エクセルでの賃貸管理をおすすめしない3つの危険性

賃貸管理を始めるにあたって、まず使うソフトはエクセルではないでしょうか?
管理もしやすく、操作もわかりやすいですし、関数を使えば面倒くさい計算や書類作成も行えます。
しかも、お金もかからないとあれば、使わない理由がないですね。

しかし、賃貸管理業務をこれから長く続けていくのであれば、エクセルを使い続けることは危険かもしれません。
そんな賃貸管理におけるエクセルの危険性をご紹介します。

避けては通れない、人的ミスの危険性

誤ってファイルを削除してしまう可能性も

エクセルは誰でも編集できるが故に、操作ミスの危険性が付きまといます。
誤ってデータを編集・削除してしまい、そのまま保存してしまう可能性もあります。
それに気づかないまま作業をしてしまうことも否めません。

セキュリティー面でも万全とは言えない

また、ファイル自体の削除も簡単に行えてしまいます。
バックアップを取っておくことは必須ですが、管理会社の重要な資産である、管理業務のデータを記録する上では、セキュリティー面で万全とはいえないかもしれません。

いつ訪れるかわからない突然動かなくなる瞬間

情報が増えるほど危険性は高くなる

毎日使っていたエクセルが、突然固まり動かなくなる。
強制終了してファイルをもう一度開こうとしても「ファイルが破損しています」となって開けない、こんな経験ないでしょうか?
まるで某RPGゲームの“ぼうけんのしょ”が消えてしまったかのように、今まで入力した情報が一瞬でなくなってしまいます。
想像するだけで倒れてしまいそうです。

バックアップが起動していないことも…

エクセルは情報が増えてきたり、関数を数多く使っていたりすると、このような現象が起きることがあるそうです。
うまくバックアップが起動していればよいですが、最悪な事態が起こる可能性も否定はできません。
そして、その破滅の時がいつ訪れるかは、神のみぞ知る世界なわけです。

出会いがあれば別れもある、エクセルマスターの退職

突然の休職や退職対策はできているか

エクセルのことなら何でもお任せ、複雑な関数も細かな計算もやってのける、そんなエクセルマスターがいる会社もいらっしゃるのではないでしょうか?
そのエクセルマスターが作った会社独自のエクセルは、その会社の管理業務をすべてカバーして、それはそれはとても使いやすく、業務効率化もできていることでしょう。

しかし、もしその方が退職することになったとしたら、、、。
想像するだけでも恐ろしいですが、無いとは言い切れないのではないでしょうか?
そうなってしまってはそのエクセルファイルをいじれる人はおらず、計算式に狂いが生じたときに直せる人はおらず、新しい業務をエクセルに反映することもできず、まさに宝の持ち腐れになってしまいます。
業務を属人化させることは、会社にとって大きなリスクになります。

まとめ

管理戸数が少ない、業務量が多くないうちは、エクセルで十分かもしれません。
しかし、賃貸管理業務を今後拡大していくならば、賃貸管理機能の導入を検討されたほうがよいかもしれません。

賃貸管理機能であれば、そんな心配も必要ありません。
「操作ログが残り、権限設定で操作範囲も指定できる」
「セキュリティー対策万全なサーバーでの安定稼動」
「充実したマニュアル・サポート体制で初めて使っても安心」
これ以上にもっとたくさんのメリットがあるのが、賃貸管理機能です。

もしよろしければ、こちらの記事も参考にしてみてください。
「賃貸管理機能を使う5つの理由」
「賃貸管理機能を選ぶ際に気をつけたい4つの注意点」

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