家賃の口座振替、自動引き落としサービスで業務効率化しましょう!

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家賃管理も管理会社の大切なお仕事の1つです。

ですが、この家賃管理業務は非常に手間も労力もかかります。

今回はそれを自動化して、かつミスの防止にもなる口座振替・自動引き落としサービスについてご紹介していきます!


口座振替とは

まずは口座振替についてご紹介していきます。

収納代行方法の1つで、入居者が指定した金融機関の口座から所定の日になると収納代行会社の口座に送金されていくシステムを口座振替といいます。

毎月決まった日に引落されるので、家賃支払いにも多く利用されています。

口座振替をするメリット

それでは、口座振替のメリットについてご紹介していきます。

管理会社の皆様は、いつも家賃の入金確認作業にどれだけ時間かけていますか?

かなりの時間をかけているのではないでしょうか。

誰からいつどれだけの金額の入金があったのかを、通帳を見ながらひとつずつ確認しなければなりません。

何かしらのソフトを使っていたとしても、結構時間がかかってしまうと思います。

口座振替をすることで、その時間を削減することができます!

口座振替の場合は、引落が自動的に行われます。

そして、収納代行会社から引落の結果が送られてくるため、滞納督促業務の作業時間短縮が可能になります。

入居者にとっても口座振替のメリットがあります。わざわざ振り込みをしに行く手間を省けますし、払い忘れが起きません。

家賃回収率の高さも維持でき、入金確認作業は楽になるので口座振替はおすすめです。

口座振替の手順

口座振替の手順は以下の通りになります。

①口座振替をしてくれる会社へ申し込み・審査

②契約の締結をしたのち、口座振替依頼書の発注

③各入居者に口座振替書へ署名・捺印

④口座振替依頼書を口座振替会社・金融機関へ提出

⑤口座振替実施

金融機関へ提出してから、すぐに口座振替を実施できるわけではなく、1か月から1か月半程度かかります。

入居者には、口座振替が実行されるまでは銀行での振り込み等、口座振替以外の支払い方法を案内してください。

口座振替にかかる費用は、金融機関や収納代行サービスによって異なります。

1件の依頼につき数十円〜数百円程度の振替手数料が必要となります。

この手数料は、入居者負担になっていることが多いようです。

まとめ

今回は口座振替についてとメリットについてご紹介していきました。

特にこれから管理会社を始める人にはおすすめです。

始めたばかりのときには、不慣れなことも多いですし、入金確認作業や滞納督促業務もかなりの時間がかかってしまうと思います。

口座振替を始めるにあたり、金融機関や収納代行会社による審査を受ける必要があります。つまり、すぐに始めることはできません。

審査後にも入居者に書類に署名してもらう等、実際に口座振替が開始されるまでは2ヶ月半〜3ヶ月程度かかることが多いようです。

「契約時」が一番書類の回収がスムーズにできるので、その時に振替依頼書の書類を書いてもらえるようにしておくといいと思います。

また、口座振替用の口座を新たに開設しておくのもおすすめです。

入金確認や家賃管理業務を効率的に行うためにも、「家賃」と「それ以外の入金」に分けると良いです。

家賃回収口座を会社の口座と分けることは、オーナーにもお金をしっかり分けて不動産管理を行なっているとアピールできます。

口座振替には、管理会社、入居者にとってメリットがあります!

検討してみてもいいかもしれませんね!

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らくちん編集部 まお

この記事を書いた人らくちん編集部 まお

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管理業界を変えたい!そんな思いで業務支援サービスの企画をしている傍ら、管理会社様向けにお役立ち記事の執筆もしています。 実務に沿ったシステムづくりを目指して日々勉強中です。 システムでも記事でも「管理業務を『らくちん』に」をモットーに、管理会社の皆様に寄り添います!

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