

電子契約を導入しようと思っても、複数の会社が存在しているため迷うことが多いのではないでしょうか?

導入したあとに後悔しないためにも、どの部分を重要視すべきなのか明確にする必要があります。

電子契約の選び方のポイント

<ポイント①必要な機能が備わっているか>

電子契約を利用する際には、契約者との直接契約だけではなく、家主と契約者間での契約や、仲介会社を挟んだ契約などもおこなう必要があるでしょう。

実際に日々の業務でどのような対応が必要になるのか明確にしたうえで、利用する電子契約システムを選ぶと良いでしょう。

<ポイント②セキュリティ対策は万全か>

電子契約の情報は社内ではなく、事業者のサーバーにデータを保存することになります。

そのため、セキュリティ対策が万全におこなわれている電子契約でなければ、不正アクセスされたり情報漏洩をしてしまう危険性も。

電子署名やタイムスタンプ、アクセス制御や操作ログの管理など、きちんとしたセキュリティ対策が取られているかどうかも重要なポイントです。

<電子契約ならいえらぶCLOUDがおすすめ>

電子契約を活用するなら、いえらぶCLOUDのいえらぶ電子契約がおすすめです。

いえらぶ電子契約には、以下の特徴があります。

①さまざまな契約フローに対応できる

いえらぶ電子契約は、管理会社ごとに異なる、様々な契約フローに対応しています。

契約者との直接契約だけでなく、家主と契約者間での契約や、仲介会社を挟んだ契約などにも対応可能です。

実務に寄り沿った設計となっています。

②物確から契約まで一気通貫でサポート

リーシング・管理機能とデータ連携しているため、途切れが無くリアルタイムな情報の受け渡しを実現しています。

煩雑なデータ入力は必要なくなり、一度の入力で物件確認から契約・更新までの一連の業務を効率化できます。

③安心安全のセキュリティ

いえらぶ電子契約は「クラウドサイン」を提供する弁護士ドットコム株式会社と共同開発されたシステムです。

「クラウドサイン」が誇る最新技術によって、お客様の「契約書」という重要なデータをお守りしています。

さらに、いえらぶ電子契約では以下の作業の負担を軽減できます。

①情報入力

一度いえらぶCLOUDに入力した情報を使い回すことができるため、逐一情報を入力する手間がかかりません。

必要書類の洗い出しや作成といった事前作業もなく、スムーズに契約作業に入ることができます。

②署名・押印の依頼

複数人の署名・押印が必要な場合でもメールを一度送信するだけで依頼が完了します。

ひとり署名が完了したら、自動的に次の人にメールが転送されます。

警告によって押印漏れも防ぐので、メールの再送信も必要ありません。

③契約更新・解約

毎月おこなう契約更新・解約対応を自動化するので、定例業務に割く時間がなくなり、対応漏れも防ぎます。

契約更新時には対象の契約が自動でリストアップされ、更新意思の確認、更新契約書の送付まで自動でおこなわれます。

まとめ

今回は、電子契約の導入を検討している事業者の方に向けて、無料の電子契約システムや電子契約の選び方をご紹介しました。

電子契約システムを導入するなら、いえらぶCLOUDがおすすめです!

いえらぶCLOUDには、いえらぶ電子契約のほか、Web接客やポータル連動機能があります。

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この記事を書いた人いえらぶコラム編集部

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