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データの災害対策できていますか?

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ここ最近、大雨での土砂災害、地震等の自然災害のニュースが絶えませんよね。

自然災害はいつやってくるか分かりません。

明日、店舗の近くで災害が起こったときあなたの店舗の顧客情報、物件情報はしっかり守ることができるでしょうか?

企業にとって情報は宝です。対策をしていないと、災害が起こったときにこの宝を失うことになるかもしれません。

今回は、データにおける災害対策について紹介していきます。


■データのバックアップは忘れずに!

顧客情報や物件情報がないと、管理業務は成り立たないと思います。

データの管理は普段どのように行っているでしょうか?

セキュリティにも十分注意しないといけませんが、データのバックアップも重要になってきます。

バックアップは、災害時だけでなく急なデータ破損の場合にも有効です。

エクセルでの管理をしている管理会社の方もいるかもしれませんが、ファイルが壊れて開けなくなったという経験はないでしょうか?

そうなってしまった場合、仕事の手は止まってしまうと思います。

開けなくなってしまったファイルの修復ができない場合は、とても焦りますよね。

そんな時にバックアップを取っていれば、なんとかなります。

災害時に、店そのものの被害は少なくても、データが無事でなければ業務に支障が出ます。

必ず定期的なバックアップをするようにしましょう!

最近では、クラウドシステムでの管理をしている会社も増えてきているようです。

■クラウド型の管理なら災害が来てもデータを守れる

管理会社の業務は、管理物件の収益を保ち、向上させ、入居者の暮らしを守ることです。

そしてその業務を果たすには、顧客情報や物件情報を守ることが重要になってきます。

エクセルでのデータ管理や、紙での管理は、管理会社が保有している大事なデータが危険にさらされる可能性があります。

管理会社の宝ともいうべき情報を合理的に守るには、クラウドサービスの利用も一つの手です。

クラウド型のデータ管理は、バックアップをわざわざとる必要がありません。

クラウドに接続できる環境さえ整っていれば、自分たちの管理している情報を確認することができます。

いつも使っている機器が壊れてしまった場合、デスクトップに保存してあったり、PCのドライブに保存してあったりすると情報の確認はできなくなってしまいます。

クラウドの管理なら、IDやパスワードが分かっていて、ネット環境さえ整っていれば、情報の確認が可能です。

災害時に、店舗が大きな被害にあいパソコン等が壊れてしまった場合にも、情報は守られます。

情報さえ残っていれば、業務を再開することもできます。

心配だと思っている管理会社の方がいたら、クラウドでの賃貸管理を考えてみてもいいかもしれませんね。

■まとめ

今回は、データを守ることの重要性について書いていきました。

守りすぎということはありません。

また、PC上でのデータ管理はバックアップを取るのも手間になりますし、機器が壊れてしまうとひとたまりもないので、あまりおススメできません。

災害はいつ起こるか分かりません。

もしもの時に備えて、システム導入やデータを守るための仕組みを社内で整えてください!

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この記事を書いた人らくちん編集部 まお

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管理業界を変えたい!そんな思いで業務支援サービスの企画をしている傍ら、管理会社様向けにお役立ち記事の執筆もしています。 実務に沿ったシステムづくりを目指して日々勉強中です。 システムでも記事でも「管理業務を『らくちん』に」をモットーに、管理会社の皆様に寄り添います!

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