取材

【らくらく賃貸管理 お客様の声】口コミで評判!複数店舗での情報共有が円滑に!埼玉県で14拠点を構える株式会社住協様の活用事例

埼玉県に14拠点を持つ株式会社住協様に、2020年10月に導入いただいた賃貸管理システム「らくらく賃貸管理(以下らくちん)」について取材させていただきました。

今回は、小手指支店と東久留米支店の入力ご担当者様にお話を伺いました。

【この記事のまとめ】
■らくらく賃貸管理システム「らくちん」の良いところ

・情報の確認がすぐできるようになった
・登録していた情報を呼び出して最新の情報に書き換えるのが楽に
・支店間共有がしやすくなった
・支店間で異なっていた管理方法を統一化できる

らくちんの導入経緯

ー早速ですがらくちんに関してお聞きできればと思います。よろしくお願いします。
実際にらくちんは、どの程度使っていただいていますか?

ご担当者様:今は2週間に1回か、月に数回開く感じで活用しています。
管理物件の情報はまだ全部は入れられてないですが・・・

ーそうなのですね。ありがとうございます!
業務の中でらくちんを開くタイミングは、どのようなタイミングになるのでしょうか?

ご担当者様:現状としては入力作業を進めるために開くことが多いですね。 あとは、契約の更新とか解約のタイミングで必ず開くので、月初めに必ず開くと思います。

ー導入経緯についてお聞きしたいのですが、らくちんの導入前まではどのように情報を管理されていたのでしょうか?

ご担当者様:特にシステムを使っていたわけではなく、パソコンに情報を打ち込んで、都度保存をしていくようなやり方でした。 一人で作業を行っていましたね。

ー住協様の場合、複数店舗があると思いますが、どの店舗でも管理方法は同じですか?

ご担当者様:支社ごとに管理方法は異なります。しかしシステムを入れることによって、支社ごとの管理も統一できそうだと感じています。

今までは支店間での異動があったときに、履歴が残っていないこともあったりしました。データも紙も残ってないと履歴の確認が取れないく、業務に支障をきたしていました。

実際にそういった課題を体験していたので、管理環境を統一化したいと以前から思っていました。

ー支店異動以外に前の管理方法だと大変なことは何ですか?

ご担当者様:お客様から「〇〇の件」とお問い合わせがあったときに、何のことかすぐに分からないことがありました。

ーそうなんですね。管理会社様は1日に何件も電話はかかってくるとよく聞くので、とても大変ですよね。

ご担当者様:そうなんです、お客様への対応はとても大変です。
なので、システム入れるという話が社内で挙がった時はすごくうれしかったです。やっと来たかって感じでした。

今の支店に移動してきた時には、履歴が残っていないこともあって、お客様一人一人に電話で確認をとって、リストアップしてまとめてたんです。その作業に1年くらいかかりました。

他の支店の方に相談しても、この大変さが伝わりにくくて意味がなかったんですが、らくちんを導入したことで他の支店の人に共有するのも、今後楽になりそうだと感じています。

ーそうだったんですね。お一人だと情報の漏れがあったとしても助け合いができないですもんね。

ご担当者様:そうなんです。なのでらくちんを通じて支店間でもリマインドしあえるようになればいいなと思っています。


らくちんを利用してみての変化

ーらくちんを導入してから変わったところってありますか?

ご担当者様:一番変わったのは、探したい情報がすぐに手に入るようになったことですね。お客様から問い合わせがあったときに、トップ画面から検索をかければ、賃貸借契約に紐づいて書類の情報や応対履歴が出てくるので、探したい情報が簡単に手に入るようになりました。

ー入居者様の名前で検索をすれば、関連する情報がすぐ出てきますよね。

ご担当者様:そうなんです。前までは一回一回状況確認のために席から立って、情報を確認しに行ってと5分くらいかかってしまっていた作業が、らくちんを導入したことで数秒で確認できるようになったのですごく楽になりました。

ーお役に立てていてうれしいです。ありがとうございます。

ご担当者様:以前フリーソフトでやっていた時は、お客様の情報を呼び出すこともできず、イチから入力していたけど、それが改善されました。
既に登録してあるのは当たり前ですけど呼び出してそこに追記すればいいだけなので、管理もしやすく入力もしやすいですね。

ー業務の改善に貢献できていて、良かったです。 Excelからシステムに変えることのメリットの一つですね。
入力されていて質問や不明点も出てきたと思うのですが、サポートデスクは利用されましたか?

ご担当者様:いいえ。実はサポートはまだ利用していません。小手指支店の方で、いえらぶさんに聞いてくれた内容を共有してもらっていたので。

ーそうだったのですね。らくちんを利用する中でご不明点があれば、是非利用してみてください。

ご担当者様:そうですね、利用してみます。


らくちんへの要望

ーこれが出来るようになったらいいと思うところはありますか?

ご担当者様:要望というよりは質問になるんですけど、マスタ登録って最初からしておいた方が楽ですか?

ーはい。最初から登録をしてもらった方が楽ですね!
物件情報や契約情報の登録時に、マスタ登録でよく使う項目や特約、供託所の情報を入れておくと新規登録ごとに同じ内容を打ち込む必要がなくなりますので!

ご担当者様:そうですよね。実は最初からマスタ登録していて、楽だなって思ってました。

ーありがとうございます。もし追加してほしいマスタ登録があったら言ってください。
他にはないでしょうか?

ご担当者様:他に要望は今のところありませんね。気になる点があればまた連絡させていただきます。今度はサポートデスクに。

ーありがとうございます。お願いします。
本日は貴重なお時間いただきありがとうございました。


ご担当者様:ありがとうございました。

【お知らせ】弊社いえらぶGROUPが提供するサービスをご利用中のお客様の声取材を進めております。取材を受けて頂ける方はご連絡を頂けましたら幸いです。

今回、ご好評をいただいた「らくらく賃貸管理」についてご興味のある方は、お気軽にお問合せいただければと思います。
らくちんへのお問い合わせはこちらから!

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